در شرکت پالایش گاز ایلام بسياري از فرآيندهاي كسب و كار لزوماً متناسب با اهداف كسب و كار طراحي نشده اند بلكه به مرور زمان و بر اساس ضروريات بوجود آمده، شكل گرفته‌اند كه ممكن است دربرگيرنده فعاليت‌هاي بدون ارزش افزوده نيز باشند. همچنين از واحدها با ديدگاه كاركردي اداره مي‌شوند و فقدان رويكرد فرآيندگرايي مي‌باشند. می توان از BPM، بواسطه همراستا سازی فرآیندها با اهداف کسب‌و‌کار، بهبود این فرآیندها، تعیین معیارهای سنجش، پایش عملکرد با استفاده از این سنجه‌ها و نهایتا بهبود و پیشرفت مستمر عملکرد، برای حرکت به سمت تعالی شرکت و رسیدن به رویکرد فرایندگرا بهره برد.
از سوی دیگر می‌دانیم فرآیندها، اساسی‌ترین و موثرترین مولفه‌های سازمانی به شمار می‌روند. بر همین اساس برای اینکه سازمان‌ها از اثر بخشی و کارایی مطلوبی برخوردار گشته و زمینه ایجاد جریان ارزش و توسعه و خلق مزیت رقابتی را فراهم سازند ضروری است نسبت به معماری فرایندها جهت دستیابی به فرایندهای بهبود یافته اقدام گردد. این مهم در صنعت گاز به عنوان یک صنعت فرایند مدار از اهمیت بسزایی برخوردار است.
بنابراین به نظر می‌رسد با توجه به شرایط موجود و نیز با در نظر گرفتن فضای رقابتی میان شرکتها، در پيش گرفتن رويكرد فرآيندي و بهبود فرآيندها مي‌تواند نقش بسيار مهمي در موفقيت داشته باشد. از این رو در این شرکت پروژه‌ای تحت عنوان « شناسايي و بازنگري فرايندهاي کسب وکار و مديريت ريسک فرايندهاي شرکت پالايش گاز ايلام » آغاز گردیده است.
این پروژه شامل 4 فاز است:
1.شناخت و مستندسازی فرایندهای وضع موجود شرکت
2.تحلیل و آسیب شناسی فرایندهای فعلی
3.طراحی، بهبود و بازمهندسی فرایندهای مورد نظر
4.استقرار نظام مدیریت ریسک فرایندها
در این پروژه تیم جهان مدیر به شناسایی، طراحی، تحلیل و بهبود فرایندهای پرداخته و سند تحلیل و طراحی را جهت مکانیزاسیون فرایندهای منتخب با رویکرد پیاده سازی در بستر bpms آماده نمود.
برای این پروژه بیش از 300 جلسه شناسایی و تحلیل در مدت 6 ماه برگزار شده است. طی این جلسات تمام فرایندهای وضع موجود با استاندارد bpmn 2.0 مدلسازی، سپس با کمک تکنیکهای مختلف تجزیه و تحلیل، آسیب شناسی شده و بهبود یافته و مدلهای بهبود یافته با استاندارد bpmn 2.0 ترسیم شده‌اند.
معماری فرایند موجود و مطلوب نیز برای شرکت طراحی گردید. در این مسیر از الگوبرداری از APQC نیز استفاده شد و معماری طی مراجل مختلف پروژه مورد بهبود بازنگری قرار گرفت.
برای انجام درست ایجاد سلسه مراتب فرایندی با استفاده از تکنیک الگوبردای علاوه بر مطالعه و بررسی نمونه‌های داخلی، با کمک مدلهای مرجع و best practiceها نمونه‌های غیر ایرانی مورد بررسی قرار گرفته و جلسات تحلیلی بسیاری در شرکت توسعه راهکار جهان مدیر برگزار شده است تا این معماری با بالاترین کیفیت ممکن طراحی شود.
سپس فرایندها با استفاده از خبرگی تحلیل‌گر، خبرگی متولی فرایند، تحلیل ارزش افزوده و همچنین تحلیل ریشه‌ای خطا، مشکلات و آسیب‌های فرایندی شناسایی و راهکارهای آن ارائه شده است. بر اساس تحلیل انجام شده و راهکارهای آن بهبودهای لازم در سطح فرایند و فعالیت‌های فرایند نیز طراحی و تدوین گردید.
برای اجرای فاز دوم تا چهارم پروژه بیش از 130 جلسه با کارکنان شرکت برگزار شده است که طی آن نظرات و اطلاعات کاملی برای شناسایی ریسک‌های فرایندی شرکت پالایش گاز ایلام واصل گردیده است. همچنین برای انجام درست و با کیفیت استانداردهای مختلف این حوزه بررسی و یک استاندارد امریکا به عنوان مبنا جهت تدوین مکانیزم مدیریت ریسک شامل شناسایی، ارزیابی و ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه قرار گرفته است.
