مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار به طور خلاصه، روشی است که شرکت شما به آن شیوه فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت کرده و بهبود می بخشد.
این امر می تواند به معنای ایجاد انواع تغییرات در نحوه عملکرد باشد. به عنوان مثال می توانید فرآیندها را بازسازی کرده (یک مرحله را بردارید، یک مرحله اضافه کنید و غیره) یا با استفاده از فناوری جدید (تقریباً خودکار کردن هر چیزی) آن را به طور کامل مهندسی نمایید.

 تعریف فرایند

• فرایند راهی را برای رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک خودش مشخص می‌کند.
• فرایند، مشتری یا مشتری‌هایی داخلی/خارجی دارد که از خروجی‌های آن استفاده می‌کنند.
• فرایندها عبارت‌اند از مجموعه فعالیت‌هایی که از منابع سازمان استفاده می‌کنند تا نتایج تعیین‌شده‌ای را حاصل کنند.
• وبستر: فرایند روش ویژۀ انجام کار است که از مراحل و فعالیت‌های متعددی تشکیل می‌شود.
• تعریف EFQM: فرایند توالی فعالیت‌هایی است که با تولید خروجی‌های موردنیاز از ورودی‌های متنوع، ارزش افزوده ایجاد می‌کنند.
• مایکل همر: فرایند کسب‌وکار عبارت است از تعدادی وظایف که با یکدیگر، ارزش مدنظر مشتری را فراهم می‌کنند.
• همۀ شرکت‌ها از ترکیب فرایندها به‌ وجود آمده‌اند. درحقیقت فرایندهای کسب‌وکار همان کاری هستند که شرکت‌ها و سازمان‌ها انجام می‌دهند.
• از منظر ایزو ۹۰۰۰ فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با هم یا مؤثر بر هم است که ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند.
• فرایند ممکن است از مجرای ماشین، فرد، کامپیوتر، وسیلۀ شیمیایی، تجهیز، مجموعه وظایفی که توسط افراد سازمان به مرحلۀ عمل درمی‌آید و امثال آن خودنمایی کند.
• داونپورت: فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌های متوالی است که ورودی و خروجی مشخصی داشته و زمان و مکان مشخصی دارد.
• همر و چمپی: فرایند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که یک یا چند ورودی را به یک خروجی مشخص تبدیل می‌کند که این خروجی برای مشتریان ارزش دارد.

این مطلب را نیز بخوانید: تفاوت میان BPM و BPMS و BPMN

در واقع می توان گفت فرایند تبدیل ورودی به خروجی است که مرز مشخصی دارد، بواسطه یک سری از فعالیت‌ها که ویژگی‌های زیر را داشته باشند:

• تکرار پذیر است.
• یک سری وظایف به هم پیوسته هستند یعنی فعالیت ها توالی دارند.
• هر فرآیند یک هدف مشخص دارد و ارزش افزوده ایجاد می کند و نه تنها فرایند بلکه هر فعالیت نسبت به فعالیت قبلی.
• تعامل بین نقش هاست بنابراین حتما بیش از یک نقش سازمانی در آن درگیر خواهد بود.
• قابلیت سنجش دارد و این سنجش هم از بعد اثربخشی یعنی میزان تحقق نتیجه و هم از بعد کارایی یعنی مصرف بهینه منابع خواهد بود.

در کل، BPM در مورد بهینه سازی نحوه انجام کار در یک سازمان برای دستیابی به نتایج مطلوب به طور کارآمد و مؤثر صحبت می‌کند.
این شامل یک رویکرد ساختار یافته برای شناسایی، تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار است. BPM هر دو جنبه استراتژیک و عملیاتی مدیریت فرآیند را در بر می‌گیرد و افراد، فرآیندها، فناوری و داده‌ها را برای ارتقای تعالی سازمانی یکپارچه می‌کند.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک رویکرد سیستماتیک برای شناسایی، طراحی، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، مستندسازی، اجرا و نظارت بر فرآیندهای کسب‌وکار خودکار و غیر خودکار است. این رویکرد برای دستیابی به نتایج عملیاتی منسجم و هدفمندی است که منابع را با اهداف استراتژیک سازمان همسو می‌کند.

