مدیریت فرایند کسب و کار چابک چیست؟
همانطور که می‌دانید مدیریت فرایند های کسب و کار راهی برای اتوماسیون و مدیریت فرایندهای کسب و کار ساختار یافته و قابل تکرار است. فرآیندهای کسب و کار به طور معمول مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌ها است که با هم در تعامل برای رسیدن به یک هدف خاص در کسب و کار هستند.
رویکرد چابک یا همان رویکرد Agile یعنی توانایی این را داشته باشیم که به شرایط و تغییرات پاسخ سریع دهیم. بنابراین، مدیریت فرآیند کسب و کار چابک یا Agile BPM، از جانب BPM، ساختارهای خودکار و مدیریت شده را فراهم می‌کند تا فرایندهای کسب و کار قابل تکرار را فراهم کند، در حالی که در همان زمان، رویکرد چابک، توانایی اقدام سریع در زمان واقعی برای شرایطی که در فرآیندها پیش‌بینی نشده است را فراهم می‌کند.
بنابراین Agile BPM فرایندها را از فرایندهای از پیش تعریف شده و قابل پیش بینی به سمت مدیریت موارد دشواری که از تکنیک‌های سنتی مدیریت فرآیند پیروی نمی‌کند، سوق می‌دهد.
Agile BPM از این واقعیت نشأت می‌گیرد که BPM سنتی ماهیتی سفت و سخت و تزلزل ناپذیر دارد. برای همین مدیریت فرایند چابک برای این‌که سیستم و کاربران بتوانند با درخواست‌های کار غیر ساختاری یا موقت برخورد کنند، بوجود آمده است.
اما در عین حال، هنگام کار با درخواست‌های کار غیر ساختاری، کاربران باید بتوانند بدون تغییر در طراحی کلی فرآیند به آنها پاسخ دهند.
Agile BPM در کجا می‌تواند به بهترین شکل اعمال شود؟
مدیریت فرایند چابک در حال تبدیل شدن به عنوان یک عرف در بین کسب و کارها است. این امر خصوصاً در مورد سازمان‌هایی که در آنها تعداد فرآیندهای زیادی(صدها فرآیند) وجود داشته باشد، صادق است.
اما به طور کلی می‌توان گفت که مدیریت فرآیند چابک را می‌توان در فرآیندهای کسب و کارهایی اعمال کرد که دارای معیارهای زیر هستند:
- غیرقابل پیش بینی بودن درخواست کارها یک عامل مشترک است.
- برای سازمان‌هایی که فرایندهایشان برای انطباق با نیازهای کسب و کار سریع نیستند.
- سازمان‌هایی که کارکنان با عملکردهای بالا دارند که در کارهای تکراری مشغول هستند و نباید درگیر کارها تکراری شوند و برای دستیابی به اهداف باید متمرکز شوند.
چگونه Agile BPM می‌تواند سودمند شود؟
اگر از یک مدل فرآیند سخت و انعطاف ناپذیر استفاده می‌کنید، متوجه خواهید شد که BPM چابک اطمینان حاصل می‌کند که کسب و کار شما نسبت به تغییرات غیرقابل پیش‌بینی و داده‌های ورودی فوری بسیار انعطلف‌پذیر است. به عنوان اعضای یک سازمان برخی از ویژگی‌هایی که در رویکرد چابک باید کسب کنید در زیر آورده شده است:
- اعضای تیم با تمرکز بیشتر کارهای مهم را انجام دهند.
- نگرش انعطاف‌پذیرتر و شایسته تری نسبت به شرایط غیر منتظره داشته باشند.
- یک محیط همکاری برای انتقال راحت داده بین افراد وجود داشته باشد.
تأثیر Agile BPM در کسب و کارها
Agile BPM همچنان از چندین جنبه مهم فضای کسب و کار را تغییر می‌دهد و همین سبب می‌شود سازمان‌های بیشتری از آن استقبال کنند.
