انجام پروژه فرآیندکاوی در یک شرکت فولادی بزرگ ایرانی
یکی از مهم‌ترین فرآیند‌هایی که در بسیاری از سازمان‌های بزرگ مورد توجه قرار می‌گیرد فرآیند درخواست خرید است. این فرآیند به جهت تأثیر به سزایی که در اجرای عملیات دیگر سازمان دارد از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است به‌نحوی که بهبود‌های کوچک در فرآیند درخواست خرید می‌تواند به تأثیر قابل‌توجهی در کارایی عملیات سازمان منجر گردد.
برای مثال افزایش زمان فرآیند درخواست خرید در برخی اقلام می‌تواند منجر به ایجاد صف و متعاقبا توقف خط تولید و ایجاد هزینه‌های گزاف برای سازمان گردد.
قبل از استفاده از فناوری فرآیندکاوی معمولا راهکار سازمان اضافه‌کردن منابع مختلف با هزینه‌های بسیار زیاد بود؛ اما ازآنجاکه شفافیت وجود نداشت این اضافه‌شدن منابع بر اساس نظرات ذی‌نفعان صورت می‌پذیرفت و کارایی لازم ایجاد نشده و در نتیجه عملکرد فرآیند بهبود قابل‌توجهی نداشت.
در چنین شرایطی فناوری فرآیندکاوی به‌عنوان یک روش تحلیل داده‌محور به‌عنوان یک جایگزین برای تحلیل‌های سنتی فرآیند انتخاب شد و موردتوجه قرار گرفت.
فرآیند درخواست خرید به طور کلی از ایجاد درخواست خرید شروع شده و به ایجاد سفارش خرید منتهی می‌گردد. در این بین این فرآیند شامل فاز‌هایی نظیر ایجاد درخواست، تاییدیه های مختلف افراد در سطوح مختلف، تعیین روش خرید و در نهایت ایجاد سفارش خرید است.
شکل زیر فاز‌های فرآیند درخواست خرید را نمایش می‌دهد. با این حال این نکته قابل ذکر است که فرآیند اصلی به مراتب پیچیده تر بوده و این شکل تنها فاز‌های کلی را نمایش می‌دهد.
سوالات فرآیندکاوی
فرآیندکاوی اغلب با طرح فرضیات، سؤالات یا به‌منظور حل مشکلاتی شروع می‌شود در این پروژه سؤالات اصلی که ما در ابتدای پروژه با آن مواجه بودیم سؤالات زیر بود:
- فرآیند خرید سازمان به‌ازای درخواست‌های مختلف و واحدهای مختلف به چه شکل است؟
- آیا مدل فرآیند خرید مطابق مدل ذهنی سازمان اجرا می‌شود؟
- چه مشکلات و ناهنجاری‌‍‌هایی در فرآیند خرید وجود دارد؟
- گلوگاه فرآیند خرید کجاست؟ آیا دوباره‌کاری وجود دارد؟ آیا برگشت به عقب و حلقه ایجاد شده است؟
به‌منظور پاسخ به این سؤالات مراحل اجرای پروژه فرآیندکاوی به‌صورت زیر طی شد
آماده‌سازی داده‌ها
فایل گزارش رویداد مربوط به شرکت مربوطه در نسخه اولیه شامل 101759 سطر و 15 ستون بوده است. این گزارش رویداد خروجی از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی این شرکت بود شکل زیر شکل زیر قسمتی از آن نمایش‌داده‌شده است.
در گام اولیه از آنجا که فرمت داده ای ارائه شده مناسب برای انجام تحلیل‌ها فرآیندکاوی نبود داده‌های نویز، مفقوده از فایل ارائه شده حذف و فرمت آن مناسب ورود به نرم‌افزار‌های فرآیندکاوی گردید.
بدین ترتیب ستون «شماره درخواست» به عنوان شماره نمونه انجام فرآیند خرید (CASE ID) ، ستون «شرح وضعیت» به عنوان نام فعالیت انجام شده (Activity Name) و ستون «تاریخ» با عنوان زمان اتمام فعالیت (Complete Timestamp) در نظر گرفته شدند.
