در این فاز از پروژه مدلسازی، تحلیل و بهبود فرایندهای انبارهای عمومی گمرک جمهوری اسلامی ایران طبق قرارداد انعقاد شده توسط شرکت توسعه راهکار جهان مدیر انجام شده است:
فاز دوم: مدلسازی وضعیت موجود فرایندهای منتخب شرکت
در این فاز تمام فرایندهای منتخب با استاندارد BPMN02 در نرم‌افزار ویژوال پارادایم(Visual Paradigm) توسط تیم مدلسازی فرایند شرکت توسعه راهکار جهان مدیر طی برگزاری جلسات (نزدیک به 40 جلسه) مصاحبه‌ای با مالکین فرایند که در فاز اول برای هر فرایند مشخص شد، مدلسازی شده‌اند.
برای هر فرایند شناسنامه‌ای جامع تدوین شده است. فرمت‌های این شناسنامه بر اساس نیازمندی‌های شرکت انبارهای عمومی و خدمات گمرکی ایران طراحی و مورد توافق قرار گرفته است؛ که در ادامه موضاعات مورد بررسی در شناسنامه شرح داده شده است.
جلسات برگزار شده به صورت حضوری و در محل‌های گمرک جمهوری اسلامی ایران با حضور تیم مدلسازی شرکت توسعه راهکار جهان مدیر و مالک یا مالکین فرایند و یا افراد خبره از شرکت یا شعب تابعه (تهران، غرب تهران، سهلان، یزد و …) انبارهای عمومی گمرک در آن فرایند برگزار شده است.
در جلسه فرایند با کمک حاضرین در نرم‌افزار ترسیم شده سپس شناسنامه آن تکمیل می‌شود. پس از جلسه، مدل و شناسنامه مجدد توسط مدلساز حاضر در جلسه بررسی شده در صورت نیاز به ویرایش، اصلاحات انجام شده است.
اسناد تکمیل شده برای مالکین در شرکت‌ها و شعب مختلف ارسال شده، بازخوردها (تایید یا اصلاحات) دریافت و اقدامات مورد نظر انجام شده است.
شناسنامه طراحی شده برای فرایند شامل موضوعات ذیل است:
- تعیین هدف و استراتژی فرایند
- دامنه کاربرد فرایند در شرکت مذکور
- مالک و متولیان فرایند
- ذینفعان فرایند
- ورودی‌های فرایند
- خروجی‌های فرایند
- منابع مورد نیاز فرایند اعم از نیروی انسانی، تجهیزات نرم‌افزاری و سامانه‌ای، اداری، مکانیکی، الکترونیکی و فضا
- شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری فرایند
- معیار پذیرش و واحد اندازه‌گیری برای شاخص‌های مشخص شده
- متولی و دوره اندازه‌گیری شاخص‌ها
- نحوه محاسبه شاخص‌ها
- عارضه‌ها و ایده‌های رفع عارضه‌های فرایند
- ریسک‌های فرایند
- مستندات ابلاغ شده در شرکت مرتبط با فرایند
خلاصه وظایف این فاز به ترتیب زیر است:
- ترسیم مدل فرایند در نرم‌افزار Visual Paradigm
- تکمیل شناسنامه فرایند:
- شناسایی عارضه‌های فرایندی و غیر فرایندی وضع موجود
- ارائه راهکارهای تغییر از وضع موجود به وضع مطلوب برای عارضه‌های شناسایی شده
- شناسایی ریسک‌های فرایند و کنترل‌هایی که می‌توان برای مواقع مواجهه با آن یا جلوگیری از وقوع آن انجام داد
- تایید اسناد تهیه شده توسط مالکین فرایند
قابل توجه است که پیش‌زمینه انجام فاز سوم که بهبود فرایندهای شرکت است، این فاز است که مدل رسم می‌شود، مشکلات و معضلات، ارتباطات با دیگر فرایندها، نیازمندی‌های فرایند و … مشخص می‌شود.
