متدولوژی مدیریت فرایند: چارچوب وسک
ماتیاس وسک این چارچوب را در سال 2007 ارائه کرده است. این چارچوب رویکردی هم‌زمان از بالابه‌پایین و از پایین‌به‌بالا دارد. این رویکرد همۀ مراحل چرخۀ BPM را پوشش می‌دهد و از این نظر چارچوب جامعی است. این چارچوب تنها به کلیات اکتفا کرده است و گام‌های آن فاقد جزئیات کافی برای پیاده‌سازی آن هستند. این موضوع باعث انعطاف‌پذیری چارچوب شده است؛ اما ریسک استفاده از آن را افزایش می‌دهد.
1. استراتژی و سازمان
نخستین مرحلۀ این چارچوب، مرحلۀ استراتژی و سازمان است. این مرحله از فرایندهای اختصاصی کسب‌وکار عملیاتی مستقل است؛ زیرا با شناسایی استراتژی کلی کسب‌وکار و اهداف مربوط به آن، سروکار دارد. در این مرحله، اهداف استراتژیک همانند اهداف عملی، مأموریت، چشم‌انداز و… تعیین می‌شوند. سازمان به شیوه‌ای پی‌ریزی می‌شود که فرایندهای کسب‌وکار بتوانند با موفقیت در سازمان پیاده‌سازی شوند. بنابراین فهم و شناخت استراتژی کسب‌وکار برای شناخت و بهبود فرایندها امری ضروری است.
2. بررسی
مرحلۀ بررسی، اولین مرحله‌ای است که مستقیماً فرایندها را درک می‌کند. هدف کلی این مرحله، بررسی و جمع‌آوری و سازمان‌دهی اطلاعات مربوط به تمام جنبه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. در این مرحله، اهداف پروژه مشخص می‌شوند، تیم پروژه شکل می‌گیرد و اطلاعات دربارۀ محیط فرایند کسب‌وکار جمع‌آوری می‌شود. مطالعات تجربی بر مبنای تکنیک‌های مصاحبه و تحلیلی از مستندات در دسترس هدایت می‌شوند. همچنان که فعالیت‌ها در این مرحله تحت مرکزیت حوزۀ کسب‌وکار قرار می‌گیرند، محیط تکنیکی اجرای فرایند کسب‌وکار نیز بررسی می‌شود؛ چون می‌تواند مستلزم درک فرایندهای کسب‌وکار باشد. زیرساخت‌های فنی موردنیاز و مشکلات و محدودیت‌های احتمالی در این زمینه شناسایی می‌شوند. باتوجه‌به چرخۀ حیات فرایند کسب‌وکار، می‌توان به مرحلۀ بررسی به‌عنوان نوعی مرحلۀ آماده‌سازی برای مرحلۀ تحلیل و طراحی چرخۀ حیات BPM نگریست.
این مرحله با تشکیل تیم مرکزی آغاز می‌شود. تیم مرکزی به‌منظور به‌دست‌آوردن دیدی از فرایندهای عملیاتی و افراد و واحدهای سازمانی درگیر در پروژه، بررسی محیط را آغاز می‌کند. بنابراین بر اساس اطلاعات به‌دست‌آمده ممکن است افراد دیگری در سازمان برای عضویت در تیم مرکزی دعوت شوند.
در جلسۀ آغازین، برای اعضای تیم اهداف کلی پروژه، خصوصیات و ویژگی‌های روش مورداستفاده و حوزه‌های پروژه شرح داده می‌شود. فعالیت بعدی، بررسی ساختار سازمانی و مستندات عملیات مختلف سازمان است.
مهم‌ترین فعالیت در این مرحله، بررسی جزئیات جنبه‌های مختلف سازمانی و فنی است. راه‌های زیادی برای رسیدن به اطلاعات موردنیاز در این مرحله وجود دارد. مصاحبه یکی از راه‌های زمان‌بر و مفید در این زمینه است. اطلاعات به‌دست‌آمده پس از جمع‌آوری مستند می‌شوند. این مستندات باید به تأیید اعضای تیم برسد. با تأیید اطلاعات جمع‌آوری‌شده این مرحله پایان می‌یابد.
3. طراحی
در مرحلۀ طراحی، اطلاعات جمع‌آوری‌شده تحلیل شده و یکی می‌شوند. مهم‌ترین فعالیت در این مرحله، شناسایی فرایندها و مدل‌کردن آن‌هاست. این مدل‌های فرایند کسب‌وکار به‌عنوان مبنای ارتباطی برای ذی‌نفعان مختلف به کار می‌روند تا فرایندها را بهبود دهند و در نتیجۀ آن، اهداف اجرایی که در مرحلۀ استراتژی مطرح شدند، بتوانند درک شوند.