برای نمونه در ستون تاریخ 580 سطر دارای داده مفقوده بودند که با توجه به حجم زیاد داده‌ها نمونه اجرای فرآیند‌های (CASE) این فعالیت‌ها از فایل مربوطه حذف گردیدند به همین ترتیب ستون‌های دیگر مانند “شرح” 18674، “سطح معامله” 15464 “کارشناس خرید” 352 سطر مفقوده داشتند که با توجه به تحلیل و الزامات آن پاکسازی شدند.
کشف مدل فرآیندی
پس از فعالیت‌های مربوط به آماده‌سازی داده‌ها و گرفتن اطلاعات آماری و شناخت داده‌ها از حیث چگونگی اجرای فرآیند گزارش رویداد برای کشف مدل فرآیندی وارد نرم‌افزار Disco گردید.
بااین‌حال باتوجه‌به غیرساختاریافته بودن از منظر وجود داده‌های مربوط به فرآیند‌های مختلف در گزارش رویداد مربوطه مدل فرآیندی حاصل یک مدل فرآیندی از نوع اسپاگتی (مدل فرآیندی غیرساختاریافته) بود شکل زیر مدل فرآیندی ایجاد شده بر اساس تمامی داده‌ها را نمایش می‌دهد کلاین مدل فرآیندی نمایش می‌دهد که فرآیند‌ها با یستی از حیث ویژگی‌های دیگر موجود در گزارش رویداد تفکیک شده و سپس مدل فرآیندی کشف گردد.
برای نمونه احتمالا مدل فرآیندی درخواست خرید برای کالاهای باارزش بالاتر و یا به‌ازای واحدهای مختلف درخواست‌کننده متفاوت است برای بررسی این مسئله از ماژول قدرتمند فیلترینگ نرم‌افزار Disco کمک گرفتیم.
با بررسی این اطلاعات آماری متوجه شدیم که نوع فرآیند بر اساس دو ویژگی بسیار مهم تغییر می‌کند. در واقع این دو ویژگی بیان‌کننده آن است که مدل فرآیندی مربوط به چه صورت اجرا خواهد شد؛ بنابراین بر اساس مقادیر موجود در این ویژگی‌ها فرآیند موردنظر ما می‌تواند تغییر کند.
برای مثال اگر ویژگی اول واجد درخواست‌دهنده و ویژگی دوم مبلغ باشد به‌ازای واحد A و مبلغ زیر 200 میلیون تومان یک مدل فرآیندی خواهیم داشت. برای درک بهتر این موضوع شکل زیر را مشاهده کنید
برای مثال در این پروژه 6 مدل فرآیندی در خواست خرید ایجاد شده است. شکل زیر یکی از این مدل‌ها را نمایش می‌دهد.
بهبود فرآیند
پس از مرحله کشف مدل فرآیندی نوبت به تحلیل و بهبود فرآیند می‌رسد ازآنجاکه طبق تعامل با خبره مهم‌ترین بعد شناخته شده جهت تحلیل فرآیند موردنظر بعد زمان بود؛ بنابراین این فرآیند از منظر زمان انتظار، گلوگاه و زمان‌های اضافی صرف شده مورد تحلیل قرار گرفت.
به‌طورکلی پس از اجرای پروژه فعالیت‌های با زمان اجرای حدود 2 ماه شناسایی شد که با اصلاح چنین فعالیت‌هایی باتوجه‌به فراوانی تکرار آن‌ها زمان فرآیند می‌تواند تا 30 درصد از منظر زمانی بهبود یابد برای درک بهتر شکل زیر را مشاهده کنید
همچنین با بررسی بیشتر این فرآیند دوباره‌کاری و حلقه در مدل فرآیندی مذکور مشخص شد که نشان‌دهنده خلل در ساختار این فرآیند بود. با حذف این دوباره‌کاری‌ها کارایی فرآیند به طور قابل‌توجهی افزایش می‌یابد.
