چارچوب‌ها و روش‌های استقرار مدیریت فرایندها در دنیا چه هستند؟
به‌کارگیری روش یا چارچوب مناسب از مهم‌ترین عوامل مؤثر در موفقیت پروژۀ مدیریت فرایندها محسوب می‌شود. چارچوب مجموعه‌ای سازمان‌یافته از رویه‌ها و تکنیک‌ها و ابزارهاست که برای راهبری پروژه و کاهش مشکلات در جریان پروژه توسعه یافته است. چهار چارچوب شناخته‌شده در دنیا برای استقرار BPM وجود دارد. که عبارت‌اند از:
این چارچوب‌ها در مقالات دیگری به تفصیل توضیح داده شده‌اند. برای مطالعه بیشتر درمورد هر چارچوب کافیست روی همان چارچوب کلیک کنید.
مقایسۀ چارچوب‌های استقرار مدیریت فرایندها
در جدول زیر خلاصه‌ای از رویکرد چارچوب‌های معرفی‌شده آمده است. با کنار هم قرارگرفتن این چارچوب‌ها می‌توان مقایسۀ بسیار خوبی انجام داد و پس از آن تشخیص داد کدام چارچوب با سازمان و شرایط خاص سازمانتان تطبیق بیشتری می‌یابد.
| چارچوب مؤلفه | چانگ | وسک | ARIS | جستون ـ نلیس |
| رویکرد متد | بالابه‌پایین | بالابه‌پایین/پایین‌به‌بالا | بالابه‌پایین | بخش‌های سازمان را هم‌زمان در نظر می‌گیرد. |
| سطح تغییرات | بنیادین در ساختار سازمان | محدود | محدود | محدود در سطح افراد |
| مزیت‌ها | قوت مرحلۀ پشتیبانی | انعطاف‌پذیر | اعتبار و جامعیت | ارائۀ جزئیات و ارتباط مراحل |
| تمرکز بر | تشکیل تیم‌های تخصصی | استراتژی سازمان | نقش نرم‌افزار | گام‌های اجرایی |
| میزان پوشش چرخۀ حیات BPM | تقریباً کامل | کامل | کامل | تقریباً کامل |
| کاستی‌ها | نپرداختن به نقش IT | بیان‌نکردن جزئیات کامل | در دسترس نبودن/وابستگی به ابزار/دشواری کاربرد | نپرداختن به نقش IT |
روشی برای استقرار مدیریت فرایندها در سازمانهای ایرانی
در سازمانهای ایرانی نیز پس از متقاعدسازی می‌توان اجرای پروژۀ BPM را در پنج مرحله انجام داد:
- قاب‌بندی و شناسایی فرایندها: در قدم اول محدودۀ کار دقیقاً مشخص می‌شود. سپس ازطریق انجام مصاحبه‌ها فرایندها شناسایی شده و اولویت فرایند تهیه می‌شود. برای اینکه بدانید قبل از مصاحبه چه باید کرد و چطور آن را آماده کرد و همچنین چطور جلسۀ مصاحبه را برگزار کرده و سپس آن را پیاده‌سازی کرد، به محصول شناسایی فرایند در اولین مصاحبه مراجعه کنید.
پس از اولویت‌بندی فرایند با شاخص‌های کاملاً علمی که در مدل‌های مختلف به آن اشاره شده است، فرایند منتخب را مدل‌سازی می‌کنیم. اشتباه اغلب سازمان‌ها در این مرحله این است که بدون تهیۀ نقشۀ فرایند اولیه وارد سایر مراحل می‌شوند. در این مرحله حتماً نقشۀ فرایند سازمان را تهیه کنید و در مراحل بعد با تکمیل اطلاعات در صورت نیاز آن را اصلاح کنید. - برای اندازه‌گیری وضع موجود نیاز است تیمی تشکیل شود تا با تعیین شاخص‌های کلیدی، عملکرد فرایندهای منتخب اندازه‌گیری شود.
- تحلیل شکاف و ارائۀ طرح بهبود: تا اینجا متوجه شدیم در چه وضعیتی قرار داریم. حالا باید فاصلۀ خود از وضع مطلوب را تعیین کنیم. به این کار تحلیل شکاف می‌گویند.
برای طراحی وضع مطلوب لازم است ضمن تحلیل شکاف، سطح بلوغ سازمان را اندازه بگیریم تا بتوانیم قدم یا قدم‌های بعدی بهبود را پیش‌نمایی کنیم. برای این کار از مدل‌های بلوغ مختلف مانند 8 امگا یا CMMI استفاده می‌کنیم. در آخرین مرحلۀ این گام، وضع مطلوب را طراحی خواهیم کرد. - اجرا: حالا نوبت به اجرای مدل بهبودیافته می‌شود. این قدم از سخت‌ترین فعالیت‌هایی است که باید انجام شود و به دقت بسیاری نیاز دارد.
- بهبود مستمر: فرایند اجراشده به‌طور مداوم و طبق شناسنامۀ فرایند تهیه‌شده باید پایش شود و اصلاحات مدنظر برای بهبود و بلوغ بیشتر سازمان مشخص شود. این قدم به‌طور مستمر ادامه خواهد داشت.
اولین قدم برای استقرار مدیریت فرایندها
در اولین قدم باید چارچوب کار را مشخص کرد. یعنی محدودۀ انجام کار، هزینه‌ها، نیازمندی‌ها به تجهیزات منابع انسانی، مفروضات، ریسک‌ها، مایلستون‌های انجام کار و محدودیت‌ها و… باید مشخص شود.
سپس مدیرعامل باید تمامی آن‌ها را تأیید و تصویب کند. برای انجام این کار می‌توانید از منشور پروژه استفاده کنید. نمونه‌ای از منشور پروژه در پیوست یک قرار داده شده است.
