فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ

فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري) – مرحله چهارم و پنجم

آخرین مرحله از فرآیند بنچ مارکینگ، فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري) است. در این مقاله بعد از شرح فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، به یک مورد کیس استادی در زمینه بنچ مارکینگ می‎پردازیم. 

1-  بعنوان گام اول از پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، برنامه ای برای اجرا تهیه کنید

این مرحله شامل شناسایی تغییرات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف عملکرد مشخص و فرمولی برای یک طرح عملی پیاده‎سازی بهبود است.
کلید این مرحله از پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، نحوه تطابق دادن روش‎ها و  بینش‎های حاصل از تمرینات بنچ مارکینگ با سازمان است.
بعید به نظر می‎رسد که تلاش برای کپی کردن شیوه‎های مشاهده شده، بدون حساسیت و توجه به عوامل سازمانی و محیطی، بتواند بهبود قابل توجهی ایجاد نماید.
در پیش گرفتن چنین شیوه‎ای احتمالا منجر به وقوع مشکلات پیش بینی نشده خواهد شد. برنامه‎های عملیاتی در مرحله پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، باید شامل مقرراتی برای بررسی نیز باشد و اهداف مورد بحث در قسمت های قبلی را در این برنامه‎ها جستجو کند.

2- گزارش بنچ مارکینگ

هدف از گزارشی که در فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري) تهیه می‎شود، ارائه یافته‎های انجام شده به اضافه خلاصه‎ای از توصیه‎هایی برای تغییر است.
گزارش‎ها باید شامل یک طرح کلی از متدولوژی پروژه، ارائه دقیق و در عین حال مختصر از نتایج کمی‎ و کیفی بنچ مارکینگ و خلاصه ای از یافته‎های کلیدی بنچ مارکینگ و توصیه‎های ناشی از این نتایج باشد. این گزارش همچنین ممکن است شامل اطلاعات مربوط به بررسی آینده فرآیندهای بنچ مارک شده و نتایج همه تغییرات انجام شده باشد.

3- مرحله عملیاتی

همانطور که قبلا ذکر شد، هدف از پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ دست یافتن به بهبود است. هدف از بنچ مارکینگ این نیست که ببینیم رقیب چه کاری انجام می‎دهد، بلکه به دنبال بهبود عملکرد خودمان هستیم.
این امر نیاز به پیاده سازی موثر توصیه های بهبود دارد که ناشی از مطالعه بنچ مارکینگ است. رسیدن به اهداف مورد نظر در فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، مستلزم داشتن تعهد نسبت به تغییر است و ممکن است سخت ترین جنبه از فرآیند بنچ مارکینگ باشد.
گزارش بنچ مارکینگ بدست آمده در مرحله پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ، میتواند یک ابزار مفید برای مهیا کردن معیارهای عینی عملکرد باشد و اگر تساوی یا برتری نسبت به شرکای بنچ مارکینگ مدنظر باشد این گزارشات می‎توانند به طور واضح نیاز به بهبود را نشان دهند.
اما به رسمیت شناختن نیاز به بهبود کافی نیست. ایجاد تغییرات موفقیت آمیز، نیاز به رهبری و برنامه ریزی موثر دارد. در فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، کسانی که مسئول اجرای توصیه‎های بهبود هستند باید به صورت یک آژانس موثر و متعهد برای بهبود گرد هم آمده و پیاده سازی آن را دنبال کنند.

4-  فاز نظارت

در ادامه فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، یک روند مستمر برای بررسی بنچ مارکینگ لازم است تا تعیین شود که آیا خروجی ها بهبود یافته است و آیا اهداف برآورده شده‎اند یا خیر.
اگر اینطور نیست، دلیل آن باید مشخص شود: آیا مشکل مربوط به برنامه طراحی شده است، یا مربوط به اجرای آن، و یا اینکه تجزیه و تحلیل داده‎ها نادرست است؟
پس از انجام این بررسی‎های نظارتی در فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، بسیار مهم است که در مورد نکات آموخته شده از بنچ مارکینگ، تفکر شود و چگونگی تقویت فرآیند و نتایج آن شناسایی گردد.
یادگیری نکات جدید در فاز پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، کمک خواهد کرد تا هنگامی که یک چرخه جدید بهبود شروع می‎شود، به سطح بالاتری از بهبود مستمر دست پیدا کنید.

