پروژه شناسايي و بازنگري فرايندهاي کسب وکار و مديريت ريسک فرايندهاي شرکت پالايش گاز ايلام در آبان ماه 1398 آغاز گردید و پس از استخراج معماری فرایندها و مدلسازی وضعیت موجود فرایندها بعد از گذشت حدود 4 ماه وارد فاز تحلیل و بهبود فرایندها شد.
در این نوشته در نظر داریم در مورد فاز تحلیل و بهبود فرایندهای این پروژه و برخی درس آموخته ها در مورد این فاز از مدیریت فرایند مطالبی ارائه نماییم. گفتنی است تحلیل و بهبود فرایندها طی فازهای دوم و سوم پروژه صورت پذیرفت.
در تصویر پایین شمای کلی از مراحل مربوط به تحلیل و بهبود فرایندها را مشاهده می نمایید.
تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار پروژه شناسايي و بازنگري فرايندهاي کسب وکار و مديريت ريسک فرايندهاي شرکت پالايش گاز ايلام عبارت بودند از:
- تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
- تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
- بررسی تجربی (Experience Examination)
- تجزیه و تحلیل علت و معلولی (cause mapping analysis)
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، یک بررسی دقیق از هر فعالیت یا کار در یک فرآیند است تا معین شود که آیا آن فعالیت به پشتیبانی از الزامات یا نیازهای مشتریان / سهامداران کمک میکند یا خیر. این شیوه تحلیلی، از جمله رویکردهای تحلیل کیفی فرآیندهای کسب و کار محسوب میشود. برای اضافه کردن ارزش، یک فرآیند یا فعالیت باید یک خروجی ایجاد کند که برای مشتری با ارزش باشد. برای تکمیل این خروجی، فعالیت مورد نظر حتما باید تکمیل شود. هدف از روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، این است که مراحل ایجاد ارزش افزوده را بهینه سازی نماید. از طرف دیگر میکوشد تا مراحل بدون ارزش افزوده را به حداقل رسانده و یا حذف کند. بنابراین بسیار مهم است که تیم بتواند در سریعترین زمان ممکن و در ابتدای تجزیه و تحلیل، اقدامات بدون ارزش افزوده را شناسایی کند.
تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
یکی از مهمترین تکنیکها برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ است. تجزیه و تحلیل شکاف، یک فرآیند گزارش دهی است که در صنایع مختلف برای بهبود فرآیندها استفاده میشود. اگر فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف قوی باشد، در نهایت به مدیران پروژه این توانایی را میدهد تا تعیین کنند که آن کسب و کار در چه جایگاهی قرار دارد و در چه جایگاهی میخواهد باشد.
بررسی تجربی (Experience Examination)
بر اساس اطلاعات استخراج شده در شناسنامه فرایندها در فاز قبلی و بر اساس جلسه مصاحبه با خبرگان حوزه مشکلات و ایده های بهبود فرایندها شناسایی و در این فاز مورد بررسی و تجریه و تحلیل و استفاده قرار خواهد گرفت.
تجزیه و تحلیل علت و معلولی (cause mapping analysis)
تجزیه و تحلیل علت و معلول، آن‌طور که امروزه در کسب‌وکار به کار گرفته میشود، یکی از چندین طرح ابتکاری ژاپنی‌ها به قصد بهبود کیفیت و کنترل کیفیت است. این فرآیند با استفاده از نمودار ایشیکاوا یا نمودار استخوان ماهی انجام میشود. به این دلیل این نمودار را استخوان ماهی نامیده‌اند که شبیه اسکلت ماهی است. نمودارهای ایشیکاوا طی دهه‌ی ۱۹۶۰ میلادی توسط کائورو ایشیکاوا (Kaoru Ishikawa) که مسئول کنترل کیفیت فرآیندها در شرکت کشتی‌سازی کاوازاکی (Kawasaki Shipyard) بود، طراحی شدند.
یکی دیگر از اقدامات صورت گرفته در این تحلیل استفاده از مدل های مرجع و بنچ مارکینگ است.
برخی از مشکلات شناسایی شده در مورد فرایندهای این شرکت به قرار زیر است. البته به دلیل مالکیت معنوی شرکت پالایش گاز ایلام از بیان جزئیات خودداری کرده و تنها به بیان برخی از مشکلات که در اکثر سازمان ها وجود دارد اشاره خواهد شد.
- طولانی شدن زمان اجرای برخی از فرآیندها
- نبود مهلت زمانی مشخص در برخی از فعالیت ها و کنترل مهلت های زمانی تعیین شده
- تعدد ارجاعات بیش از حد بین افراد درگیر در برخی از فرایندها
- لزوم پیگیری متعدد بابت حصول اطمینان و نتیجه در برخی از فرایندها
- عدم امکان گزارش گیری از نحوه عملکرد فرایندها
- و…
همچنین در این فاز PHD (نمودار سلسله مراتب فرایندها) وضعیت مطلوب فرایندهای شرکت استخراج گردید. گفتنی است برای طراحی معماری فرایندهای مطلوب شرکت علاوه بر تحلیل صورت گرفته، از نمونههای داخلی موفق نیز الگوبرداری شد.
در ادامه بهــبود فرآیندها و طراحی فرایندهای وضع مطلوب در دستور کار قرار گرفت. هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک میکند که به اهداف عملکردی خود برسد.
بازطراحی فرآیندها در دوحالت انجام میشود:
- وقتی فرآیند از ابتدا خوب طراحی نشده است.
- وقتی که فرآیند از ابتدا خوب طراحی شده است اما گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی و یا تغییرات ایجاد شده در ساز وکار قانونی، نیاز به بازطراحی فرآیند در جهت بهبود آن را به وجود آورده است.
طراحی مجدد و تحلیل فرایند ارتباط بسیار نزدیکی دارند و گزینه‌های جدید تغییرات پیشنهادی، قبلاً با استفاده از تکنیک‌های آنالیز فرایند تجزیه و تحلیل شدهاند. در نهایت امیدوار‌کنندهترین گزینه‌های تغییر که ترکیب شدهاند، منجر به طراحی مجدد فرایند می‌شوند.
فاز بعدی این پروژه استقرار نظام مدیریت ریسک فرایندها است که در مراحل پایانی می باشد که در مطلب بعدی در مورد این فاز توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
