مکانيزاسيون فرايندها با BPMS

اجرای فرآیندها در حالت کاغذی مشکلات زیادی را برای سازمان‌ها خواهد داشت. از سوی دیگر مکانیزه کردن فرآیندها با روش‌های سنتی مهندسی نرم‌افزار و صرفا بر اساس تحلیل اطلاعات و داده‌ها بدون در نظر گرفتن فرآیندهای کاری به دلیل زمانبر بودن، عدم انعطاف‌پذیری و چابکی کافی و پر هزینه بودن این روش‌ها سخت و دشوار است.
لذا  وجود راهکاری برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان با سرعت و انعطاف‌پذیری بالا، امری ضروری و اجتناب ناپذیر به نظر می‌رسد. این راهکار در اصطلاح سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) نام دارد. توسعه فرآیندهای سازمان در BPMS نیازمند مدل‌سازی و تجزیه تحلیل فرآیندهای سازمان است.
مکانيزاسيون فرايندها با BPMS این کمک را به شما می‌کند که بتوانید دید بهتر و کامل‌تری نسبت به فرآیندهای خود داشته باشید و در عمل موجب شناسایی فرآیندهای معیوب سازمان شما می‌گردد.
مدل‌های فرآیند در واقع همان فرآیندهای سازمانی هستند که در قالب آیین‌نامه‌ها و روش‌های اجرایی جریان کار سازمان را هدایت می نمایند

از سوي ديگر در عصر پیشرفت‌های سرسام آور تکنولوژیکی، چرا مشتریان و کارمندان شما باید متحمل کارهای فشرده و آهسته دستی شوند که زمان پردازش را افزایش داده و همه افراد درگیر در فرآیند را تحت الشعاع قرار می‌دهند؟ آیا ترجیح نمی دهید کارکنان شما وقت خود را صرف کار بر روی مشکلات پیچیده تری نمایند؟
همه ما فرآیندهای ناکارآمدی داریم که نیاز به پیشرفت دارند، به خصوص وقتی که صحبت از اتوماسیون یا فناوری به میان می آید. تيم چهان مدير با تجربه خود در زمینه بهبود فرآیند و امکان استفاده از تکنولوژی (مکانيزاسيون فرايندهاي با BPMS ) می‌تواند به شما در کاهش زمان گردش، به حداقل رساندن فرآیندهای تکراری و همچنین بهبود کیفیت داده‌ها کمک نماید. در عین حال که ساخت سکوهای فناوری به عنوان پایه ای برای تمام نیازهای اتوماسیون شما در آینده مفید خواهد بود.
مي‌دانيم کلمه BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software و به معنای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است. این عبارت گاهی اوقات به جای Business Process Management Suite نیز به کار می‎رود.
عملکرد BPMS این است که به سازمان شما کمک می‎کند تا با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید

برخی اهداف و کاربردهای مکانيزاسيون فرايندها با BPMS عبارتند از:

ایجاد شفافیت و تفاهم بین ذینفعان، ردگیری هوشمند، انعطافت پذیری بالا برای تغییر و بهبود فرآيند، یکپارچگی و چابکی، بهینه سازی زمان، فزایش هماهنگی و کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا، شخص شدن نحوه ارتباط ،حدود انتظارات و توقعات کارکنان با ارباب‌رجوع و بالعکس، نشان دادن گردش فعالیت‌ها در سازمان.
در اين پروژه قرار است تعدادي از فرایندهای منتخب از میان فرایندهای مدلسازی شده شرکت يا تمام فرايندهاي در بستر bpms مناسب پیاده سازی مي شود و همچنين در صورت نياز به ساير نرم‌افزارهاي شرکت متصل مي‌شويم تا يکپارچگي ايجاد شود.
توجه شود براي پياده سازي فرايندها لازم است فرمهای مورد نیاز، هدف از طراحي هر فرم، داده ها و  اطلاعات مورد نياز، اطلاعات ثابت و متغير و …  شناسایی و تحلیل گردد.

BPMS منتخب باید حداقل ویژگی ‎های زیر را دارا باشند:

• نقشه برداری فرآیند (process mapping): وجود یک رابط یا زبان نشانه برای تشریح فرآیند.
• موتور فرآیند: یک پلت فرم است که جریان اطلاعات را از کاری به کار دیگر کنترل و فرماندهی می‎کند.
• گردش کار مبتنی بر قانون: توانایی اضافه کردن قوانین کسب و کار برای تغییر جریان اطلاعات را بسته به شرایط خاص داشته باشد.
• طراحی فرم: مکانی برای طراحی مکانیزم ورودی تا بتوان داده ‎ها را ذخیره‎سازی نموده و نمایش داد.
• قابلیت ادغام با سایر سیستم ها: تقریبا تمام فرآیندها باید بتوانند اطلاعات را با سایر سیستمهای مهم به اشتراک بگذارند.
• تجزیه و تحلیل: گزارشهایی برای شناسایی فرآیند، مشکلات، عقب افتادگی، و بهینه سازی فرآیند.
• ارتباطات: سیستم ها و افراد باید بتوانند اطلاعاتی را که در حاشیه به روند اضافه شده است، ارسال کنند.