مولفه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار

BPM شامل چندین مؤلفه به هم پیوسته است که برای پشتیبانی از چرخه حیات فرآیندهای کسب‌وکار با هم کار می‌کنند:

• شناسایی فرآیند: این بخش شامل شناسایی و مستندسازی فرآیندهای مختلفی است که در یک سازمان وجود دارد، از جمله اهداف، ذینفعان، ورودی‌ها، خروجی‌ها و وابستگی‌ها.
• طراحی فرآیند: در مرحله طراحی فرآیند، سازمان‌ها مدل‌های فرآیندی جدیدی را توسعه می‌دهند یا مدل‌های موجود را برای بهبود کارایی، حذف ضایعات و بهبود عملکرد کلی بازطراحی می‌کنند. این ممکن است شامل ساده‌سازی گردش‌های کاری پیچیده، استانداردسازی رویه‌ها و ترکیب بهترین شیوه‌ها باشد.

• تجزیه و تحلیل فرآیند: تجزیه و تحلیل فرآیند مستلزم بررسی فرآیندهای موجود برای درک عملکرد آن‌ها، شناسایی تنگناها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود است.
  تکنیک‌هایی مانند فرآیندکاوی، تجزیه و تحلیل جریان ارزش و تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای معمولا در این مرحله استفاده می‌شود.
  فرآیندکاوی به کشف فرآیند کمک می‌کند، تجزیه و تحلیلی از اینکه چگونه فرآیندها در واقع رخ می‌دهند، انحرافات آنها از مدل ایده‌آل، مشکلات ایجاد شده، عدم رعایت بهترین روش، تدابیر لازم برای بهینه‌سازی و سپس شروع به بهبود فرآیند، اندازه‌گیری استفاده از داده‌ها و غیره کمک می‌کند.
  در این صورت، فرآیندکاوی در یکی از مراحل چرخه عمر (BPM) مدل‌سازی و تجزیه و تحلیل فرآیندها قرار می‌گیرد، اما قبل از آن باید معماری فرآیند را انجام دهیم.
  به نظرم یکی از نکات بسیار مهم در فرآیندکاوی، کمک به ما در ایجاد پیشرفت فرآیند در مدت زمان کوتاه مانند بهبود زمان یا هزینه فرآیند است و این باعث ایجاد نگرشی متمرکز بر فرآیند می‌شود.
  همچنین، به ما کمک می‌کند تا از داده‌ها به شیوه‌ای متمرکز بر فرآیند استفاده کنیم و پلی میان علم داده و علم فرآیند بسازیم. بنابراین، ما به هر دوی آن‌ها نیاز داریم و می‌توانیم از فرآیند کاوی در طول چرخه عمر BPM استفاده کنیم.

• بهینه سازی فرآیند: BPM یک فرآیند تکراری است و بهینه سازی شامل پالایش و بهبود فرآیندها در طول زمان برای انطباق با شرایط متغیر کسب‌وکار، نیازهای مشتری و پویایی بازار است. روش‌های بهبود مستمر مانند Lean Six Sigma و Kaizen معمولاً در این مرحله استفاده می‌شوند.

• پیاده سازی فرآیند: هنگامی که فرآیندها طراحی شدند، باید به طور موثر پیاده‌سازی شوند. این شامل استقرار فرآیندهای جدید، آموزش به کارکنان، به‌روزرسانی سیستم‌های فناوری اطلاعات و ایجاد معیارهای عملکرد برای نظارت بر پیشرفت است. برای پیاده‌سازی فرآیندهای خود می‌توانید از نرم‌افزار BPMS بومی‌سازی شده شرکت توسعه راهکار جهان مدیر استفاده کنید.

