تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟

یک روش تخصصی که در چهارچوب گسترده مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد این است که فرآیندهای فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا مشخص شود که آیا اهداف خود را برآورده می‎کنند یا خیر.
با استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیندها، شما می‎توانید عناصر مضر را در یک عملیات شناسایی نموده و نحوه غلبه بر موانع را پیدا کنید.
بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات اشتباه و یا شیفت کردن از یک نرم افزار به نرم‎افزار دیگر صرف خواهد کرد. در این مطلب تلاش شده که مفهوم تحلیل فرآیند، تکنیک ها و ابزارهای آن به زبانی ساده تشریح شود.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را با تجزیه و تحلیل کسب و کار اشتباه نگیرید !

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA) به آسانی ممکن است با اصطلاح رایج‌تر تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) ترکیب شود. یکسری همپوشانی ‎ها و اشتراکات بین این دو مفهوم وجود دارد، اما آنها رشته های متمایزی هستند.
تحلیل فرآیندهای کسب و کار، داده ‎ها را جمع آوری نموده و بر اساس فرآیندهای اصلی سازمان، توصیه‎ هایی ارائه می‎کند. اما تجزیه و تحلیل کسب و کار، برای شناسایی هر گونه مشکل یا نیاز در یک سازمان استفاده می‎شود. این مشکلات می‎توانند شامل کنترل‎ های مالی، تحقیقات بازار، روش ‎های استخدام و کاهش هزینه‎ ها باشند.

چه موقع باید از تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید؟

به طور کلی زمان استفاده از BPA، هنگامی است ‎که به دنبال فرآیندهای “as-is” (وضع موجود سازمان) هستید. تحلیل فرآیندهای کسب و کار درک واضحی از فرآیندها به صاحبان آنها ارائه می‎کند تا بتوانند قضاوت صحیحی انجام دهند.
در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از BPA استفاده شود، ذکر شده است:

• وقتی مسائل ناشناخته بروز می‎کنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
• ذینفعان فرآیندها، درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
• قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه سازی شده‎اند.
• وقتی یک تیم می‎خواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.

تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

در مورد تجزیه و تحلیل فرآیندها و شرایط و لزوم استفاده از آن مطالبی گفته شد. اما برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نیاز به تکنیک های واقعی دارید.
مفاهیم انتزاعی برای درک چگونگی تجزیه و تحلیل فرآیندها و معیارهای مختلف آن، کافی نخواهد بود. در ادامه برخی از تکنیک های محبوب که در این زمینه مورد استفاده قرار می‎گیرند، ارائه شده است.

تکنیک تجزیه و تحلیل شکاف(Gap Analysis)

تکنیک تجزیه و تحلیل شکاف، یکی از مفیدترین روش های تجزیه و تحلیل است. آنالیز شکاف، شامل پیدا کردن اطلاعاتی در مورد فرآیند است که آنها را از دست داده ‎اید. اطلاعات کامل فرآیند شامل ورودی ‎ها، راهنماها، خروجی ‎ها، و فعالساز‎ها خواهد بود.
با تفکیک اطلاعات به این دسته‎ ها، گپ‌های اطلاعاتی مشخص می‎شوند. این یک مفهوم جدید نیست، هر چند که بسیاری از مردم تا کنون توجهی به آن نکرده ‎اند. تعاریف هر جزء از اطلاعات در ادامه آمده است.

• ورودی (Input): چیزی که در طول فرآیند، مصرف یا دگرگون می‎شود.
• راهنما (Guide): چیزی که تعیین می‎کند چرا، چگونه، یا چه وقت فرآیند اتفاق می‎افتد.
• خروجی (Out put): چیزی که توسط فرآیند تولید یا از آن ناشی می‎شود.
• فعالساز (Enabler): چیزی که مورد استفاده قرار می‎گیرد تا فرآیند بتواند کار کند. فعالساز می‎تواند شخص، تسهیلات، سیستم، ابزار، تجهیزات، سرمایه و یا منابع دیگر باشد.

