طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار

 

 طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار را می‎توان به عنوان یک مدل بصری و سلسله مراتبی از فرآیندهای یک سازمان تعریف نمود. معماری فرآیند یک طرح مهم تجاری است که تصمیم گیرندگان را هدایت نموده و استراتژی‎ها را به اجرا درمی‎آورد. معمولا دو یا سه سطح از سطوح بالاتر معماری فرآیند، یک ابزار تجسمی ‎و مدیریتی قدرتمند فراهم می‎نماید. به بیانی دیگر به کمک  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار ، اصلاح ساختاری در سیستم های فرآیندی صورت می‎گیرد و در زمینه‎هایی مانند فناوری، نرم افزار، فرآیندهای کسب و کار و هر سیستم پردازش دیگر، با درجات مختلفی از پیچیدگی اعمال می‎شود.  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار منابع مرتبط، اسناد، سنجش عملکرد، روش اندازه گیری و تمهیدات حکومتی را نیز در بر می‎گیرد.

فرآیندهای کسب و کار با کارکردهای کارآمد، تنها راهی است که هر سازمان می‎تواند از آن طریق به مشتریان و ذینفعان خارجی خود ارایه ارزش نماید. معماری فرآیند بیش از اینکه یک تصویر یا یک مدل باشد، نوعی کمک روزانه به مدیریت استراتژیک و عملیاتی برای بهبود مستمر و تحویل خدمات به مشتری در سطحی عالی است.

 

طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار

در گام نخست برای  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار ، باید به شناسایی و درک اهداف استراتژیک سازمان بپردازیم. چشم انداز سازمان در آینده چیست. به چه جایگاهی در میان رقبا یا به چه سطحی از تولید قرار است برسد. در کنار تعیین این اهداف، کشف ارزش‎های خاصی که سازمان می‎تواند ارائه نماید نیز انجام می‎گیرد. حال با توجه به اهداف استراتژیک و ارزش‎های سازمان، با دنبال نمودن سطوح مدلسازی زیر، می‎توان به طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار پرداخت:

    1. نامگذاری و نقشه برداری بالاترین سطح (سطح ۰)، نقشه سازمانی و فرآیندهای هسته ای(نقشه فرایندی- حوزه های فرایندی)
    2. تجزیه فرآیندهای هسته‎ای سطح ۰ به سطح ۱، مدلسازی زنجیره ارزش(مدل مفهومی- گروه های فرایندی)
    3. تجزیه فرآیندهای سطح ۱ به سطح ۲ فرآیندهای کسب و کار، مدلسازی فرآیندهای BPMN (مدلسازی فیزیکی)
    4. مستند سازی و تجزیه فرآیندها به زیرفرآیندها و فعالیت‎ها(مدل قابل اجرا)

 طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار

 

 

سطح ۰ – نقشه سازمانی و فرآیندهای هسته‎ای – نقشه فرایندی- حوزه های فرایندی

نقشه های سازمانی، تحت عنوان مدل های عملیاتی نیز شناخته می‎شوند و از لحاظ سطح جزئیات در بالاترین سطح از مدل‎سازی و  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار قرار می‎گیرند. نقشه های سازمانی را می‎توان به صورت مدلی تلقی کرد که توابع اصلی یک شرکت را به همراه بخش‎هایی از سازمان که این توابع را انجام می‎دهند، نشان می‎دهد. یکی دیگر از تعاریف نقشه‎های سازمانی، “دید از بالا برای تعریف دامنه و مرزهای سازمان است” .

نقشه سازمانی در واقع نوعی مدل‎سازی متنی است که مناطق و زمینه های فرآیندها را در بر می‎گیرد. مناطق فرآیندی مرزها و محدوده‎ها را برای سطوح پایین تر مدل سازی، یعنی زنجیره ارزش فراهم می‎نمایند. هر منطقه فرآیند می‎تواند به یک نقشه زنجیره ارزش مرتبط شود. این امر باعث می‎شود که بتوان برای سازمان یک مدل سازی واقعی از بالا به پایین انجام داد.

مخاطبان: مخاطبان ایده آل برای مدل سطح ۰ ، مدیران، تحلیلگران کسب و کار (استراتژیست‎ها) و معماران فرآیندهای کسب و کار هستند.

سطح ۱ – زنجیره ارزش – مدل مفهومی -گروه های فرایندی

سطح بعدی مدل سازی برای  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار ، مدل زنجیره ارزش است و شامل فرآیندهای ماکرو یا فرآیندهای اصلی خواهد بود. این مدل را می‎توان اینطور تعریف کرد: ” مدل زنجیره ارزش، یک مدل سطح بالا است که فعالیت های عمومی و ‎دارای ارزش افزوده یک سازمان را دسته بندی می‎کند”.

بسیاری از افرادی که مطالعاتی در زمینه کسب و کار داشته‎اند ممکن است با تعریف مایکل پورتر از زنجیره ارزش آشنا باشند: “ایده زنجیره ارزش بر اساس دیدگاه فرآیندی از سازمانها، ایده دیدن یک سازمان تولیدی (یا خدماتی) به عنوان یک سیستم است و این سیستم شامل زیرسیستم هایی است که هر کدام دارای ورودی‎ها، فرآیندهای تحول و خروجی‎ها هستند. ورودی‎ها، فرآیندهای تحول و خروجی‎ها شامل خرید و مصرف منابعی همچون پول، کار، مواد، تجهیزات، ساختمان ها، زمین، اداره و مدیریت می‎باشند. چگونگی انجام گرفتن فعالیت های زنجیره ارزش، هزینه ها را تعیین نموده و بر سود تاثیر می‎گذارد.”

