چارچوب حاکمیت فرآیند کسب و کار
حاکمیت فرآیند کسب و کار کاتالیزوری برای بهبود مستمر فرآیند و همکاری بین کسب و کار و فناوری اطلاعات در اهداف شرکت است.
حاکمیت فرآیند کسب و کار برای اطمینان از همسویی قوی کسب‌وکار و فناوری اطلاعات با ایجاد چارچوبی که استفاده از روش‌ها و ابزارهای استاندارد را تضمین می‌کند، ضروری است.
حاکمیت فرآیند کسب و کار به حاکمیت شرکتی کمک می‌کند. حاکمیت شرکتی چارچوبی است برای تعیین جهت و عملکرد شرکت، نحوه استفاده شرکت از منابع خود و مسئولیت‌پذیری برای مدیریت آن منابع.
حاکمیت فرآیند کسب و کار چارچوبی است که تضمین می‌کند اهداف شرکت در سطح عملیاتی تحقق می‌یابد و از طریق عملکرد عملیاتی منعکس می‌شود.
لایه BPM با لایه‌های IT، کسب‌وکار و SOA تعامل دارد و به یک چارچوب حاکمیتی نیاز دارد که این تعاملات را هدایت کند. با توجه به پیچیدگی این تعاملات، حاکمیت فرآیند کسب و کار یک فرآیند تکاملی است.
حاکمیت فناوری اطلاعات چارچوبی برای ایجاد مکانیزم‌ها و سیاست‌هایی است تا اطمینان حاصل شود که مسیر تحقق اهداف شرکت توسط فناوری پشتیبانی و پایدار می‌شود.
حاکمیت SOA یک تخصص از حاکمیت فناوری اطلاعات است که تصمیمات کلیدی را در چارچوب چرخه عمر اجزای خدمات و خدمات قرار می‌دهد.
مدل حاکمیت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدل حاکمیت فرآیند کسب و کار:
- بینایی مشترک را تعیین می‌کند
- خط مشی‌ها، دستورالعمل‌ها، استانداردها و چارچوب ها را ایجاد می‌کند
- معیارهای عملکرد در سطح سازمانی را تبلیغ می‌کند
- زنجیره‌های مسئولیت، اختیار و ارتباطات را برای توانمندسازی افراد مشخص می‌کند
- مکانیزم‌های اندازه‌گیری، خط‌مشی و کنترل را برای توانمندسازی افراد برای انجام نقش‌ها و مسئولیت‌های خود ایجاد می‌کند
- ساختارهای سازمانی برای اداره چرخه حیات فرآیندها ایجاد می‌کند
- رویه‌هایی را برای استفاده و به اشتراک‌گذاری دانش فرآیند جهت کاهش تلاش‌های فرآیندی ایجاد می‌کند
- مدل‌های تامین مالی BPM را مشخص می‌کند
- ارزش تجاری فرآیندها را اداره و اندازه گیری می‌کند
- یک کانال ارتباطی واضح برای افزایش همکاری بین کسب‌وکار و فناوری اطلاعات ایجاد می‌کند
چارچوب تجزیه فرآیند
اولین گام حیاتی به سمت چارچوب تجزیه فرآیند، ایجاد یک طبقه بندی مشترک برای پروژه‌های BPM است. تلاش‌های متعدد و موازی BPM می‌تواند در غیاب طبقه‌بندی یا واژگان مشترک فرآیند کسب و کار، سردرگمی و تلاش‌های تکراری ایجاد کند.
یک پروژه یا برنامه مستلزم آگاهی از نیاز به تعریف طبقه‌بندی مشترک برای تلاش‌ها است (مثلاً چه چیزی یک مشتری را تعریف می‌کند؟ آیا مشتری، مشتری بالقوه یا هر طرف درگیر است؟) و بر این اساس از قراردادها و قوانین پیروی می‌کند. در صنایع بالغ، احتمالاً انجمن‌هایی وجود دارند که قبلاً این وظایف را انجام می‌دهند (چه به عنوان مأموریت خود یا به روشی واقعی)، بنابراین بهترین مکان برای شروع هستند، زیرا در زمان صرفه‌جویی می‌کنند و بحث‌ها را در سازمان کاهش می‌دهند.