بهبود فرایند کسب‌وکار نه‌تنها فرایند واقعی را مشخص می‌کند، بلکه محیط سازمانی و فنی را که فرایندهای کسب‌وکار در آن‌ها تصویب می‌شوند نیز مشخص می‌کند. در سطح سازمانی ممکن است نقش‌های جدیدی که نیاز به مهارت‌ها و شایستگی‌های جدیدی دارند، ظهور کنند تا فرایندهای کسب‌وکار را مؤثرتر درک کنند و خدمت بهتری به مشتریان ارائه بدهند.
باتوجه‌به چرخۀ حیات فرایند کسب‌وکار، این مرحله با مرحلۀ طراحی و تحلیل مرتبط است. این مرحله تکنیک‌های مدل‌کردن فرایند، و تکنیک‌های اعتبارسنجی و شبیه‌سازی و صحت‌سنجی را در بر دارد.
4. انتخاب پلت‌فرم
مرحلۀ انتخاب پلت‌فرم از مدل‌های فرایند کسب‌وکار به‌همراه اطلاعات مربوط به محیط‌های سازمانی و تکنیکی فرایند کسب‌وکار استفاده می‌کند تا بستر فنی مناسبی را انتخاب کند که فرایند کسب‌وکار بر روی آن اجرا می‌شود.
تنوع گسترده‌ای از پلت‌فرم‌ها می‌توانند برای پیاده‌سازی فرایندهای کسب‌وکار مناسب باشند، مانند معماری‌های سرویس‌محور که جریان‌های کار سیستم را درک می‌کنند، یا سیستم‌های مدیریت جریان کار که جریان‌های کار و فعل و انفعال انسانی را پشتیبانی می‌کنند.
در شرایطی که سیاست‌های مستند و رویه‌های مشخص‌شدۀ کسب‌وکار، فرایندهای کسب‌وکار را پشتیبانی می‌کنند، در این مرحله بسترهای غیرفنی موردنیاز برای پیاده‌سازی BPM نیز می‌توانند انتخاب شوند.
5. پیاده‌سازی و تست
پیاده‌سازی باید توسعۀ مدل پیش‌الگو را شامل شود و از کارکنان خبره در طراحی، بازخورد بخواهد. بسته به فناوری خاص مورداستفاده، تعاریف قطعی نوع داده وضع می‌شوند، همان‌طور که جریانات کنترل بین فعالیت‌ها و درک تکنیکی از فعالیت‌ها، به‌وسیلۀ یکپارچه‌سازی سیستم‌های کاربری موجود وضع می‌شوند.
برای اطمینان از اینکه راه‌حل فنی به‌طور مؤثری فرایند کسب‌وکار را پوشش می‌دهد، آزمایش‌های گسترده‌ای لازم است. همچنین مهم است که جنبه‌های غیروظیفه‌ای فرایند مثل کارایی و قدرت مطالعه شوند تا مشکلات مربوط به آن‌ها پس از توسعۀ سیستم ظاهر نشوند.
6. توسعه
در طی مرحلۀ توسعه، پیاده‌سازی فرایند کسب‌وکار در محیط هدف گسترده می‌شود. باید به جنبه‌های فنی و نرم‌افزاری توجه شود تا اطمینان حاصل شود که در طی توسعه، فرایندها و سازمان دچار مشکل نمی‌شوند. به جنبه‌های سازمانی نیز باید توجه شود. برای مثال، می‌توان از تربیت و آموزش کارکنان خبره نام برد. بسته به محیط اختصاصی اجرای فرایند و مهارت‌ها و تجارب کارکنان خبره، این فعالیت‌ها باید در مرحلۀ زمانی زودتری آغاز شوند، احتمالاً بعد از آنکه اولین مدل پیاده‌سازی پیش‌الگوی پایدار در دسترس باشد.
7. بهره‌برداری و پایش فرایند
در مرحلۀ بهره‌برداری و پایش این متدولوژی، کاربری فرایند کسب‌وکار در محیط هدف اجرا می‌شود. اطلاعات اجرایی ارزشمندی جمع‌آوری می‌شود که در بهبود فرایند در مسیر تکامل تدریجی کاربرد دارد. این مرحله با مرحلۀ اجرا از چرخۀ حیات فرایند کسب‌وکار، پیوستگی و وابستگی دارد.
مراحل این چارچوب با یکدیگر در ارتباط هستند. این ارتباطات جهت‌دار ترتیب متوالی اکیدی را مشخص نمی‌کنند، بلکه وابستگی‌های نسبی بین مراحل را مشخص می‌کنند و اینکه نوعی اطلاعات بین آن‌ها منتقل می‌شوند.
این چارچوب، تکرارشونده و افزایشی است. با جمع‌آوری دانش دربارۀ فرایندهای کسب‌وکار و محیط آن‌ها، سؤالات و موضوعات جدید ظاهر می‌شوند که به توجه در تکرار بعدی نیاز دارند.
برای مطالعه بیشتر اینجا را کلیک کنید.
