جلسۀ مصاحبه و احصا فرایند را چگونه مدیریت کنیم؟
برگزاری جلسات مصاحبه و انجام مصاحبه‌ها جزء جدایی‌ناپذیر دنیای پروژه‌های BPM در سازمان‌هاست. برگزاری این جلسات با هزینه‌هایی همراه است که مهم‌ترین بخش این هزینه‌ها، وقت و انگیزۀ مصاحبه‌شونده در اولین جلسات مصاحبه است.
برگزاری جلسۀ اثربخش در این پروژه‌ها بسیار راهگشا خواهد بود. اگر در فکر تشکیل جلسۀ مصاحبه هستید، اول بررسی کنید:
- آیا مقصود روشن و مهمی برای تشکیل جلسه وجود دارد؟ هیچ‌وقت به‌دلیل اینکه برای هر فرایند باید دو جلسه برگزار کنید، جلسه تشکیل ندهید.
در جلسه ممکن است یک یا چند هدف زیر را دنبال کنید:
- بهره‌گیری از تجربۀ افراد؛
- کسب اطلاعات از دیگران؛
- آموزش‌دادن اطلاعات به سایر افراد؛
- تحرک ذهنی برای برگزاری جلسات مصاحبۀ اصلی؛
- دریافت و ارزیابی پیشنهادها؛
- تصمیم‌گیری؛
- عارضه‌یابی فرایند؛
- تعیین هدف/ تاریخ اتمام کار؛
- مشورت برای تغییر در فعالیت‌های خاصی از فرایند.
در موارد زیر برگزاری جلسات مصاحبه یا توجیهی توصیه می‌شود:
- می‌خواهید اطلاعاتی را در اختیار عدۀ بسیاری قرار دهید؛
- به آرای دیگران دربارۀ فرایند ترسیم نیازمندید؛
- به موافقت و تأیید یکپارچۀ افراد احتیاج دارید؛
- می‌خواهید به افراد یا اعضای تیم انگیزه و نیرو بدهید.
بنابراین برگزاری جلسات مصاحبه در این پروژه‌ها اجتناب‌ناپذیر است؛ اما چه کنیم که کمتر جلسه برگزار شود و جلسات تشکیل‌شده نیز در زمان کم اثربخش باشد و بتوانیم خروجی‌های مدنظر را به‌دست آوریم.
جلسه مصاحبه فرصت زیادی برای افراد پرحرف ایجاد می‌کند و تعدد جلسات دربارۀ پروژه باعث دلسردی دربارۀ انجام آن می‌شود. دلایل زیادی برای بی‌فایده‌شدن جلسات وجود دارد. برای مثال ممکن است تشکیل جلسه مصاحبه لازم نباشد یا در وقت مناسبی تشکیل نشود یا کنترل ضعیفی داشته باشد.
اما واقعیت این است که برگزاری جلسات اجتناب‌ناپذیر است. پس چگونه می‌توانیم بدون گرفتارشدن در این دام، تمام فواید را درو کنیم. پاسخ این است که باید جلسات را خوب مدیریت کنیم. برای این منظور باید به چهار جنبۀ اصلی جلسات توجه کنیم:
- ارزیابی جلسه؛
- تشکیل جلسه؛
- ریاست بر جلسه؛
- شرکت در جلسه.
به همین منظور آسیب‌شناسی از چگونگی برگزاری جلسات مصاحبه، مدیریت جلسات و اقدامات بعد از برگزاری جلسات، لازم و ضروری است و باید به‌دنبال یافتن پاسخ سؤالات زیر باشیم:
- آیا جلساتی که برگزار می‌شوند، ضروری است؟
- آیا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشکیل می‌شوند؟
- آیا زمان شروع و پایان جلسات در دعوت‌نامه‌ها قید می‌شوند؟
- آیا زمان برگزاری جلسات مناسب است؟
- آیا زمان مشخصی برای هریک از سؤالات مشخص‌شده به‌منظور مطرح‌شدن در جلسه در نظر گرفته شده است؟
- آیا مستندات لازم و انتظارات از خروجی مصاحبه به مصاحبه‌شونده اعلام شده است؟
- آیا جلسات در زمان مشخص‌شده برگزار می‌شوند؟
- آیا جلسات در زمان مقرر به اتمام می‌رسند؟
- آیا همۀ سؤالات در جلسۀ مصاحبه پرسیده می‌شوند؟
- میزان مشارکت مصاحبه‌شونده در پاسخ‌گویی به سؤالات چقدر است؟
- میزان رضایت مصاحبه‌شونده در پایان جلسه چقدر است؟
- چرا تعدادی از مصاحبه‌شونده‌ها به‌صورت فعالانه در دستور کار جلسات مشارکت نمی‌کنند؟
اصول اثربخشی جلسات
از توصیه‌های زیر برای اثربخشی جلسات می‌توان استفاده کرد:
1. اهداف جلسه را مشخص کنید:
در طول مدت جلسه چه کار انجام خواهید داد. هدفتان چیست.
2. دستور جلسه را تنظیم کنید:
تقریباً دلیل شکست همۀ تلاش‌ها ناشی از نبود برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنا نیستند. موضوع جلسه و موارد طرح‌کردنی در جلسه را پیش از جلسه به مصاحبه‌شونده اعلام کنید.
3. شرکت‌کنندگان در جلسه را محدود سازید:
معمولاً وقتی تعداد شرکت‌کننده افزایش می‌یابد، جلسه کم‌بازده می‌شود. بنابراین اجازه ندهید بیشتر از تعداد نفرات موردنیاز در جلسه کسی حضور داشته باشد. این مورد را در جلسۀ بررسی فرایندهای متداخل بین واحدها، حتماً رعایت کنید.
4. بر موضوع‌هایی که از قبل برای مصاحبه‌شونده ارائه کرده بودید، در جلسه تمرکز کنید:
معمولاً جلسات موقعی مفید و اثربخش می‌شود که توجه افراد بر موضوع‌های دستورجلسه متمرکز شود.
5. وقت‌شناس باشید:
اگر قرار است جلسه‌ای در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع کنید.
6. زمان اتمام جلسه را تعیین کنید:
جلسات نه‌تنها باید به‌موقع شروع شود، بلکه باید به‌موقع نیز تمام شود.
7. زمان جلسه را تعیین کنید:
بهترین زمان برای برگزاری جلسات در سازمان‌های ایرانی، دو ساعت بعد از ساعت شروع کاری یعنی حدود ساعت ده صبح است.
8. جلسه را بدون وقفه اجرا کنید:
هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه‌ای ایجاد شود (پاسخ‌گویی به تلفن‌ها، وارسی‌کردن اتوماسیون و…) مگر اینکه وضع اضطراری به وجود آید.
9. بلند شوید و ایستاده صحبت کنید:
اگر شما نیازمند جلسه‌ای کوتاه هستید و سؤال کوتاهی دارید که بیش از 10 دقیقه به طول نمی‌انجامد، سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید.
10. مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید:
محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تأثیر دارد. محل مناسب جلسه، جلسۀ خوبی را تضمین نمی‌کند؛ اما اتاق جلسۀ نامناسب به بدشدن جلسه کمک می‌کند.
برای مثال در مصاحبه با یک کارشناس که به‌همراه چند کارشناس دیگر در یک اتاق استقرار دارند، حتماً از اتاق جلسات استفاده کنید. نه شما و نه کارشناس در اتاقی با حضور چند نفر دیگر تمرکز کافی نخواهید داشت، ضمن آنکه صحبت‌های شما ممکن است مانع کارکردن خوب سایر کارشناسان آن اتاق شود.