با این حال، طبقه‌بندی اولیه نباید ایستا باشد. مانند پروژه‌های BPM، طبقه‌بندی و معنای اصطلاحات خاص باید با تکامل بلوغ BPM سازمان تکامل یابد.
یک سلسله مراتب و تجزیه فرآیند از پیش تعریف شده ایجاد کنید. خطوط زمانی توسعه، و چگونگی برآورده شدن الزامات فرآیند، تحت تأثیر سطح جزئیاتی است که فرآیندها برای آن تعریف و ضبط شده‌اند، و راه‌حل‌های BPM برای آن طراحی و توسعه می‌یابند (به عنوان مثال، سطح 2 در مقابل سطح 6).
ضروری است که یک سلسله مراتب فرآیند و سطوح تجزیه که چارچوب و ساختار مرجع برای پروژه ها و برنامه BPM هستند، از پیش تعریف شود.
یک نقطه شروع محکم برای این سلسله مراتب، چارچوب‌های مختلف تجزیه فرآیند APQC است که توسط صنعت ساخته شده است. بسیاری از انجمن‌های صنعتی ممکن است مکان‌های شروع خوبی را نیز ارائه دهند.
همچنین، مانند طبقه‌بندی رایج، فضای زیادی برای تکامل سلسله مراتب فرآیند و تجزیه وجود دارد، زیرا سازمان در بلوغ BPM خود تکامل می‌یابد.
مراقب باشید که نقشه قابلیت متمرکز بر فناوری اطلاعات، مدل کسب‌وکار جزء، یا شبکه ارزش را با سلسله مراتب فرآیند یکی نکنید. یکسان‌سازی این موارد به روش‌های زیر بر پروژه BPM تأثیر منفی می‌گذارد:
- این تصور را به شرکت‌کنندگان می‌دهد که تلاش BPM یکی دیگر از پروژه‌های فناوری اطلاعات برای ابزارهای جدید فناوری اطلاعات است.
- مولفه معماری کسب‌وکار یا فرآیند سفر BPM را تنظیم می‌کند، زیرا طی چندین ماه شرکت‌کنندگان پروژه متوجه می‌شوند که پس از تعریف فرآیندها، باید بسیاری از عناصر یک شبکه ارزش را برای ارائه هر فرآیندی به هم متصل کنید. فرآیندها با قابلیت‌ها برابر نیستند و باید برای ارائه ارزش سازمانی به‌طور مناسب سازماندهی شوند.
مرحله حساس بعدی
یک رویکرد مدیریت مدل دقیق را به کار بگیرید. رویکرد فرآیند‌محور به پروژه‌های BPM نیازمند نظم و انضباط مدیریت مدل برای نگهداری، نسخه‌سازی و همکاری مدل‌های فرآیند در سراسر سازمان است.
بهترین کار این است که در ابتدای سفر BPM متوجه این احتمال و برنامه‌ریزی شده و نیاز به آینده را پیش‌بینی کنید. این شیوه‌ها با سلسله‌مراتب و تجزیه فرآیند ارتباط تنگاتنگی دارند، زیرا به شاخصی برای سازماندهی مدل‌هایی تبدیل می‌شوند که به دستورالعمل‌های مدیریت نگهداری، نسخه‌سازی و همکاری که در این مرحله ارائه می‌شود، نیاز دارند.
مالکیت فرآیند
مالکیت فرآیند یک عامل مهم در استقرار، پذیرش و پایداری راه حل BPM موفق است. یک مدل مالکیت مبتنی بر فرآیند، فرآیندگرایی است (به این معنی که بر روی تمام مراحل از درخواست مشتری تا انجام آن درخواست متمرکز است) و این مدل در خط کسب‌وکار (LOB) کار می‌کند.