زنجیره ارزش این زیر سیستم ها را مدل سازی می‎نماید. این کار به این ترتیب انجام می‎شود که زنجیره ارزش با یک مرحله آغازین که نشان دهنده ورودی هاست شروع می‎شود. سپس هر مرحله از زنجیره‎ که به دنبال آن می‎آید نشان دهنده یک فرآیند تحول است. در نهایت به مرحله پایانی می‎رسیم که نشان دهنده خروجی ها است.

سازماندهی مراحل زنجیره ارزش ممکن است با نحوه سازمان یافتن شرکت همسو نباشد. اما در حین  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار باید آنها را به نحوی سازماندهی کرد که نشان دهد کارها برای ارائه ارزش به مشتری چگونه انجام می‎شوند.

مدل زنجیره ارزش اصلی پورتر شامل فعالیت‎های اولیه و فعالیت‎های پشتیبانی است. در مدلسازی سلسله مراتبی فرآیندها، فعالیت های اولیه و فعالیت های پشتیبانی با رویکردی منطقی‎تر به انواع مختلف مدل‎سازی اختصاص می‎یابند. فعالیت‏های اولیه، بدنه اصلی زنجیره ارزش را تشکیل می‎دهند. فعالیت های پشتیبانی در نقشه سازمانی قرار می‎گیرند و ممکن است زنجیره ارزش مخصوص به خود را داشته باشند.

مخاطبان: مخاطبان ایده‎آل برای مدل‎های مفهومی ‎زنجیره ارزش عبارتند از صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار (استراتژیست‎ها) و معماران کسب و کار.

سطح ۲ – زنجیره ارزش – مدل منطقی

هر گام در سطح ۱ زنجیره ارزش می‎تواند به یک مدل زنجیره ارزش از سطح ۲ با جزئیات بیشتر، پیوند داده شود. مدل های سطح ۱ سعی دارند به مدل سازی مفهومی ‎آنچه که اتفاق می‎افتد، بپردازند. در حالی که مدل های سطح ۲ سعی می‎کنند مدل سازی منطقی وقایع را محقق سازند. اگر در داخل سازمان معقول و ممکن باشد، می‎توان چندین لایه از مدل های سطح ۱ و ۲ در نظر گرفت.

مخاطبان: از آنجا که سطح ۱ و سطح ۲ مدل زنجیره ارزش بسیار نزدیک به هم هستند، مخاطبان ایده‎آل یکسانی دارند – صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار (استراتژیست ها) و معماران کسب و کار.

سطح ۳ – مدلسازی فرآیندی (BPMN) – مدل سازی فیزیکی

سطح بعدی مدل سازی جهت  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار، مدل سازی فیزیکی است که می‎تواند با استفاده از BPMN و به صورت مدلسازی فرآیندهای BPM رسم شود.

هر فرآیند، شامل یک دنباله یا جریانی از فعالیت ها در یک سازمان است که با هدف انجام کاری انجام می‎گیرند. تعریف دیگری از مدل سازی فرآیندی وجود دارد که به طور خاص مربوط به مدل سازی سلسله مراتبی و  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار است: “مدل هایی که نیازهای کامل سیستم و کسب و کار را بدون اشاره به نوع خاصی از پیاده سازی، ارائه می‎نمایند.”

هر مرحله از یک مدل زنجیره ارزش می‎تواند به یک مرحله از زنجیره ارزش دیگر و یا یک فرآیند BPM پیوند یابد. منابع زیادی برای مدل سازی با استفاده از BPMN وجود دارد. از جمله:

    • الگوهای فرآیند BPM با استفاده از BPMN
    • روش BPMN به سبک بروس سیلور(Bruce Silver)

مخاطبان: مخاطبان ایده‎آل برای مدل‎های فرآیند BPMN عبارتند از: صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار، کارشناسان موضوع و کاربران نهایی.

سطح ۴ – مراحل اجرای فرآیند (زیرفرآیندها و فعالیت ها) – مدل قابل اجرا

پایین ترین سطح مدل سازی سلسله مراتبی در راستای طراحی معماری فرآیند، مدل‎سازی زیرفرآیندها و فعالیت‎های درون فرآیندهای BPM هستند که مدل را قابل اجرا می‎سازند. در واقع مدل سازی سطح ۴، نیازهای کامل سیستم و کسب و کار را با اشاره به یک اجرای خاص یا کار خاص نشان می‎دهد.

با استفاده از برخی ویژگی های موجود در نرم‎افزارهای مربوطه می‎توانید این سطح از جزئیات را به دقت مدل سازی نمایید. علاوه بر دید گرافیکی ارائه شده توسط مدل BPMN، کاربر می‎تواند تمام مستندات مربوط به فرآیند را در این سطح از مدل سازی ببیند و به جزئیات مربوط به یک سطح قابل اجرا از  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار دسترسی داشته باشد.

مخاطبان: مخاطبان ایده آل برای این سطح از جزئیات در مدل سازی فرآیند، عبارتند از کارشناسان موضوع، تحلیلگران کسب و کار و کاربران نهایی.

 

منبع ۱

منبع ۲

منبع ۳