آماده سازی سازمان شامل آموزش، فرهنگ سازی، طراحی مسابقه و پوستر، تشکیل کمیته های راهبری و اجرایی و در گیر کردن کارکنان و برگزاری سمینار ها و ورک شاپ برای مدیران و کارکنان و مواردی از این دست می  باشد. یکی از اقدامات مهم این فاز ارزیابی و انتخاب نرم افزار BPMS است.

طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار را می‎توان به عنوان یک مدل بصری و سلسله مراتبی از فرآیندهای یک سازمان تعریف نمود. معماری فرآیند یک طرح مهم تجاری است که تصمیم گیرندگان را هدایت نموده و استراتژی‎ها را به اجرا در می ‎آورد.

در این مرحله از طریق انجام مصاحبه با خبرگان حوزه و مدیران طی یک برنامه زمان بندی، فرایندهای وضع موجود بر اساس بهترین و کامل ترین استاندارد این حوزه، استاندارد BPMN نسخه ۲ مدلسازی و شناسنامه فرایندی برای هر فرایند تهیه می‌شود. تقریباْ تمام BPMSهای خوب دنیا استاندارد BPMN را به عنوان ابزار مدلسازی فرایند خود انتخاب کرده اند.

روش‌های انجام تحلیل به دو دسته تقسیم می‌شوند که بر اساس توافق با کارفرما هر یک از آنها در پروژه قابل انجام است.

روش‌های تحلیل کیفی

روش‌های تحلیل کمی

و در نهایت ۳ اتفاق اصلی بر روی فرایندهای تحلیل شده می تواند رخ دهد:

بهبود فرایند BPI: BUSINESS PROCESS IMPROVEMANT

بازطراحی فرایند  BPR: BUSINESS PROCESS REDESIGN

حفظ و پیاده سازی فرایند

هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک می کند که به اهداف عملکردی خود برسد. در این مرحله بر اساس تحلیل صورت گرفته در گام قبلی بهبود اعمال، اولویت های بهبود مشخص و مدل های مطلوب فرایندی طراحی (to be) برای اجرا طراحی می شوند.

اجرای فرآیندها در حالت کاغذی مشکلات زیادی را برای سازمان‌ها خواهد داشت. از سوی دیگر مکانیزه کردن فرآیندها با روش‌های سنتی مهندسی نرم‌افزار و صرفا بر اساس تحلیل اطلاعات و داده‌ها بدون در نظر گرفتن فرآیندهای کاری به دلیل زمانبر بودن، عدم انعطاف‌پذیری و چابکی کافی و پر هزینه بودن این روش‌ها سخت و دشوار است. لذا  وجود راهکاری برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان با سرعت و انعطاف‌پذیری بالا، امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. این راهکار در اصطلاح سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) نام دارد که بواسطه راهکاری شرکت جهان مدیر انجام خواهد شد.