مطالعه موردی یک شرکت در استقرار سیستم BPMS
شعار Deutsche Post DHL Group ارتباط مردم، بهبود زندگی است. شرکت تدارکات جهانی از BPMS برای ارتباط بیشتر در عملیات خود استفاده کرد، و امکان مکانیزه کردن یکپارچه ۲۴ فرآیند، از جمله صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده، مدیریت داده های اصلی فروشنده و غیره را فراهم کرد.
اهداف استقرار BPMS
- مکانیزه کردن یکپارچه فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده برای به حداکثر رساندن پتانسیل ربات‌های RPA که بیش از ۵۰۰۰۰ فاکتور در روز را پردازش می‌کنند.
- ایجاد پورتال مدیریت داده فروشنده اصلی که کاربران خارجی را به یک فرآیند تدارکات متصل می کند.
- حصول اطمینان از انطباق با فرآیند ایجاد فروشنده جدید برای جزئیات صورتحساب و تأیید شخص ثالث
- بهبود تجربه کاربر و حذف وظایف دستی و بهبود کارایی و انطباق با ارتباط سیستم ها
دستاوردهای استقرار BPMS
- نرخ اتوماسیون ۹۵٪ در فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده
- دسترسی ۲۸۰۰۰۰ کاربر به پورتال پشتیبانی
- پردازش ۱۰۰۰ فروشنده از طریق پورتال فروشنده
- پردازش ۲ میلیون مورد در سال با استفاده از BPMS
- استفاده از مدل‌سازی فرآیند برای یکپارچه سازی سیستم‌های پورتال فروشنده در گردش کار واحد
- گردش کار استاندارد شده، انتخاب فروشنده منطبق را تضمین می کند و به طور خودکار جزئیات را برای ممیزی تولید می کند
- حذف وظایف دستی با مکانیزه کردن فرآیند
بررسی مختصر
فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده تقریباً کاملاً دستی بود و روزانه بیش از ۲۵۰۰ مورد فقط در سوئیس انجام می‌شد، بنابراین خودکارسازی و صرفه‌جویی در زمان و هزینه در این فرآیند با حجم بالا بسیار ارزشمند بود.
BPMS به عنوان هماهنگ‌کننده مکانیزه کردن فرآیند برای اتصال فناوری‌هایی از جمله UiPath RPA ،ABBYY Flexicapture و سیستم مالی Oracle برای ارائه مکانیزه کردن یکپارچه عمل کرد.
قابلیت مدل‌سازی فرآیند BPMS عالی بودن خود را هنگام ایجاد پورتال MDM فروشنده ثابت کرد، زیرا تیم قادر به تعریف جریان فرآیند و اعتبارسنجی داده‌ها به روشی آسان و راحت بود.
به هر فردی که از پورتال استفاده می‌کند، یک هویت منحصر به فرد فروشنده از طریق BPMS داده می‌شود. این به استاندارد کردن گردش کار کمک کرد و به همه اجازه دسترسی مجاز به پورتال را داد.
چالش
DP DHL نیاز داشت که فرآیندها را در سرتاسر شرکت خود هماهنگ کند. آنها قبلاً مجموعه پیچیده ای از فناوری ها و برنامه های کاربردی، از جمله SAP ،Oracle و Sharepoint داشتند، اما به یک پلت فرم مکانیزه کردن برای پر کردن شکاف ها و متحد کردن سیستم ها نیاز داشتند.
آنها یک رویکرد استراتژیک برای مکانیزه کردن فرآیند اتخاذ کردند که با فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده شروع شد. پروژه ای پیچیده و جاه طلبانه که در صورت موفقیت، بیشترین صرفه جویی را به همراه خواهد داشت، زیرا قبلاً کاملاً دستی بود.
BPMS در کنار سایر فناوری‌های اتوماسیون، از جمله ABBYY برای جمع‌آوری اطلاعات از اسناد چاپی و UiPath RPA برای مکانیزه کردن وظیفه، به عنوان هماهنگ کننده بود.
این فناوری‌ها فرآیند صدور صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده بر روی مورد‌ها را قادر می‌سازد تا کاملاً خودکار و یکپارچه باشد. این پروژه به عنوان یک آزمایش عمل کرد تا نشان دهد که چگونه پلتفرم BPMS با پشتوانه فناوری آنها تعامل خواهد داشت.
به دنبال موفقیت این پروژه و سایر پروژه‌های کوچکتر، تیم DP DHL توجه خود را به پورتال مدیریت داده فروشنده اصلی (MDM) معطوف کرد که یک جزء حیاتی در فرآیند تدارکات است.
این فرآیند قبلاً به جمع‌آوری دستی و اعتبارسنجی داده با زمان فشرده برای پر کردن شکاف‌های بین وقفه‌های سیستم متکی بود. فعالیت‌های دستی مانند پر کردن صفحات گسترده، ارسال ایمیل و وارد کردن دستی داده‌ها به دلیل وقفه‌های سیستم بین گردش کار و ERP یک اتفاق روزمره بود.
