متدولوژی مدیریت فرایند ARIS
این متدولوژی که توسط شرکت ARIS در سال ۱۹۹۹ برای SAP ارائه شده است، AVE نامیده می‌شود. ARIS این متدولوژی را بر اساس چارچوب فرایندهای کسب و کار این شرکت که خانۀ ARIS نامیده می‌شود، ارائه می‌دهد. این چارچوب نوعی روش مدل‌سازی کل‌نگرانه است.
متدولوژی ARIS یکی از متدولوژی‌های جامع و معتبر در سطح دنیاست؛ اما وابستگی زیادی به ابزار ARIS دارد. همچنین دسترسی به جزئیات آن تنها در صورت خرید محصولات ARIS امکان‌پذیر است.
تغییراتی که ARIS در سازمان ایجاد می‌کند، از نوع تغییرات یک‌باره و رادیکال نیست. ازاین‌رو سازمان را با چالش جدی مواجه نمی‌سازد.
چرخه حیات ARIS
متدولوژی ARIS بر اساس چارچوبی است که توصیف شد و نیز بر پایۀ چرخۀ حیات ARIS استوار است. چرخۀ حیات ARIS از چهار مرحلۀ استراتژی، طراحی، پیاده‌سازی و کنترل تشکیل می‌شود.
1. استراتژی
در ابتدای هر پروژه‌ای لازم است تحلیل مختصری از استراتژی سازمان به عمل آید. هدف پایه‌ای مرحلۀ استراتژی توسعه داشتن نقشۀ ابتدایی و از بالابه‌پایین فرایندهاست.
نقشۀ فرایند، تصویری کلی از سازمان در زمینۀ فرایندهای کسب و کار ارائه می‌دهد و نقطۀ شروع هرگونه بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار را مشخص می‌کند.
بخش‌های مختلف کسب‌وکار و عوامل کلیدی موفقیت برای هر بخش، پارامترهای مهم در تهیۀ نقشۀ فرایند هستند. این‌ها وجه مشترک بین استراتژی شرکت و پروژۀ سازمانی محسوب می‌شوند. پاسخ به این پرسش که آیا پروژه در جهت درست پیش می‌رود یا نه، تنها در صورتی امکان‌پذیر است که این وجوه مشترک به‌خوبی تعریف شوند.
دیگر اهداف مرحلۀ استراتژی در تعریف و اولویت‌بندی فرایندهای کسب و کار نهفته است تا با استفاده از اهداف، فرایندها را بهینه‌سازی کند.
نتایج مرحلۀ استراتژی عبارت است از:
- شناخت و درک محیط بازرگانی و تجاری سازمان؛
- تجزیه‌وتحلیل عوامل کلیدی موفقیت؛
- تدوین نقشۀ جامع سازمان؛
- تعریف سناریوهای وصل‌کردن فرایندها؛
- تعریف طرح و برنامۀ پروژه.
خروجی مرحلۀ استراتژی عبارت است از:
- ساختار خدمات و محصول؛
- ماتریس بخش‌های تجاری؛
- عوامل کلیدی موفقیت؛
- نقشۀ فرایندهای تجاری کل سازمان؛
- سناریوهای وصل‌کردن فرایندهای تجاری؛
- ساختار و طرح پروژه.
2. طراحی فرایندهای کسب‌وکار
این مرحله بعد از مرحلۀ استراتژی انجام می‌شود و بهینه‌سازی فرایندها در این مرحله بر‌اساس نقشۀ فرایندها و اهداف فرایندهای نقشه تعریف می‌شوند.
هدف حیاتی از این مرحله، تحلیل فرایندهای موجود کسب‌وکار به‌منظور یافتن نقطۀ آغازین برای بهینه‌سازی است. این نقطۀ آغازین همچنین می‌تواند در ساختارهای فرایندها یافت شود یا از «زمان فرایند، رضایت مشتری، میزان خطاها و…» استخراج شود.
سپس جایگزین‌های فعالیت‌ها تعیین شده و پیاده‌سازی و طرح‌ریزی می‌شود. معیار حیاتی در این مرحله تمرکز بر شناخت و تعریف متغیرهای اهداف برای استخراج تحلیل سود و زیان یا محاسبات نرخ بازگشت سرمایه[4] است.
نتایج مرحلۀ طراحی عبارت است از:
- معماری فرایندها با جزئیات و به‌طور مشروح در مدل فرایندهای اصلی استخراج می‌شود.
- نیازمندی‌های پویای منابع و زمان فرایندهای End to End استخراج می‌شود.
- منابع وابسته به زمان فرایند و همچنین هزینه‌های مربوط به فرایندها استخراج می‌شود.
- مشخص می‌شود ضعف‌های فرایندها در کجا هستند و چگونه می‌توانیم آن‌ها را بهبود دهیم.
- مشخص می‌شود چگونه می‌توان فرایندها را در بالاترین سطح و همچنین سطوح جزئی مجدداً ساختار‌بندی کرد و این کار مستلزم چه مواردی است.
- مشخص می‌شود چه شاخص‌هایی باید برای بهبود در اجرا به‌منظور موفقیت انتقال فرایندها در نظر گرفته شود.
خروجی مرحلۀ طراحی عبارت است از:
- مدل مشروح وضعیت موجود فرایندها؛
- نتایج تجزیه‌وتحلیل زمان ظرفیت و میزان بهره‌برداری و استفاده از فرایندها در حالت دینامیکی؛
- نتایج تجزیه‌وتحلیل زمان و هزینۀ فرایندها در حالت استاتیکی؛
- پیشنهادها و راه‌حل‌های موجود؛
- مدل مفهومی فرایندهای وضعیت مطلوب و بهبودیافته؛
- طرح پیاده‌سازی و اجرای فرایندهای مطلوب.
