شکاف (Gap Analysis) چیست؟
یکی از مهمترین تکنیکها برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ است. تجزیه و تحلیل شکاف، یک فرآیند گزارش دهی است که در صنایع مختلف برای بهبود فرآیندها استفاده میشود. اگر فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف قوی باشد، در نهایت به مدیران پروژه این توانایی را میدهد تا تعیین کنند که آن کسب و کار در چه جایگاهی قرار دارد و در چه جایگاهی میخواهد باشد.
اگر نمیدانید که چگونه این نوع تحلیل را انجام دهید، سه مرحله ساده برای اجرای آن وجود دارد که در ادامه شرح داده شده است. صرف نظر از نوع صنعتی که در آن کار میکنید، میتوانید این راهنمایی ها را در هر رشتهای اعمال نموده و اهداف کسب و کارتان را برآورده سازید.
- وضعیت کنونی خود را تجزیه و تحلیل کنید.
اگر نمیدانید که برای تجزیه و تحلیل شکاف، چگونه و از کجا آغاز کنید، باید گفت که بهتر است ابتدا آنچه را که ما “هم اکنون و آینده شما” مینامیم، مشخص کنید. یعنی جایی که سازمان شما در حال حاضر در آنجاست و جایگاهی که میخواهید به آن دست پیدا کنید.
از شرایط فعلی خود شروع کنید. تجزیه و تحلیل شما میتواند شامل اطلاعات کیفی مانند فرآیندها یا متودولوژیهای گروهی باشد. و یا اطلاعات کمی، مانند تعداد تماسهای فروش در هر هفته. در واقع، فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف، باید همه چیزهایی را که در حال حاضر انجام میدهید، ارزیابی کند. در این صورت میتوانید یک “تصویر بزرگ” از شرایط فعلی خود دریافت کنید.
- شرایط ایدهآل آینده را شناسایی کنید.
هنگامیکه یک تصویر بزرگ به دست آوردید، متوجه میشوید که تیم یا سازمان شما در حال حاضر چگونه کار میکند. شما باید از لحاظ استراتژیک، ایده آل بیاندیشید. کجا میخواهید باشید؟ چه اتفاقی لازم است اما رخ نمیدهد؟ چه اتفاقی میتواند رخ دهد که قبل از آن نبوده یا شاید تغییر کرده است؟ و مهمتر از همه اینکه، چه چیزی باید برای رسیدن به چنان جایگاهی اتفاق بیافتد؟
ممکن است یک تیم بازاریابی استثنایی داشته باشید که تولید محتوای آن، برون سپاری میشود؛ در این صورت شاید هدف شما این باشد که این روند خلاقانه را در داخل سازمان ایجاد کنید تا راهبردهای نام تجاریتان، برآورده شود. یا اینکه ممکن است متوجه شوید که نیاز به ایجاد یک تغییر فرهنگی دارید تا بتوانید محصول یا خدمات خود را بیش از پیش با نیازهای مشتریان، مطابقت دهید. آسمان محدود است و باید رویاهای بزرگی داشته باشید!
- روی شکاف، پل بزنید.
این بخش از آنالیز اندکی دشوار است. شما باید تعیین کنید که چه شکافی وجود دارد و چگونه این شکافها از رسیدن به هدف جلوگیری میکنند. بخش بهتر و مهمتر، دانستن این است که چگونه از مشکلات فراتر روید. باید اهدافی روشن ایجاد کنید که به شما کمک میکند تا تغییرات خود را به درستی انجام دهید. برای پیاده سازی تجزیه و تحلیل شکاف، ابزارهایی وجود دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
یک نکته بسیار مهم در مورد پیاده سازی و اجرای این روش این است که در صورت کامل نبودن اطلاعات مربوط به فرآیند، ارزشی که این شیوه میتواند به همراه داشته باشد از دست خواهد رفت.
اطلاعات کامل هر فرآیند شامل اطلاعات مربوط به ورودیها، راهنماها، خروجیها و فعالسازها است. اینها عناصر اساسی هر فرآیند کاری هستند.
برای دریافت تعریف کاملتری از هر یک از این اجزاء، به مقالات دیگری که در همین وبسایت آمده، رجوع نمایید.
ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف
ابزارهای زیادی وجود دارند که به شما برای پل زدن روی شکافها کمک میکنند. چند مورد از مهمترین آنها در ادامه، شرح داده شده‌اند.
تحلیل SWOT
واژه SWOT مخفف چهار کلمه نقاط قوت، ضعفها، فرصت ها و تهدیدها است. شما میتوانید تجزیه و تحلیل SWOT را به دو صورت کمی و کیفی انجام دهید. این فرآیند به شما کمک میکند تا تهدیدات داخلی و خارجی را برای سازمان تعیین کنید و ببینید که چگونه میتوان در مقابل رقبا ایستادگی کرد.
چارچوب هفت اس مکنزی (McKinsey 7S)
چارچوب مکنزی توسط شرکت مشاورهای به همین نام توسعه یافته است. این ابزار در نهایت کمک میکند تا تعیین کنید که آیا یک شرکت انتظارات را برآورده میکند یا به طور کلی ارزش های مشترک یک سازمان را تأمین میکند یا خیر. این کار از طریق 7 اس موجود در سازمان انجام میشود. علاوه بر این، این چارچوب به فاصله بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب شرکت پل میزند.
هفت اس عبارتند از:
Structure: ساختار
Strategy: استراتژی
System: سیستم
Skills: مهارت
Style: سبک
Staff: کارکنان
مدل نادلر تاشمن (Nadler-Tushman)
شاید بتوان گفت پویاترین مدل، مدل نادلر تاشمن است. این مدل بررسی میکند که چگونه هر فرآیند کسب و کار بر فرآیندهای دیگر تاثیر میگذارد. همچنین مشخص میکند که شکاف ها چه تاثیری بر کارایی میگذارند. این مدل، یک دید کلی از روند عملیات سازمان شما، از ابتدا (ورودی) تا انتها (خروجی) ایجاد میکند.
مدل نادلر تاشمن، فرآیندهای موجود در سازمان را به سه دسته تقسیم میکند:
ورودی: کل فرهنگ و نیروی کار شرکت؛ تمام منابع مورد استفاده برای ایجاد محصول / خدمات و محیط عملیاتی
تبدیل: سیستم ها، تیم ها و فرآیندهایی که ورودیها را میگیرند و آنها را به محصول خروجی تبدیل میکنند.
خروجی: محصول یا خدمات نهایی.
به طور کلی میتوان گفت که تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ، در ادبیات مدیریتی به مقایسه میان وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب اطلاق میشود. فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف برای هر کسب و کاری ضروری است تا عملیات خود را برای بهره وری و کاهش هزینهها بهینه سازی نماید.
تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟
https://www.lucidchart.com/blog/what-is-gap-analysis