سیستم کمتر = برقراری ارتباط بی‌نقص و شفاف بین همه بخش‌ها اولین نیاز برای Agile BPM است. هنگامی که این الگوی ارتباطات باز ایجاد و حفظ شد به این بخش‌ها کمک می‌کند تا در انواع پروژه‌ها همکاری کنند.
زمان توسعه کوتاه‌تر = شرکت‌هایی که در استفاده از Agile BPM مهارت دارند سریعاً به تغییر بازار پاسخ می‌دهند. آنها می‌توانند با تغییرات و پیشرفت‌های بیشتر مقابله کرده و آنها را سریع‌تر پیاده سازی کنند.
مزیت رقابتی بزرگتر = Agile BPM سازمان‌هایی را که از آن استفاده می‌کنند عملکردشان را به بهترین حالت ممکن درمی‌آورد. زیرا آنها می‌توانند مشکلات را با خلاقیت حل کنند و به سرعت با بازارهای جدید سازگار شوند. این انعطاف پذیری به آنها کمک می‌کند از رقبا جلوتر باشند.
به طور عملی، یک ساختار BPM ممکن است در مواردی استفاده شود که مانند معاملات مالی متداول به طور منظم استفاده می‌شود و به دلایل انطباق هر بار به همان شیوه انجام می‌شود. از طرف دیگر، برای Agile BPM ممکن است یک سناریوی مراقبت‌های بهداشتی داشته باشید که بیماران برای همان بیماری به پزشک مراجعه می‌کنند، اما برای مقابله با آن به درمان‌های مختلفی نیاز دارید. مدیریت فرایند
BPM و Agile BPM به طور همزمان
با نگاهی به هر دو مورد و پیشرفت BPM به Agile BPM، روشن است که در حال حاضر در اکثر شرکت‌ها از هیچکدام به صورت انحصاری استفاده نمی‌کنند.
به طور کلی، برای دستیابی به اهداف سازمانی، ترکیبی از این دو مورد نیاز است تا فرایندها را کارآمدتر کند. در واقع می‌توان گفت یک نقطه اتصال منطقی و ایده آل وجود دارد که توسعه چابک و مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانند در کنار هم قرار بگیرند.
BPM همه چیز در مورد قوانین، پیروی از آنها، رسیدگی به موارد استثنا و بازگشت به قوانین بیشتر است. BPM طی سال‌ها تغییر شکل داده و تغییر کرده است و شامل جریان‌های پیچیده‌تری است از جمله مسیریابی، مسیریابی مجدد، حالت‌های انتظار، قوانین بسیار پیچیده، فرایندهای بازگشتی و مجموعه‌ای از روش ها برای تکرار فرآیند.
توسعه چابک تقریباً مغایر با این ذهنیت است. متدولوژی Agile BPM راهی عالی برای دور شدن از ساختار منظم و سختی BPM سنتی است و به سازمان شما امکان انعطاف پذیری بیشتری می‌دهد.
متدولوژی چابک، فرد را نسبت به فرآیند ارزشیابی می‌کند و ترجیح می‌دهد کاری که انجام می‌شود نسبت به چیزی که مستند است، موثرتر باشد. متدولوژی چابک عناصر انسانی را به عناصر کسب و کار ترجیح می‌دهد همچنین متدولوژی چابک به جای انتخاب مسیر برنامه ریزی شده، امکان تغییر را فراهم می‌کند.
همانطور که گفتیم از آن‌جا که متدولوژی چابک، عنصر انسانی را ارزیابی می‌کند و BPM به طور سنتی بر روند افراد تمرکز می‌کند، در این‌جا یک نقطه اتصال منطقی وجود دارد.
سیستم‌های BPM در حال شکل‌گیری هستند تا بتوانند امکان مسیریابی موقت و مدیریت استثناها را فراهم کنند. برخی از این قابلیت ها نتیجه تقاضای مشتری برای BPMS انعطاف‌پذیرتر است و برخی دیگر از پیشرفت‌های پردازش رایانه مانند افزایش دسترسی و استفاده از یادگیری ماشین است.
