اجرا پروژه فرایندکاوی در یکی شرکت های پتروشیمی

اجرا پروژه فرایندکاوی در یک شرکت پتروشیمی

فرآیند درخواست خرید یکی از مهم‌ترین فرآیند‌هایی است که در بسیاری از سازمان‌های بزرگ مورد توجه قرار می‌گیرد. بهبود‌های کوچک در فرآیند درخواست خرید می‌تواند به تأثیر قابل‌توجهی در کارایی عملیات سازمان منجر شود.
برای مثال، افزایش زمان فرآیند درخواست خرید در برخی اقلام می‌تواند منجر به ایجاد صف و متعاقباً توقف خط تولید و ایجاد هزینه‌های گزاف برای سازمان گردد.
به طور کلی، برای تحلیل فرایندهای کسب و کار، تکنیک‌های مختلفی وجود دارد با این حال، فرآیندکاوی به دلیل قابلیت شناسایی خودکار فرآیندها، تحلیل دقیق و سریع داده‌های فرآیندی، شناسایی مشکلات و نقاط ضعف فرآیند، بهبود فرآیند و افزایش بهره‌وری، جزء بهترین تکنیک‌های تحلیل فرآیند است.
در فرآیندکاوی، داده‌های ثبت شده روی سیستم‌های اطلاعاتی به صورت خودکار تحلیل و مدل‌سازی می‌شوند و مشکلات و نقاط ضعف فرآیند شناسایی می‌شوند. این تکنیک به دلیل دقت بالا، سرعت بیشتر و قابلیت شناسایی خودکار فرآیندها، بهترین روش برای تحلیل فرآیندهای کسب و کار است.
با توجه به اهمیت فرایند خرید و پیچیدگی‌ها موجود در شرکت مورد نظر، اجرای پروژه فرآیندکاوی نیازمند گام‌هایی مدون و دقیق است. در ادامه به مراحل اصلی این پروژه پرداخته خواهد شد.

تعیین هدف و محدوده پروژه

در مرحله اولیه از پروژه فرآیندکاوی ما، با همکاری و مشارکت فعال ذینفعان فرآیند خرید، به بررسی فلسفه و اهمیت انجام پروژه فرآیندکاوی پرداختیم.
در این جلسات، نیازها و انتظارات ذینفعان نسبت به پروسه فرآیندکاوی مورد بحث قرار گرفت تا اطمینان حاصل شود که هدف اصلی پروژه به درستی تعریف شده و از دیدگاه همه طرف‌ها قابل درک است.
در مرحله بعد، صاحب فرآیند خرید اطلاعات بیشتری را درباره خود فرآیند ارائه کرد. این اطلاعات شامل شروع و پایان فرآیند در سازمان، هدف نهایی و مراحل کلیدی آن بود. علاوه بر این، شاخص‌های ارزیابی عملکرد فرآیند نیز مورد بررسی قرار گرفت. این توضیحات به تیم فرآیندکاوی امکان فهم عمیق‌تری از ویژگی‌ها و نقاط قوت و ضعف فرآیند خرید فراهم کرد.
صاحب فرآیند نیز دلایل نارضایتی خود از فرآیند را با ما به اشتراک گذاشت. این اظهارات نه تنها به ما کمک کرد تا بهتر درک کنیم کجا نیاز به بهبود داریم، بلکه اطلاعات ارزشمندی را برای تدوین راهبردها و تغییرات موردنیاز فراهم آورد.
پس از این گام‌ها، تیم فرآیندکاوی واحدهای مشخصی را برای همکاری در پروژه تعیین کرد. این واحدها شامل صاحب فرآیند، واحد IT و سایر ذینفعان اصلی فرآیند بودند.
برای این افراد، یک نقشه راه دقیق و شفاف از اجرای پروژه فرآیندکاوی تدوین و ارائه شد تا هر فرد با وظایف و مسئولیت‌های خود آشنا شود و تعاملات بهینه در این سفر اجرایی ممکن شود.
پس از این مرحله و فراهم شدن زیرساخت مناسب برای انجام پروژه، تیم ما آماده ورود  به مراحل بعدی پروژه فرآیندکاوی گردید. این مراحل از شناخت دقیق ابعاد فرآیند گرفته تا ارائه راهکارهای کارآمد به منظور بهبود کیفیت و کارایی فرآیند خواهد بود.