تکنیک تجزیه و تحلیل ارزش افزوده(Value-added Analysis)

در تکنیک تجزیه و تحلیل ارزش افزوده بررسی می‎شود که آیا هر یک از فعالیت های موجود در فرآیند شما، ارزشی به فرآیند یا سازمان می‎ افزایند یا خیر. اگر خیر، آن را حذف کنید. سه نوع ارزش افزوده برای فرآیند می‎توان تعریف کرد. این سه دسته عبارتند از:

• ارزش افزوده واقعی (RVA) – اشاره به فعالیت هایی دارد که برای فرآیند ضروری است تا بتواند انتظارات مشتریان را برآورده سازد.
• ارزش افزوده کسب و کار (BVA) – اشاره به فعالیت‎ های ضروری برای هدایت کسب و کار دارد. مانند انطباق سیاست و مقررات، که هزینه ‎ای را به فرآیند اضافه می‎کند، اما از دیدگاه مشتری ارزشی نمی ‎افزاید.
• بدون ارزش افزوده (NVA) – به فعالیت هایی اشاره دارد که نه از دیدگاه مشتری ارزش افزوده‎ای به فرآیند می ‎افزاید و نه برای هدایت کسب و کار به آن نیازی است. برخی فعالیت های بدون ارزش افزوده شامل ذخیره سازی، حرکت، دوباره کاری یا تاییدیه‎ ها هستند.

تکنیک تجزیه و تحلیل علت ریشه ‎ای(Root cause analysis)

تکنیک تجزیه و تحلیل علل ریشه ای، برای یک مشکل، به دنبال دلایل اصلی و ریشه ‎ای می‎گردد. سپس بررسی می‎شود که چه کاری می‎توان برای حل آن انجام داد.
این روش از آنچه که “نمودار استخوان ماهی”، نمودار Ishikawa یا “نمودار علت و اثر” نامیده می‎شود، استفاده می‎کند. این نمودار تمام علل ممکن را به اثرات خاص مرتبط می‎کند.
پیدا کردن علت واقعی مشکل، یک علم نیست. بلکه یک تکنیک است که مکررا می پرسد چرا هر چیزی به شکل فعلی خودش است.

تکنیک مشاهده (Observation)

این تکنیک فرآیند مورد نظر را در عمل مورد مشاهده قرار می‎دهد. به این معنا که ببینید آیا فرآیند، همان طور که مد نظر بوده کار می‎کند یا خیر. این کار بهتر است به صورت نفر به نفر انجام شود.
به این ترتیب پیاده سازی آن وقتیکه کارگران و محل های کار غیر متمرکز شده ‎اند، بسیار دشوار خواهد بود. در اغلب موارد، هنگامی که افراد به سادگی در مورد نحوه انجام کار خود صحبت می‎کنند، بیشتر از عبارت “می‎ باید باشد” استفاده می‎کنند.
در صورتیکه ممکن است کاری که واقعا انجام می‎دهند تفاوت‎ های زیادی داشته باشد. مشاهده افراد در محل کار، تأیید می‎کند که آیا درک درستی از فرآیند فعلی As-Is وجود دارد یا خیر.

تکنیک بررسی تجربی (Experience Examination)

با کارکنان با تجربه در سازمان خود صحبت کنید و ببینید که چه اطلاعاتی دارند. این افراد گنجینه‎ ای از اطلاعات، برای یک آنالیست فرآیند هستند. آنها بطور مستقیم همه فعالیت های بدون ارزش افزوده، سیاست ها، سنت ها یا فرهنگی که سازمان را هدایت می‎کند، می‎شناسند. تجزیه و تحلیل کامل و دقیق از فرآیند هرگز بدون دریافت اطلاعات از این گروه کامل نیست.

ابزارهای مشترک برای تحلیل فرآیندهای کسب و کار

اگر ابزار واقعی برای استفاده از مراحل و تکنیکها را نداشته باشید، کمک چندانی به شما نخواهند کرد. ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، به طور خاص برای کار با مراحل و تکنیک های تحلیل فرآیند طراحی شده‎ اند.
در برخی از ابزارهای محبوب BPM، ابزارهای تحلیل و مدل سازی نیز تعبیه شده است. Nintex، KiSSFLOW، Zoho Creator بعضی از بهترین نمونه های ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار هستند.