تجزیه و تحليل ارزش افزوده (Value-Added Analysis)
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، یک بررسی دقیق از هر فعالیت یا کار در یک فرآیند است تا معین شود که آیا آن فعالیت به پشتیبانی از الزامات یا نیازهای مشتریان / سهامداران کمک میکند یا خیر. این شیوه تحلیلی، از جمله رویکردهای تحلیل کیفی فرآیندهای کسب و کار محسوب میشود. برای اضافه کردن ارزش، یک فرآیند یا فعالیت باید یک خروجی ایجاد کند که برای مشتری با ارزش باشد. برای تکمیل این خروجی، فعالیت مورد نظر حتما باید تکمیل شود. هدف از روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، این است که مراحل ایجاد ارزش افزوده را بهینه سازی نماید. از طرف دیگر میکوشد تا مراحل بدون ارزش افزوده را به حداقل رسانده و یا حذف کند. بنابراین بسیار مهم است که تیم بتواند در سریعترین زمان ممکن و در ابتدای تجزیه و تحلیل، اقدامات بدون ارزش افزوده را شناسایی کند.
درخت تصمیم گیری نشان داده شده در شکل، یک رویکرد بسیار اساسی را برای ارزیابی اولیه “خروجی های فعالیت ها” نشان میدهد. ارزش واقعی هر فعالیت برای فرآیند کسب و کار باید مورد ارزیابی قرار گیرد. این روش میتواند به عنوان یک نقطه شروع استفاده شود.
عناوین مربوط به سه دسته ارزش افزوده عبارتند از:
- ارزش افزوده واقعی (RVA) – اشاره به فعالیتهایی است که برای فرآیند ضروری است تا انتظارات مشتریان برآورده شوند.
- ارزش افزوده کسب و کار (BVA) [بدون ارزش افزوده اما ضروری] – اشاره به فعالیت های ضروری برای انجام کسب و کار دارد. مانند تنظیم سیاستها و مقررات.
- بدون ارزش افزوده (NVA) – به فعالیتهایی اشاره دارد که از دیدگاه مشتری هیچ ارزش افزودهای به فرآیند نمیافزایند. در عین حال انجام آنها ضروری نیز نمیباشد. مانند ذخیره سازی، بازنگری و غیره.
هنگام ارزیابی پتانسیل ارزش، میتوان فعالیت ها را با توجه به مراحل “چرخه عمر فرآیند”، به چهار دسته تقسیم کرد: طرح(Plan)، اجرا(Execute)، بررسی(Review) و تعدیل(Adapt).
علاوه بر این، فاز “طرح” را میتوان به فعالیتهای “برنامه ریزی” (VA) و “آماده سازی” (NVA) تقسیم کرد. اجرا میتواند به “به اجرا در آوردن” (VA)، “ذخیره سازی” (NVA)، “حرکت” (NVA) و “اداره کردن” (NVA) شکسته شود. مرحله بررسی نیز میتواند به دو فعالیت “پیشگیری” (VA) و “کنترل” (NVA) شکسته شود. در نهایت مرحله تعدیل نیز میتواند به “پیشگیری” (VA) و “پردازش نقصها و ضایعات” (NVA) شکسته شود.
قسمت “برنامه ریزی” در Plan و “فعالیت های اجرایی” در Execute با توجه به تعاریف زیر، معمولا به عنوان فعالیتهای دارای ارزش افزوده در نظر گرفته می‌شوند:
برنامه ریزی: آماده سازی یک روش دقیق که قبل از اقدام برای انجام یا ساخت چیزی تنظیم میشود. (هدف از برنامه ریزی این است که احتمال خطا را کاهش دهد. همچنین دوباره کاری را به حداقل رساندن برساند.)
اجرا: تحول اطلاعات؛ خروجی اطلاعات؛ ارائه یک سرویس که مستقیما با نیازهای ذینفعان مطابقت دارد.
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده برای بهبود اثربخشی و کارایی فرآیندها مورد استفاده قرار میگیرد. استفاده از هزینه و زمان میتواند به عنوان شاخص های بهره وری استفاده شود. اما در عین حال میبایست از شاخص های اثربخشی مختلف استفاده نمود.
در تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، روشی که معمولا استفاده میشود کاهش فعالیت های BVA و حذف فعالیت های بیارزش است. گاهی اوقات، به جای حذف کامل فعالیت های NVA، برای بهبود کارایی آنها تلاش میشود.