• نظارت و کنترل فرآیند: نظارت و کنترل مستمر از جنبه‌های ضروری BPM هستند که به سازمان‌ها اجازه می‌دهند عملکرد فرآیند را ردیابی کنند، انحرافات از نتایج مورد انتظار را شناسایی کنند و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهند. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اغلب برای اندازه‌گیری عملکرد فرآیند استفاده می‌شوند.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در دنیایی که مملو از اصطلاحات پر سر و صدای مربوط به کسب و کار است، گاهی اوقات ادامه دادن دشوار به نظر می رسد. “مدیریت فرآیند کسب و کار” یکی از اصطلاحاتی است که مورد توجه بسیاری از افراد قرار می گیرد.
معمولا کل موضوع BPM می تواند کمی گیج کننده باشد، مگر اینکه شما یک پست ارشد در زمینه عملیات داشته باشید. بنابراین، این مطلب به این دلیل تهیه شده که کمی مدیریت فرآیند را برایتان روشن کنیم.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استراتژی بلندمدت تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای شما است. اما قبل از اینکه به جزئیات مدیریت فرآیند بپردازیم، بیایید کمی در مورد فرآیندها صحبت کنیم.

اصولا به چه چیزی فرآیند می گویند؟

فرآیند کسب و کار، مجموعه ای از مراحل قابل تکرار است که برای دستیابی به نوعی هدف کسب و کار باید انجام شوند. نکته کلیدی در اینجا قابل تکرار بودن آن است – یعنی باید کاری باشد که کسب و کار شما به طور منظم انجام می دهد.
این مفهوم می‎تواند به عنوان مثال، به معنای معارفه یک کارمند جدید یا ارسال یک محصول به مشتری باشد. توجه کنید که “فرآیندها” نباید با پروژه ها یا وظایف اشتباه گرفته شود.
پروژه معمولاً یکبار اتفاق می افتد. برای مثال می توانید یک استراتژی بازاریابی برای مشتری ایجاد کنید. آنچه شما برای آن مشتری خاص ایجاد می کنید احتمالاً کار اصلی خواهد بود.
از طرف دیگر وظایف مراحل خاصی در یک فرآیند یا یک پروژه هستند. یک فرآیند می تواند شامل 5-6 وظیفه باشد که به عنوان مثال باید به صورت متوالی تکمیل شوند. یا به روشی مشابه، یک پروژه ممکن است شامل چندین وظیفه باشد که می بایست انجام شوند.

BPM چگونه کار می کند

هیچ راهی برای “انجام BPM ” وجود ندارد. بلکه این اصطلاح بسیار گسترده تر است. اگر دائماً در حال تجزیه و تحلیل و تلاش برای بهبود فرآیندهای منفرد هستید، یعنی سازمان شما در حال مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود است. شرایطی که یک نرم افزار  BPM قدیمی (Old BPM) از قبل وجود دارد – اما به طرز دردناکی از کار افتاده شده است.

نرم افزارهای “Old BPM” قدیمی خسته و خراب هستند. آنها هرگز برای کاربران کسب و کار کارساز نخواهند بود. به دلایل زیر:

• اکنون کاربران تصمیم دارند خود یک نرم افزار خریداری کنند. Old BPM توسط بخش فناوری اطلاعات شما خریداری شده است، که عموماً به تجربه کاربر اهمیت نمی دهد – چرا که عموما توسط یک شرکت بزرگ / خسته کننده ساخته شده است.
• ابزارهای ابری اکنون توسط هر کسی و در هر زمان به طور رایگان قابل امتحان کردن هستند. در حالیکه با Old BPM شما باید با بخش فروش تماس گرفته و منتظر 50 سوال باشید تا فقط بتوانید نگاهی به محصول بیاندازید و در نهایت در شرایطی که واقعا خسته شده اید تصمیم بگیرید.
• افراد می خواهند گردش کار خود را با مشتریان به اشتراک بگذارند. اما با Old BPM سعی داشتید فقط فرآیندهای داخلی را خودکار کنید. مشتریان شما کاملا با آن غریبه بوده و حتی از دیدن آن بسیار می ترسند.
• افراد انتظار دارند ابزارهای ابری را بدون کمک گرفتن از بخش IT تلفیق کنند. در حالیکه در صورت استفاده از Old BPM مهندسان مجبور به نوشتن کد برای ایجاد یک ادغام ساده می باشند. امروزه این سرویس ها تبدیل به سرویس های کشیدن و رها کردن شده اند.
• مردم انتظار دارند بتوانند روی گوشی خود نیز با نرم افزار کار کنند. این بدان معنی است که نمودارهای فشرده غول پیکر و قدیمی در BPM قدیمی از بین رفته اند – زیرا در صفحه گوشی شما جای نمی گیرند – و فقط یک “فرآیند عالی” را تعریف می کنند.
• مردم از فلوچارت ها خسته شده اند. Old BPM همچون یک کشیش اعظم بود که به شما می گفت یک فرآیند چگونه می تواند انجام شود / و شما باید مطیع آن باشید. اکنون کارکنان و تیم های مدرن به دنبال ایجاد مشارکت و همکاری هستند.
• مردم انتظار دارند که همه مزایای فضای ابری برای آنها وجود داشته باشد. Old BPM هرگز در فضای ابری متولد نشده و هرگز برای فضای ابری طراحی نشده است. و این قضیه باعث ایجاد مجموعه عظیمی از فرصتهای از دست رفته می‎شود.
• شرکت ها در هر اندازه ای که باشند به مدیریت فرآیند نیاز دارند – و بسیاری از آنها هرگز چنین کاری نکرده اند. از آنجا کهOld BPM بسیار گران و پیچیده بود، تنها شرکت های بزرگ توانایی خرید آن را داشتند. بقیه ما کنار گذاشته شدیم.
• مردم در مورد هوش مصنوعی هیجان زده هستند – اما نمی دانند از کجا باید شروع کنند. باOld BPMاحتمال اینکه بتوانید بدون کمک گرفتن از ارتشی از مهندسین از هوش مصنوعی بهره ببرید، تقریبا صفر است.
  رولی به کمک سیستمهای ابری استفاده از هر نوع هوش مصنوعی که دوست دارید و اجرای اتوماسیون شگفت انگیز برای عکس ها، صداها، ویدئوها و موارد دیگر، همچون یک بازی کودکانه است.