گروه DP DHL برای بهبود کارایی و اطمینان از انطباق، به یک راه حل یکپارچه نیاز داشت. پورتال نیاز به سفارشی سازی داشت که استفاده از راه حل های خارج از بسته پورتال بسیار پرهزینه و زمان بر خواهد بود.
راه حل
استفان ونزل، معاون سابق مرکز دیجیتال سازی: “BPMS به ما اجازه می دهد تا با رویکرد استفاده از کمترین کد نویسی فرآیندهای پیچیده تری را پیاده سازی کنیم، ساختارهای داده ورودی واقعاً پیچیده را برای کاربران تفسیر کنیم، آنچه برای ما مهم است این است که تحلیلگران فرآیند ما قادر باشند تا در سطح بسیار بالایی به ویژه در محدوده ی پیاده سازی گردش کار ،کار کنند، آنها به سادگی می توانند با تخصص بسیار کمی در فناوری سریعتر باشند.”
تیم گروه DP DHL در BPMS و مکانیزه کردن فرآیند دیجیتال تازه کار بودند و قبلاً به MS Visio برای ایجاد گردش کار تجاری متکی بودند، بنابراین آنها بر روی اولین پروژه خود با کمک تیم خدمات حرفه ای BPMS کار کردند و کارمندان آنها را تحت نظر قرار دادند تا یاد بگیرند که چگونه پلتفرم را پیاده سازی و استفاده کنند.
تیمو نف، سرپرست تیم معماران وطراحان مکانیزاسیون: “ارتباط مردم، بهبود زندگی: این به معنای واقعی کلمه چیزی است که ما انجام می دهیم. ما مشتریان، متقاضیان، کارکنان و فروشندگان را به هم مرتبط می کنیم. یکپارچه سازی با فهرست راهنمای فعال Azure ما آن را در گردش های کاری مان خاص، آسان و امن می کند. “
با استفاده از سایت های BPMS ، آنها توانستند پورتال فروشنده را بسازند که به کارمندان DP DHL و فروشندگان خارجی اجازه می دهد مستقیماً داده ها را ارسال کنند.
پورتال از قوانین کسب و کار استفاده می کند تا به صورت خودکار داده ها را هنگام ورود تأیید کند تا مراحل بررسی تکراری را به حداقل برساند. جزئیات تأمین‌کننده نیز به‌طور خودکار در سیستم خرید الکترونیکی تکرار شد تا در تلاش دستی بیشتر صرفه جویی شود.
تیم به لطف کارکردهای بصری BPMS ، مانند فرم‌ها و فرآیندهای قابل استفاده مجدد، تنها در شش ماه توانست راه‌حل را توسعه دهد. این یک رویکرد قالبی برای پروژه ارائه کرد که به سرعت بخشیدن به زمان استقرار کمک کرد.
نتایج
BPMS اکنون در سراسر شرکت DP DHL به صورت جهانی مورد استفاده قرار می گیرد، با راه حلی که در ۱۷ زبان برای هماهنگ کردن سیستم ها، بهینه سازی عملیات و ارائه دید کامل به کار گرفته شده است.
بیش از ۲۴ فرآیند در حال حاضر بر روی پلتفرم در حال اجرا هستند، از جمله فرآیندهایی برای پشتیبانی از واحدهای های منابع انسانی و املاک و مستغلات.
BPMS به یک جزء حیاتی در پشتوانه فناوری DP DHL تبدیل شده است، با یک رابط کاربری سفارشی سایت BPMS دسترسی مستقیم را برای کارکنان پرونده فراهم می کند. اکنون بیش از دو میلیون مورد در سال از طریق پلت فرم BPMS پردازش می شود.
فرآیند استاندارد ایجاد شده در BPMS به اطمینان از انتخاب فروشنده منطبق کمک می کند و به طور خودکار اطلاعات مورد نیاز برای ممیزی را تولید می کند که قبلاً در ایمیل ها دفن شده یا حتی به اشتباه حذف شده است.
سهولت استفاده از پلتفرم جدید کیفیت فرآیند و تجربه کاربری بهبود یافته ای را فراهم می کند تا جایی که کاربران نیازی به آموزش بر روی پلت فرم بصری ندارند و در هزینه ها بیشتر صرفه جویی می شود.
فروشندگان خودشان اکنون می توانند با پورتال تعامل داشته باشند، کاری که قبلاً نمی توانستند انجام دهند: آنها باید اطلاعات را از طریق ایمیل به DP DHL ارسال می کردند.
فرم های تولید شده توسط BPMS راهی آسان را برای آنها فراهم می کند که مستقیماً داده های خود را ارسال کنند و همچنین می توانند پرس و جوهای مستقیم مانند وضعیت صورتحساب را انجام دهند. اکنون بیش از هزار فروشنده از طریق پورتال پردازش شده اند.
استفان ونزل: “ما اکنون بیش از ۲۰۰ طرح را اجرا کرده‌ایم و بسیاری از آنها فرآیندهای یکپارچه هستند. ما سعی نمی کنیم وظایف فردی را بدون نگاه کلی به محیط ها خودکار کنیم. این بهترین راه ممکن برای به حداکثر رساندن کارایی است.”