با توجه به این مفاهیم، مهمترین گام در پیادهسازی روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، شناسایی ارزش فعالیتها است. فعالیتهای بسیاری وجود دارند که دارای پتانسیل قوی برای بدون ارزش افزوده بودن هستند. یک راه متداول، استفاده از مفهوم چرخه عمر فرآیند برای ارزیابی ارزش افعال و نامگذاری آنها است.
لیست زیر نمونهای از فعلها یا اقداماتی است که معمولا بدون ارزش افزوده محسوب می‌شوند. از این لیست میتوان به عنوان کلیدی برای شناسایی اقدامات بدون ارزش افزوده استفاده کرد. این رویکرد، یک روش ارزشمند برای ایجاد لیست “مشکوک” است. میتوان این لیست را مد نظر قرار داد و در صورت لزوم سوالات دقیقتری پرسید. مثل چه کسی، چه چیزی، کجا، کی، چگونگه و چرا (5 بار).
میزان کردن: تغییر دادن چیزی برای فیت کردن، انطباق یا مناسب بودن آن برای استفاده.
تاییدیهها: دادن تایید به کسی یا چیزی با عنوان خوب یا رضایت بخش.
تخصیص: چیزی را از چیزی دیگر جدا کردن یا علامت گذاری آن برای یک هدف خاص.
تغییرات: تغییر، جایگزینی یا تعویض چیزی با چیز دیگری.
جمع آوریها: قرار دادن چیزها بطور منظم و در جای مناسب خود.
گردآوریها: جمع آوری چیزها برای بعضی از اهداف.
کپی ها: تقلید از یک چیز اصلی.
تحویل: حمل کردن چیزی و گذاشتن آن را در جا یا مکان مناسب.
توزیع: بیرون دادن، پراکنده نمودن یا گسترش چیزی.
حذف: بیرون انداختن یا حذف کردن کسی یا چیزی.
تسریع : سرعت بخشیدن به چیزی یا پیشرفت آسان تر.
فایل ها : مرتب کردن چیزی به منظور ایجاد مرجعی برای آینده و یا قرار دادن آن به ترتیب مناسب و یا در محل مناسب خود.
بازرسی: با دقت به چیزی نگاه کردن و یا بررسی آن به طور انتقادی به منظور شناسایی نقص یا خطا.
بارگذاری : قرار دادن کسی یا چیزی داخل یا روی چیزی دیگر.
نگهداری: حفظ کردن چیزی در وضعیت و موقعیت خوب یا تعمیر آن.
اندازه گیریها: تعیین یا تخمین ابعاد چیزی با استفاده از یک استاندارد.
نظارت: بررسی یا تنظیم عملکرد کسی یا چیزی.
حرکت ها: تغییر مکان یا موقعیت چیزی با فشار دادن، حمل یا کشیدن آن از یک مکان یا موقعیت به مکان و موقعیت دیگر.
تعمیرات: پس از آسیب دیدن یا ناپدید شدن چیزی، برگرداندن آن به وضعیت خوب.
درخواست ها: بیان یک خواسته یا تمایل به چیزی به روشی مؤدبانه یا رسمی.
بازگشت: آوردن، ارسال، حمل و یا بازگرداندن چیزی.
بازدید: آزمایش کردن و یا بررسی چیزی به طور رسمی.
بازنگری: خواندن چیزی با دقت زیاد و اصلاح کردن، بهبود و یا به روز رسانی آن در صورت لزوم.
انتخاب : انتخاب و یا برگزیدن چیزی از میان چندین گزینه.
تنظیم کردن: آماده کردن چیزی برای استفاده در مراحل بعدی.
توقف مرحلهای: متوقف کردن چیزی در سفر خود طی یک فرآیند و نگه داشتن آن در یک مکان خاص.
به روز رسانی ها: آپدیت کردن چیزی تا به امروز و یا مطابق نمودن آن با آخرین حقایق، روش ها و یا ایده ها.
ممیزی ها: تست و بررسی دقت یا صحت چیزی از طریق بررسی نمودن یا مقایسه با یک استاندارد و یا رجوع کردن به یک منبع.
منتظر ماندن: متوقف شدن و صبر کردن برای تحویل گرفتن یا رسیدن کسی یا چیزی.
با تفکیک فعالیتها به دسته‌بندی های رایج، پیاده سازی روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده کار سادهای خواهد بود.
