متدولوژی مدیریت فرایند – چارچوب چانگ
جمیز چانگ بنیان‌گذار و رئیس شرکت مشاوران Ivy است. وی تجربیات گسترده‌ای دربارۀ ERP برای پانصد شرکت Fortune دارد. متدولوژی چانگ درکل رویکردی از بالابه‌پایین دارد. یعنی در ابتدا سطوح بالای سازمانی را درگیر پروژه می‌کند و بعد به سطوح پایین‌تر می‌پردازد.
تغییراتی که این متدولوژی در سازمان ایجاد می‌کند، تغییراتی بنیادین است. این متدولوژی تمامی مراحل چرخۀ عمر BPM را پوشش می‌دهد و از این جنبه نوعی متدولوژی جامع محسوب می‌شود.
به‌طور خلاصه می‌توان گفت:
- در مرحلۀ تعهد، سازمان به مدیریت فرایند متعهد می‌شود.
- در مرحلۀ تحقیق، سازمان فرایندهای کسب‌وکار فعلی را شناسایی می‌کند.
- در این مرحله سیستم مدیریت فرایند کسب و کار و جعبه‌ابزار کار انتخاب می‌شود.
- چهار مرحلۀ بعدی، چرخه‌ای تکراری تشکیل می‌دهند.
- مرحلۀ تحلیل شامل تشکیل تیم پروژه، منشور پروژه و شناسایی معیارهای فعلی کارایی فرایند است.
- در مرحلۀ طراحی، فرایند to-be بهینه‌سازی و معماری می‌شود.
- از دید فرایندی، مرحلۀ پشتیبانی متوقف نمی‌شود. فرایند جدید را به‌طور پیوسته BPMS کنترل و پایش خواهند کرد.
مراحل متدولوژی چانگ
در ادامه، مراحل این متدولوژی به‌صورت دقیق‌تر شرح داده می‌شود:
1. تعهد به انجام کار
هنگامی که سازمانی تصمیم می‌گیرد BPM را اجرا کند، کل ارکان سازمان باید به این تصمیم تعهد نشان دهند. آنچه معمولاً رخ می‌دهد، به این قرار است که تیم پروژه برای پیاده‌سازی بهبودهای اولیۀ کسب و کار شکل می‌گیرد و همین تیم مسئول تمامی مراحل اجرای پروژۀ BPM از آغاز تا پیاده‌سازی است.
ممکن است چنین روشی در سازمان‌هایی که ساختارهایی آشنا به تغییرات دارند، روش مناسبی باشد؛ اما در سازمان‌هایی که تغییرات را به‌آسانی نمی‌پذیرند، ممکن است ریسک را تا حد زیادی افزایش دهد. می‌توان گفت تقریباً در تمامی سازمان‌ها مقاومت در برابر تغییرات وجود خواهد داشت.
با هم‌سطح‌سازی (افقی‌سازی) ساختار سازمانی می‌توان بستر لازم را برای عبور از ساختار سازمانی وظیفه‌ای سنتی به ساختارهای فرایندی فراهم آورد. چنین تغییراتی نیازمند تلاش بسیار و توجه دقیق مدیریت اجرایی خواهد بود.
حتی اگر تمامی مدیران اجرایی موافق چنین تغییراتی باشند، به‌طور قطع مقاومت شدید مدیران ارشد وجود خواهد داشت. مسلماً آن‌ها تلاش خواهند کرد که سِمت خود را در سازمان حفظ کنند.
باید برنامه‌ریزی دقیقی برای متقاعدساختن مدیران ارشد و سرپرستان واحدهای سازمان درخصوص ضرورت افقی‌سازی ساختار سازمان وجود داشته باشد تا از ریسک پروژه کاسته شود.
بنابراین، در این متدولوژی، مرحلۀ تعهد که به تغییرات عمده در جنبه‌های فرهنگی و سازمانی می‌پردازد، معرفی شده است. در این مرحله کل سازمان باید به اجرای تغییراتی که BPM در سازمان ایجاد می‌کند، متعهد شود و این تعهد از لایه‌های بالایی سازمان شروع خواهد شد.
2. تحقیق
مرحلۀ تعهد به کار در سطح مدیریت اجرایی نیاز دارد. پس از آنکه مدیریت اجرایی جهت استراتژیک سازمان را مشخص کرده و افقی‌سازی ساختار سازمان را آغاز کرد، مرحلۀ دوم شروع خواهد شد.
در این مرحله جیمز چانگ کارها را به سه بخش عمده تقسیم می‌کند: اول، آماده‌سازی سازمان برای تغییر که می‌تواند ازطریق آموزش و سایر روش‌های فرهنگ‌سازی صورت گیرد؛ دوم، تعیین فرایندهای جاری کسب‌وکار که وضعیت موجود سازمان را از این منظر مشخص می‌کند و نهایتاً ایجاد بستر و زیربنای مناسب تکنولوژی مدیریت فرایند که به انتخاب پلت‌فرم مناسب منجر خواهد شد.
3. آنالیز
در این مرحله تحلیل فرایندهای پروژه صورت می‌گیرد. معمولاً تحلیل بر اساس شاخص‌هایی که در مرحلۀ مدل‌سازی فرایند و در شناسنامۀ فرایند تدوین شده است، مشخص می‌شود. در این مرحله، فرایندهای منتخب برای بهبود مشخص می‌شوند.
4. طراحی
در این مرحله سه گام به ترتیب زیر باید انجام شود:
- گام اول: طراحی بهینۀ فرایند کسب‌وکار
- برای انتخاب بهترین گزینه می‌توان فرایند را قبل از اجرا در محیط واقعی، در محیط آزمایشی اجرا کرد؛ یعنی از گزینۀ شبیه‌سازی استفاده کرد.
- گام دوم: ساخت پیش‌الگوی فرایند
- گام سوم: کامل‌کردن طراحی فرایند
- طراحی مجدد ساختار سازمانی را با نقش‌ها و مسئولیت‌های بازنگری‌شده به‌روز کنید.
- همۀ مسیرها و سناریوهای ممکن برای فرایند را طراحی کنید.
5. پیاده سازی
در این مرحله مستندات طراحی فنی کامل می‌شود. برنامه آزمایش می‌شود و مستندات آموزشی و راهنمای کاربران نهایی می‌شود.
6. پشتیبانی
در این مرحله دفتر پشتیانی تشکیل می‌شود و اقدامات لازم را انجام می‌دهد. پس از پیاده‌سازی، فعالیت‌ها از مدیریت پروژه خارج شده و در دفتر پشتیبانی انجام می‌شود.