3. پیاده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار
مرحلۀ پیاده‌سازی بلافاصله پس از مرحلۀ طراحی اجرا می‌شود. از مهم‌ترین کارهایی که در این مرحله انجام می‌شود، بنانهادن فرایندهایی جدید در سازمان بر اساس اهداف است.
این مرحله ازطرفی، شامل وفق‌دادن ساختار سازمانی با فرایندها و وظایف مربوط به فرایندهاست و ازطرف دیگر شامل ضمانت پشتیبانی بهینۀ سیستم اطلاعات از فرایندهای جدید و اهداف خواهد بود.
فناوری اطلاعات به‌عنوان ابزاری برای پیاده‌سازی و بهینه‌سازی انجام‌گرفته بر روی فرایندها از اهمیت زیادی برخوردار است. گام‌هایی که در مرحلۀ پیاده‌سازی اجرا خواهد شد، همان گام‌هایی است که در مرحلۀ طراحی مورد توافق تیم اجرایی پروژه و مدیران سازمان بوده است.
هدف این مرحله تمرکز بر اهداف و CSFهای هر بخش از سازمان به‌منظور ایجاد نوعی ساختار فرایندمحور پویا و کار‌آمد سازمانی است.
نتایج مرحلۀ پیاده‌سازی عبارت است از:
- پیاده‌سازی و تحقق ساختار سازمانی جدید و مطلوب، به اقدامات دقیق و مؤثری برای این منظور بستگی دارد که شیوه و چگونگی اجرا و پیاده‌سازی موفق ساختار مشخص می‌کند.
- فعالیت‌های مختلف مؤثری برای بهبود مستمر فرایند نظیر اقدامات کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت اصلاحی و پیشگیرانه و کنترلی، موردنیاز هستند. با اجرای این مرحله، عملیات هر فرایند در جهان واقعی دقیقاً بر مبنای استاندارد مدل فرایند مطلوب صورت خواهد پذیرفت.
- نیازمندی‌هایی که ازطریق فرایندها پیاده‌سازی می‌شوند، بر مدل جریان‌های کاری مکانیزه نیز تأثیر‌گذارند. ازآنجایی‌که جریان‌های مذکور بر روی برنامه‌های کاربردی و سیستم‌های فناوری اطلاعات[5] بنا نهاده شده‌اند، این امر به ارتقای سیستم‌های موجود یا خرید و پیاده‌سازی سیستم‌های جدید منجر می‌شود. لذا فرایند انتخاب سیستم‌های کامپیوتری بر مبنای فرایندها صورت خواهد پذیرفت.
- پیاده‌سازی و اجرای صحیح مدل پیشنهادی نظارت و کنترل فرایندهای کاری استمرار و اثر‌بخشی بهبود مستمر را تضمین خواهد کرد.
4. کنترل فرایندهای کسب‌وکار
موفقیت سازمان که در نهایت به‌وسیلۀ مستندات شاخص‌های حسابداری و مالی مشخص می‌شود، حاصل خلق ارزش در فرایندهای کسب‌وکار سازمان است.
بنابراین کنترل و مدیریت خروجی عملکرد فرایندهای سازمان ضروری است. برای دستیابی به سود، لازم است فرایندهای محوری سازمان به‌صورت مؤثری بر اساس محدودیت‌های هزینه و زمان و کیفیت طراحی شوند.
در بعد داخلی، این کار به کاهش هزینه‌ها و رضایت کارکنان منجر خواهد شد. در بعد خارج سازمان، فرایندهای کارا، رضایت مشتریان را ضمانت می‌کند و می‌تواند سهم شرکت را در بازار افزایش دهد یا حتی به ایجاد بازاری جدید منجر شود.
کارایی فرایندها باید به‌صورت منظم و مؤثر ارزیابی شود. بنابراین هرگونه مانعی می‌تواند در مراحل اولیه شناسایی شود و اقدامات مقتضی برای بر‌طرف‌کردن آن انجام پذیرد. هدف مرحلۀ کنترل باز‌بینی و ارزیابی مستمر فرایندهای کسب‌وکار ایجاد ابزاری برای کارایی بیشتر سازمان است.
نتایج مرحلۀ کنترل عبارت است از:
- کمّی‌سازی اثر‌بخشی جریان بهبود در فرایندهای کاری که پیاده‌سازی و اجرا شده‌اند؛
- ارتقا و بهبود قابلیت رقابت‌پذیری ازطریق به‌‌کارگیری فرایند باثبات و پایدار مدیریت عملکرد فرایندها؛
- ارتقای سطح رضایت مشتری ازطریق شفاف‌‌سازی فرایندهای کاری؛
- شناسایی ارتباط مستقیم میان کاهش عملکرد و گلوگاه‌های موجود در فرایندهای کاری اجراشده؛
- شناسایی بهترین راهکارهای موجود در بستر فرایندهای جاری‌‌شده با استفاده از مکانیزم خودکار در فرایند جمع‌آوری و تهیۀ مدل‌ها؛
- تضمین عملکرد مطلوب برنامه‌ها و سیستم‌های کاربردی؛
- امکان پایش پیوسته، مداوم و مؤثر میزان انطباق مدل‌ها با قواعد و ضوابط کاری؛
- پیاده‌سازی و تحقق بهبود مستمر فرایندهای کاری.
خروجی مرحلۀ کنترل عبارت است از:
- عملکرد سازمان؛
- عملکرد فرایندها؛
- عملکرد سیستم‌های نرم‌افزاری؛
- میزان انطباق فرایندها با نیازمندی‌ها و استانداردها و قواعد تعریف‌‌شده؛
- گزارش وضعیت عملکرد بهبود فرایندها.
