فاز اول بهبود فرآیندهای شرکت صنعتی و معدنی گل گهر توسط تیم جهان مدیر آغاز شد. بهبود فرآیندهای کسب و کار یکی از مهمترین گام‌های چرخه مدیریت فرآیند است.
در واقع بدون بهبود، مدیریت فرآیند کسب و کار راکد می شود و نمی تواند با نیازهای در حال تغییر سازگار شود. بهبود فرآیند موتوری است که BPM را به سمت جلو هدایت می کند.
تمرکز بر بهبود، طیف وسیعی از مزایا را آشکار می‌کند از کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری گرفته تا افزایش رضایت مشتری و تصمیم گیری بهتر.
در واقع بهبود فرایند کسب و کار به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و تلاش‌ها گفته می‌شود که به منظور بهبود کارایی، کاهش هدررفت منابع، افزایش کیفیت محصول یا خدمات، بهبود رضایت مشتریان، کاهش هزینه‌ها، و یا افزایش سودآوری انجام می‌شود.
اهمیت بهبود فرایند کسب و کار این است که به کمک بهبود فرایندها، سازمان‌ها می‌توانند به طور مداوم رقابتی و پایدار در بازار باقی بمانند و توانایی رقابت با رقبای خود را افزایش دهند.
بهبود فرایند کسب و کار همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشکلات خود را شناسایی و رفع کنند، بهبود کیفیت خدمات یا محصولات خود را فراهم کنند، و به طور کلی عملکرد و عملکرد سازمانی خود را بهبود بخشند.
شرکت صنعتی و معدنی گل گهر نیز در جهت رسیدن به مزایای ذکر شده پس از فاز معماری و مدلسازی فرآیندها، فاز بهبود فرآیندهای کسب و کار خود را با همکاری با شرکت توسعه راهکار جهان مدیر آغاز کرد. این فاز با بررسی گروه‌های فرآیند‌ی زیر شروع شد.
- فرآیندهای تدارکات
- فرآیندهای فروش
- فرآیندهای پرداخت
- فرآیندهای نظام پیشنهادات
- فرآیندهای معاملات
مشخص کردن عارضه‌های فرآیند اولین گام در بهبود فرآیندهای کسب و کار است. در واقع ورودی، مدل سازی فرآیندها منجر به شناسایی ذینفعان کلیدی فرآیند شده و سپس نظرات ذینفعان یک منبع بسیار مهم جهت شناسایی عارضه‌ها و مشکلات فرآیند است.
در این فاز تجربه تیم جهان مدیر با مدلسازی و بهبود بیش از 4000 فرآیند در سازمان‌های مختلف نقش حیاتی در مدیریت و پیشبرد جلسات داشت. چنین تجربه ای باعث به وجود آمدن زمینه قدرتمند دانشی برای تیم جهان مدیر شده است. پس از شناسایی عارضه‌ها و بررسی متقابل آنها لیست عارضه‌ها و نیز تاثیرگذاری کیفی و کمی آنها احصا گشت.
در گام بعدی با استفاده از رویکرد‌های نمودار پارتو، ماتریس Pick و نیز ماتریس تلاش- تاثیر لیست عارضه‌های مورد نظر جهت ریشه‌یابی آشکار شد. پس از مشخص شدن لیست نهایی عارضه‌ها تیم جهان مدیر تحلیل علل ریشه‌ای این عارضه‌ها (RCA) را آغاز نمود.
تجزیه و تحلیل علل ریشه (RCA) در واقع مشابه یک بازی کارآگاهی برای عملیات ما است. این یک روش سیستماتیک برای کشف دلایل اساسی در پشت مشکلاتی است که در فاز قبل مورد بررسی قرار گرفت.
در رویکرد تیم جهان مدیر RCA به دلایل زیر بسیار مهم و از گام‌های کلیدی است :
- فراتر از علائم است: RCA عمیق تر از رسیدگی به مشکلات مقطعی است. به شناسایی علت اصلی، مقصر واقعی مشکلات کمک می کند و از تکرار مجدد آنها جلوگیری می کند.
- رویکرد پیشگیرانه: با درک علت اصلی، می‌توانید راه‌حل‌هایی را پیاده‌سازی کنید که مسائل را در ریشه آنها متوقف می‌کند. این رویکرد باعث صرفه جویی در زمان وهزینه در دراز مدت می شود.
- بهبود مستمر: RCA بخش کلیدی بهبود مستمر در BPM است. با تجزیه و تحلیل مداوم و رفع مشکلات، می توان فرآیندها را برای کارایی و اثربخشی بهتر ساده‌تر کرد.
ابزارها و تکنیک های RCA مختلفی وجود دارد، اما رویکرد تیم جهان مدیر در پروژه شرکت صنعتی و معدنی گل گهر به شکل زیر است:
- شناسایی مشکل: عارضه‌ای را که در گام های قبل مورد بررسی قرار دادیم را انتخاب می‌کنیم
- جمع آوری داده ها: جمع آوری اطلاعات در مورد این عارضه را از طریق مصاحبه، تجزیه و تحلیل داده ها، و طوفان فکری برای درک تأثیر مشکل انجام می‌دهیم.
- تجزیه و تحلیل علت: ما از ابزارهایی مانند 5 چرا یا نمودار استخوان ماهی برای شناسایی علل احتمالی و کشف علت اصلی استفاده می‌کنیم.
- توسعه راه حل ها: بر اساس علت اصلی شناخته شده و با زمینه دانشی حاصل از بهبود 4000 فرآیند، پیشنهاد‌هایی جهت عدم تکرار مشکلات طرح شده ارائه می‌نماییم.