کیس استادی

پس از شرح فاز نهایی یعنی پیاده سازی و نظارت در بنچ مارکینگ (الگوبرداري)، به شرح یک نمونه کیس استادی در رابطه با بنچ مارکینگ می‎پردازیم.
در یک سازمان تکنولوژی جهانی پر سرعت مانند فیلیپس آمستردام، تنها چیزی که ثابت می‎ماند “تغییر“ است. به دلیل رشد، ادغام، تقسیمات و سازماندهی مجدد، کارکنان معمولا در محیط سازمان در حال جابجایی‎اند، بنابراین مشخص کردن و مستند سازی فرآیندهای داخلی ضروری است تا دانش سازمان را حفظ نموده و حداکثر بهره وری را داشته باشند.
شرکت به طبقه بندی فرآیندهای APQC یعنی PCF  مراجعه نمود تا استانداردهای فرآیندها را در سراسر عملیات و در بخش های مختلف سازمان در سراسر جهان به کار گیرد.
تمام تغییراتی که به کمک  PCF به وجود آمد – و دیگر مزایای عضویت در APQC – به کارمندان کمک کرد تا استانداردهای پایدار نوآوری را که این شرکت را به یک نیروگاه تکنولوژی جهانی تبدیل ساخته است، حفظ نمایند.
کوکلار، سرپرست فناوری اطلاعات در فیلیپس می‎گوید: “با وجود این واقعیت که سازمان و ساختار مدیریت و مدیریت آن در حال تغییر است، ساختار فرآیند و هسته استاندارد شده آن، ثابت باقی می ماند.”
“کارمندان ممکن است عضو سازمان های مختلف یا بخش های مختلف جامعه فناوری اطلاعات باشند، یا ممکن است مدیر متفاوت یا موقعیت متفاوتی داشته باشند، اما هنوز هم می‎دانند که چه کاری باید انجام دهند و از یکدیگر چه انتظاری داشته باشند.
استفاده از یک دیدگاه فرآیندی به جای دیدگاه سازمانی به افراد کمک می کند تا نقش خود را پیدا کنند و آنچه را که لازم دارند انجام دهند. با توجه به پیشرفت روز به روز و تغییرات بزرگتر، فرآیندها بهبود و نوآوری خواهند داشت. ساختار و هسته استاندارد آنها اجازه می دهد که این اتفاق بیافتد، در عین حال که تضمین پیوستگی را فراهم می‎نماید. ”
سرپرست فناوری اطلاعات از PCF به عنوان پایه ای برای فرآیندهای مدل سازی در سازمان IT استفاده می کند و با استفاده از یک ابزار مدیریت فرآیند به نام ARIS سعی می‌کند PCF را به چارچوب فرآیندهای خود شرکت فیلیپس انتقال دهد.
فیلیپس با مدل سازی فرآیندهای سرتاسری یا end to end، یک منبع ارزشمند برای دسترسی کارکنان ایجاد می‎کند که به کمک آن می‎توانند کار خود را ارتقاء دهند.
انطباق با PCF برای پرکردن انبار فرآیندهای داخلی فیلیپس، به چندین سال زمان و همکاری گسترده نیاز داشت. بزرگترین مانع طبق یادداشت های سرپرست فناوری اطلاعات این بود که تعادل مناسبی را در میان تیم کوچکی از افراد پیدا کند که هر یک از آنها نماینده یک جامعه بزرگتر هستند و برای تعیین و ثبت بهترین فرآیند از میان شیوه‏ های مختلفی که توسط آنها می‎توان یک کار خاص را انجام داد، گرد هم آمدند.
این شرکت یک سفر چند ساله را برای توصیف تمامی فرآیندها در حوزه های عملیاتی خود – به ویژه آن دسته از فرآیندهای تاثیر گذار که “ستون فقرات عملیات” نامیده می‎شوند – شروع کرد.
به عنوان مثال، بسیاری از افراد در بخش های مختلف سازمان، فاکتورها را اداره می‎کردند. بنابراین یک تیم برای یافتن کارآمدترین فرآیندها در زمینه مدیریت فاکتورها شکل گرفت و تمام کارکنانی را که تحت تاثیر آن بودند در کنار هم قرار داد.
کوکلار می‎گوید: «توافق روی یک فرآیند و حمایت از آن با ابزار مناسب برای استاندارد کردن آن، به ما کمک می کند تا چابکتر باشیم و با ساده سازی ابزارهای خود هزینه ها را کاهش دهیم.”
این سیستم در هنگام فراگیری و آشنایی با سازمان بسیار ارزشمند است، زیرا کارکنان تازه وارد را قادر می سازد تا به سرعت به کارهای سازمانی فیلیپس سازگار شوند و از طرف دیگر، از آنجا که بهترین شیوه ها از سازمان های مختلف کشف شده، آنها را می توان به راحتی با فرآیندهای موجود در فیلیپس مقایسه نموده و به سرعت در سرتاسر بسیاری از تیم های اجرایی که همان فرآیند را انجام می‎دهند، منتشر نمود.
همچنین هنگامی که فیلیپس در سال 2016 شرکت خود را به دو کسب و کار متمایز تقسیم کرد، PCF به شرکت اجازه داد تا جلوی از دست رفتن دانش پردازشی سازمان را بگیرد، چرا که افراد از یک سازمان به سمت دیگر منتقل شدند.

جلب شدن به دانش

عضویت فیلیپس در APQC، همچنین دسترسی مدیریت فناوری اطلاعات به پایگاه دانش APQC را که مملو از تحقیقات، بهترین شیوه ها و مطالعات بنچ مارکینگ است فراهم می‎کند.
کوکلار به طور منظم برای کارکرد دقیقتر، سریعتر و با قابلیت اطمینان بیشتر از تمام این منابع استفاده می‎کند تا فرآیندهای فیلیپس بتوانند بهترین در نوع خود باشند.
از طریق پورتال بنچ مارکینگ APQC، او گزارشاتی را رویت می‎کند که به او کمک می‎نماید تا بهتر متوجه شود که چگونه فرآیندهای فیلیپس و شاخص های کلیدی عملکرد آن با سایر سازمان هایی که مد نظر دارد، مقایسه می‎شود.
از آنجا که پورتال بنچ مارکینگ به PCF متصل است، مدیر می تواند به طور مستقیم فرآیندهای فیلیپس را با دیگران در خارج از سازمان مقایسه کند و یاد بگیرد که چگونه دیگران مسائل مشابه را حل می‎کنند.
“این امر به ما کمک می کند تا بر فرآیندهای مناسبی که ما باید به آن توجه کنیم، تمرکز داشته باشیم و بنابراین مجبور نیستیم برخی ابزار و مدلسازی ها را مجددا انجام دهیم و این به من کمک می کند تا به مدیریت نشان دهم که در حال حاضر در فرآیندهای خاصی کارآمد هستیم و توضیح می دهیم که در کدام قسمت ها فرصت بهبود داریم. “

منبع