طبق روال هر پروژه “شناسایی و بازنگری فرایندهای کسب‌وکار و مدیریت ریسک فرایندها”، در فاز اول معماری فرایندهای سازمان مورد نظر تهیه می‌شود.
معماری فرآیند را میتوان به عنوان یک مدل بصری و سلسله مراتبی از فرآیندهای یک سازمان تعریف نمود. معماری فرآیند یک طرح مهم تجاری است که تصمیم گیرندگان را هدایت نموده و استراتژی ها را به اجرا درمیآورد. معمولا دو یا سه سطح از سطوح بالاتر معماری فرآیند، یک ابزار تجسمی و مدیریتی قدرتمند فراهم مینماید.
به بیانی دیگر به کمک طراحی معماری فرآیند، اصلاح ساختاری در سیستم‌های فرآیندی صورت میگیرد و در زمینههایی مانند فناوری، نرم‌افزار، فرآیندهای کسب‌وکار و هر سیستم پردازش دیگر، با درجات مختلفی از پیچیدگی اعمال می‌شود.
تهیه فرمت اولیه معماری فرایند شرکت فولاد هرمزگان در سه مرحله به شرح ذیل تدوین شد:
مرحله اول: بررسی و مطالعه اسناد بالادستی شرکت فولاد هرمزگان از قبیل مطالعات نقشه استراتژیک، شناسنامه فرایندهای موجود، گردش‌کارها، دستورالعمل‌ها و … که حاصل این مطالعات تهیه پیش‌نویس معماری فرایند فولاد هرمزگان بوده است.
مرحله دوم: برگزاری جلسات و مصاحبه با خبرگان هر واحد.
در این مرحله بالغ بر 40 جلسه با مدیران و روسای این شرکت تشکیل شده است، فرایندهای شناسایی شده (در مطالعه اسناد بالادستی و در مصاحبه‌ها) در گروه فرایند و کلان فرایند مربوطه درج و مالکین فرایندها نیز شناسایی و تخصیص داده شده است.
مرحله سوم: معماری فرایند به دست آمده از دو مرحله قبلی، با استاندارد جهانی APQC و همچنین با معماری فرایندهای پروژ‌های قبلی شرکت توسعه راهکار جهان مدیر از قبیل پالایشگاه گاز ایلام، پالایشگاه گاز سرخون و قشم و … و نمونه‌های خارجی مقایسه و جلسات تحلیلی برگزار شده است تا معماری فرایند در بهترین کیفیت ممکن ارائه شود. مجدد مرزهای فرایندها بررسی، فرمت اولیه تهیه و برای تمامی مالکین فرایند جهت بررسی نهایی (قبل از شروع فاز مدلسازی فرایند) ارسال شد.
در این مرحله ممکن است مالکین فرایند تغییراتی اعم از تغییر نام، اضافه یا کم نمودن فرایند داشته باشند، مجدد فایل دریافتی با استاندارد جهانی و تشکیل جلسات مربوطه در شرکت توسعه راهکار جهان مدیر مورد بررسی قرار گرفته؛ این روال تا زمان دریافت تایید نهایی از شرکت فولاد هرمزگان ادامه‌دار بوده است.
لازم به ذکر است، در تهیه معماری فرایند هر سازمان سعی در محدود نمودن مرز فرایندهاست، تا در زمان ارزیابی بتوان فرایندها را دقیق‌تر مورد ارزیابی قرار داد.