مدل مالکیت مبتنی بر فرآیند:
- نقاط گلوگاه مشتری و شرکت را در سراسر فرآیندهای کسب‌وکار حل می‌کند و با اهداف استراتژیک همسو می‌شود.
- فرآیند را از طریق مالکیت فرآیند در یک سازمان و همسویی افقی مدیریت می‌کند.
- مسئولیت‌پذیری و توانمندسازی را برای فعال‌کردن عملکرد و نتایج فرآیند ایجاد می‌کند.
- فرآیندهای قابل استفاده مجدد در سطح سازمانی را ایجاد می‌کند
- فضای سفید به حداقل می‌رسد زیرا توابع برای پشتیبانی از فرآیندهای خاص تراز می‌شوند.
- با گذشت زمان، کسب‌وکار تحت کنترل و سنجش فرآیند قرار می‌گیرد.
چرا مالکیت فرآیند بسیار مهم است؟
از طریق مدل مالکیت مبتنی بر فرآیند، به مشارکت فرآیند در استراتژی سازمانی اشراف پیدا می‌کنید و به اهداف در سطح اجرایی دست می‌یابید.
این دید اجرایی تضمین می‌کند که فرآیندهای end-to-end به خوبی انجام می‌شوند. مالکیت به وضوح تثبیت شده اجازه می‌دهد تا اهداف متضاد بین فرآیندها را از طریق همکاری اداره شده بین بخش‌ها حل و فصل کند.
چه مشکلات احتمالی وجود دارد؟
تله‌های رایج آن دسته از اقدامات هستند که سازمان‌ها اغلب انجام می‌دهند که اختیار و مسئولیت‌پذیری صاحب فرآیند را کاهش می‌دهد. مالکیت قوی فرآیند بسیار مهم است.
مالک فرآیند هرگز نمی‌تواند موقت باشد. به همین دلیل، انتساب یک رهبر فنی یا یک رهبر جوان به جای نماینده کسب‌وکار، خطر بیشتری را به سفر BPM شما دعوت می‌کند.
سرعت تحول و برنامه استراتژیک
IBM از یک روش نمونه سازی سریع (چابک) برای تلاش های توسعه BPM حمایت می‌کند. در انجام این کار، نحوه حمله یک سازمان به پروژه‌ها و برنامه‌های خود اغلب مهم‌تر از آنچه که به آن حمله می‌شود است، زیرا هدف کلی تمرکز بر ارزش است.
در انجام این کار، تکنیک زمان بوکس، تلاش برای تمرکز بر ارزش ارائه شده در فواصل زمانی کوتاه بسیار مهم است. این وضعیت همچنین سرعت تحولی را ایجاد می‌کند که بسیاری از سازمان ها هنگام تلاش برای تغییر فرآیندهای خود، تغییر تکنیک های توسعه، تغییر مدل های ارائه و حتی تغییر مدل های کسب‌وکار خود فاقد آن هستند.
این آهنگ، که به برنامه استراتژیک و نقشه راه، و حمایت اجرایی و تمرکز بر ارزش (نه راه‌حل‌های فناوری) گره خورده است، برای سفر تحول BPM، موفقیت پروژه‌ها و بازگشت سرمایه‌گذاری BPM ضروری است.
KPIها، معیارها و اندازه‌گیری را پردازش کنید
مرکز تعالی BPM معیارهای استاندارد عملکرد را به‌عنوان پایه‌ای برای همه پروژه‌های مورد تأیید BPM ایجاد می‌کند تا اطمینان حاصل کند که پروژه‌ها در طول چرخه عمرشان در برابر پرونده تجاری پیشنهادی ردیابی می‌شوند. معیارها در یک فرآیند گزارش‌دهی مشترک ادغام می‌شوند.
نظارت مستمر پروژه ها در طول چرخه عمر آنها مهم است. این تضمین می‌کند که پروژه های BPM ارزش تجاری مورد انتظار را ارائه می‌دهند.
