هنگامی که افراد کسب و کار جدیدی را راه اندازی می کنند، معمولاً بر روی عملیات روزانه خود و آنچه برای سرپا نگه داشتن سرمایه خود نیاز دارند متمرکز می‌شوند. این افراد ممکن است نقش مهم مستندسازی فرآیند را در مراحل اولیه راه اندازی کسب و کار خود در نظر نگیرند. مستندسازی فرآیند، برای رشد پایدار کسب و کار ضروری بوده و با گذشت زمان، سازمان را به سطوح بالاتر ارتقا می دهد. بعنوان مثال، قراردادها این امکان را می دهند تا فرصت های جدید را کشف کرده و افق های کاری را گسترش دهید. کسب‌وکارهایی که در مقیاس بزرگ فعالیت می‌کنند، برای اثبات سازگاری و پاسخگویی، ملزم به مستندسازی برای هر مکانی که در آن فعالیت می‌کنند، می باشند. با این حال، صرف نظر از اینکه کسب و کار شما چه ابعادی دارد، حفظ سوابق آن بسیار مهم است.
مستندسازی، روایتگر کسب و کار شماست. روایتگر خاستگاه، هدف و سفری که کسب و کار برای دستیابی به این اهداف طی می کند. مستندات، وضعیت فعلی شما را توضیح داده و به مشتریان و سرمایه گذاران این آگاهی را می دهند که شما در مسیر درستی هستید. به طور کلی، تصور عمومی از یک کسب و کار مبتنی بر استانداردهای مدیریت داخلی آن است که نشان می دهد آیا کسب و کار به اصول و اخلاق حرفه ای پایبند است یا خیر. مستندسازی دقیق و صحیح، به کسب و کارها این امکان را می دهد تا با نشان دادن میزان مؤثر بودن رویه های مدیریتی خود، بهترین تصویر را از خود به نمایش بگذارند.
اغلب متخصصین کسب و کار تمایل دارند از هر کجا که هستند به اطلاعات دسترسی داشته باشند. مستندسازی دیجیتال که در سایه پیشرفت‌های فناوری اطلاعات ایجاد شده است، کمک شایانی به این موضوع نموده است. زیرا با به حداقل رساندن محدودیت هایی از قبیل نیاز به مراجعه حضوری برای دریافت سوابق مورد نیاز خود، صرفه جویی قابل توجهی را در زمان ایجاد کرده است.
مستندسازی فرآیند
مستندسازی فرآیند یکی از زیرشاخه های مهم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که شامل ثبت طرح کلی از مراحل از ابتدا تا انتهای فرایند برای نشان دادن نحوه اجرای آن است. از این طریق، یک چشم انداز روشن و بالا به پایین برای کارکنان و مدیران جهت تجسم و درک گردش کار فرایند فراهم می شود. در مستندسازی فرایند، توصیف کامل از فرایند کسب و کار با استفاده از کلمات، تصاویر و نمادها برای تعیین دقیق نحوه عملکرد فرایند در یک محیط ایده آل ارائه می شود. مستندات باید شامل داده های مورد نیاز برای تکمیل فرایند، اطلاعات مربوط به گردش کار و هر تصمیمی باشد که باید گرفته شود. مفید و موثر بودن فرایندهای کسب و کار در گرو طراحی، ساختاردهی و مستندسازی دقیق است. رسیدن به نتایج مورد انتظار با ثبت و مستندسازی هر چه بیشتر جزئیات در مورد فرایند کسب و کار ممکن می شود.
در حالی که ممکن است فکر کنید مستندسازی فرایند فقط یک جنبه بوروکراتیک و غیرمولد است، در واقع برای اطمینان از موفقیت فرایند کسب و کار بسیار مفید است. زیرا مستندات فرایند می‌تواند مبنای توافقی و قابل اعتمادی را برای درک بهبودهای لازم برای بهینه‌سازی عملکرد کلی فرایند در اختیار شما قرار دهد.