دریافت گزارش رخداد (Event Log) مرتبط با فرآیند خرید

Event Log به مجموعه‌ای از رویدادها یا وقایع ثبت شده در زمان اجرای یک سیستم یا فرآیند اطلاق می‌شود. در زمینه فرآیندکاوی، Event Log  به عنوان یک مجموعه از وقایع مربوط به انجام یک فرآیند تعریف می‌شود که اطلاعاتی ارزشمند در مورد گردش کارها، تغییرات و وقایع مرتبط با فعالیت‌های سازمان فراهم می‌کند. این داده‌ها معمولاً در قالب یک سری رکورد یا ورودی‌های زمانی ثبت می‌شوند.
در مرحله ابتدایی از پروژه فرآیندکاوی ما، با تعیین دقیق محدوده فرآیند تدارکات، به بررسی سامانه فرآیندی مورد استفاده در شرکت پرداختیم.
با همکاری مؤثر با واحد IT، دیتای ثبت شده توسط این سیستم با دقت استخراج شد. این مرحله به ما این امکان را فراهم کرد تا به دقت اطلاعات مربوط به اجرای فرآیند تدارکات را بررسی و تحلیل کنیم.
سپس، با همفکری با صاحب فرآیند و با توجه به نیازهای فرآیندکاوی، ساختار دیتایی که نیازمند آن بودیم، نهایی شد. این مرحله اساسی بود تا دیتاهای مورد نیاز برای تیم ما به یک ساختار قابل فهم و تحلیلی تبدیل شود. سپس، این ساختار دیتایی به واحد IT ابلاغ شد تا دقیقاً بفهمیم چه داده‌هایی برای پروژه فرآیندکاوی ما لازم است.
پس از انجام چندین مرحله در این راستا و در جریان هماهنگی‌های لازم با واحد IT و صاحب فرآیند، لاگ نهایی که شامل داده‌های مورد نیاز برای پروژه بود، به دست آمد.
این لاگ نهایی پس از تائید و مورد ارائه به همه ذینفعان پروژه قرار گرفت. این مراحل با همکاری فعال بین تیم‌ها و تضمین اطمینان از دقت و کاملی داده‌ها، پایه ای برای ادامه موفق پروژه فرآیندکاوی ما بود.

انجام پروژه فرآیند کاوی

در پروژه فرآیندکاوی ما در یک سازمان، با استفاده از گزارشات رویداد فرآیند خرید، به نتایج زیر رسیدیم:

1. تشخیص نقشه فرآیندی: این بخش شامل شناسایی و تجسم فرآیندهای واقعی که در طول فرآیند خرید رخ می‌دهد است. این به ما اجازه می‌دهد تا بفهمیم چگونه فرآیندها واقعاً انجام می‌شوند.
2. ارزیابی کارایی فرآیند خرید: ما عملکرد فرآیند خرید را در چند سال گذشته مورد بررسی قرار دادیم، به ویژه قبل و بعد از اعمال تغییرات در فرآیند. این به ما اجازه می‌دهد تا تأثیر تغییرات را بررسی کنیم و ببینیم که آیا آنها بهبود یافته‌اند یا خیر.
3. شناسایی عوارض فرآیندی: ما عوارض مختلف فرآیندی را شناسایی کردیم، از جمله اتلاف زمان، گلوگاه‌ها و دوباره‌کاری‌ها. سپس میزان تأثیر این عوامل بر عملکرد فرآیند را ارزیابی کردیم. این به ما اجازه می‌دهد تا نقاط ضعف فرآیند را شناسایی کنیم و راه‌حل‌هایی برای بهبود آنها پیشنهاد دهیم.
4. بررسی دلایل بروز عوارض: در نهایت، ما دلایل بروز این عوارض را بررسی کردیم. این به ما اجازه می‌دهد تا درک بهتری از چالش‌های فرآیند خرید داشته باشیم و راه‌حل‌هایی برای حل این مشکلات ارائه دهیم.

نتایج حاصل از اجرای فرایند کاوی در این سازمان

پس از اجرای پروژه فرآیندکاوی در سازمان، به نتایج قابل توجهی دست یافتم. این نتایج شامل

• درک کامل از فرآیند، نحوه اجرای آن (یعنی نقشه فرآیندی) و عملکرد واقعی فرآیند بر اساس داده بود.
• با استفاده از داده‌ها، توانستم عملکرد فرآیند را ارزیابی کنم. این ارزیابی شامل بررسی شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) فرآیند بود. شاخص‌های عملکرد کلیدی معیارهایی هستند که به ما اجازه می‌دهند تا عملکرد فرآیند را اندازه‌گیری و ارزیابی کنیم. با استفاده از این شاخص‌ها، می‌توانیم بفهمیم که فرآیند چقدر موفقیت‌آمیز بوده است و کجا می‌توانیم بهبودهایی ایجاد کنیم.
• علاوه بر این، توانستم نقشه راهی برای بهبود فرآیند تعریف کنم. این نقشه راه شامل اقدامات و راهبردهایی بود که می‌توانیم برای بهبود عملکرد فرآیند پیگیری کنیم. با استفاده از این نقشه راه، می‌توانیم به سمت بهبود فرآیند حرکت کنیم و عملکرد آن را افزایش دهیم.

این نتایج همگی بر اساس داده بدست آمدند. این یک تفاوت کلیدی با رویکردهای سنتی بهبود فرآیند است که معمولاً بر اساس قضاوت شخصی خبره فرآیند بدست می‌آیند.
با استفاده از داده، می‌توانیم به تصمیمات بیشتری بر اساس اطلاعات واقعی برسیم، نه فقط بر اساس تجربه یا حدس و گمان. این به ما اجازه می‌دهد تا تصمیمات مستندتر، دقیق‌تر و قابل اعتمادتری بگیریم.