• هدف مستندسازی فرایند
هدف مستندسازی فرایند مشابه هدف مدیریت فرایندهای کسب و کار است. از طریق بهینه سازی فرایندهای اصلی، عملکرد کسب و کار و چابکی عملیاتی را بهبود می بخشد. مستندسازی فرایندها در حین اجرا، کارکنان را قادر می‌سازد تا در حین انجام کار یاد بگیرند و از اشتباهات و موفقیت‌هایشان برای پایش فرایندها بینش به دست آورند.
• مزایای مستندسازی فرایند
فقدان رویه های مستند و استاندارد منجر به تکرار اشتباهات و ناکارآمدی می شود که به نوبه خود هزینه های قابل توجهی برای کسب و کار به همراه دارد. در ادامه به برخی از مهمترین مزایای مستندسازی فرایند اشاره خواهیم نمود:
o ایجاد ثبات: اشتباهات و در نتیجه زمان صرف شده کاهش می یابد.
o کاهش هزینه¬های عملیاتی: از طریق مستندسازی فرایند، فرایندهای ناکارامد کشف و اصلاح می‌شوند و فرایندهای تکراری برای به حداکثر رساندن کارایی، خودکار می‌شوند.
o کاهش ریسک: توانایی اثبات اینکه عملیات بر اساس مقررات انطباق پیش می رود، ریسک پرهزینه عدم انطباق را کاهش می دهد.
o افزایش تعامل کارکنان: زمانی که کارکنان فرایندها را مستندسازی و با مشکلات آن دست و پنجه نرم کنند، به نوعی احساس مالکیت می کنند.
o ساده¬سازی آموزش: مستندات فرایند راهنمای ساده و در عین حال کاربرپسندی برای کارکنان در آینده است.
o برون سپاری بدون استرس: هنگامی که فرایندها به خوبی تعریف شده باشند، به راحتی می توان بدون اینکه ثبات عملکرد فرایند قربانی شود، کارکنان پیمانکاری را به کار گرفت.
o حفظ دانش: دانش فرایند مستند می شود و در مواجهه با غیبت یا جابجایی غیرمنتظره کارکنان از بین نمی رود.
• یک نمونه از بهترین ابزارهای مستندسازی فرایند در سال ۲۰۲۲
Visual Paradigm:
نرم افزار ویژوال پارادایم ابزاری قدرتمند، با پلتفرمهای مختلف و در عین حال آسان برای طراحی و مدیریت سیستمهای IT میباشد. ویژوال پارادایم، پلتفرم توسعه هوشمندانهای را برای ساخت سریعتر، بهتر و ارزانتر اپلیکیشنهای با کیفیت در اختیار توسعه دهندگان نرم افزار قرار میدهد! این امر قابلیت همکاری عالی را با دیگر ابزارهای CASE و بسیاری از IDE های پیشرو تسهیل نموده و فرآیند توسعه کل Model-Code-Deployment را به شکل بهتر اجرایی مینماید.
همچنین نرم افزار ویژوال پارادایم ابزاری قدرتمند برای مستندسازی فرآیند است. این ابزار چرخه مدیریت فرایندهای کسب وکار را به پوشش داده و امکان استفاده از تمام علائم استاندارد BPMN را دارد.
برای آشنایی با استاندارد BPMN مقاله « خلاصه و مفید: استاندارد BPMN چیست؟ » را مطالعه بفرمایید.
ویژوال پارادایم دو ویژگی خیلی مهم دارد که آن را از سایر ابزارهای برای مدلسازی فرایند متمایز می‌کند:
۱. امکان تحلیل‌های مختلفی را برای فرایندهای ترسیم شده فراهم می‌کند از جمله شبیه سازی و دیاگرام ماتریس‌ها
۲. می‌توان خروجی‌های مختلفی از فرایندهای ترسیم شده گرفت و آن را در ابزارهای دیگر محصوصا BPMSها نمایش داد و استفاده نمود.
این نرم‌افزار قابلیت‌ها و توانمندی‌های بسیار دیگری دارد، از جمله اتصال ساختار به فرایند؛ امکان طراحی معماری فرایند و اتصال آن به فرایندها و … در کتاب آموزش کاربردی ویژال پاردایم با آن‌ها آشنا خواهیم شد.
جهت مطالعه منبع اول اینجا کلیک کنید.
جهت مطالعه منبع دوم اینجا کلیک کنید.