BPM  کمک می کند تا بیشترین بهره را از کسب و کار خود ببرید

پذیرش BPM مزایای متعددی را برای سازمان‌ها در صنایع مختلف ارائه می‌دهد:

• بهره‌وری بهبود یافته: با ساده‌سازی گردش‌کار، حذف وظایف اضافی و خودکارسازی فرآیندهای دستی، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارآمدتر عمل کنند و زمان چرخه و هزینه‌ها را کاهش دهند.
• کیفیت پیشرفته: BPM استانداردسازی رویه‌ها و اجرای استانداردهای کیفیت را تسهیل می‌کند و منجر به محصولات و خدمات با کیفیت بالاتر و رضایت مشتری می‌شود.
• افزایش چابکی: سازمان‌های چابک برای پاسخگویی به تغییرات در بازار، ترجیحات مشتری و پویایی رقابتی مجهزتر هستند. BPM سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با ایجاد انعطاف پذیری برای اصلاح فرآیندها در صورت نیاز، به سرعت با چالش‌ها و فرصت‌های جدید سازگار شوند.
• تصمیم‌گیری بهتر: با دسترسی به داده‌ها و تحلیل‌های فرآیند در زمان واقعی، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌ای را بر اساس بینش دقیق در مورد عملکرد فرآیند، استفاده از منابع و رفتار مشتری اتخاذ کنند.انطباق پیشرفته و مدیریت ریسک: BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با الزامات نظارتی و استانداردهای صنعت مطابقت داشته باشند و اطمینان حاصل شود که فرآیندها به طور منظم مستند، نظارت و ممیزی می‌شوند. همچنین سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا خطرات را به طور فعال شناسایی و کاهش دهند.
• کارکنان توانمند: BPM کارمندان را با ارائه ابزار، آموزش و حمایتی که برای انجام کارشان به طور موثرتر نیاز دارند، توانمند می‌کند. فرهنگ مسئولیت‌پذیری، همکاری و بهبود مستمر را تقویت می‌کند.چالش‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکاردر حالی که BPM مزایای قابل توجهی ارائه می‌دهد، چندین چالش را نیز ارائه می‌دهد که سازمان‌ها باید بر آن‌ها غلبه کنند.
• مقاومت در برابر تغییر: اجرای BPM اغلب نیازمند تغییرات قابل توجهی در فرآیندها، سیستم‌ها و فرهنگ سازمانی موجود است. مقاومت در برابر تغییر از سوی کارکنان و ذینفعان می‌تواند مانع تلاش‌های اتخاذ و اجرا شود.
• پیچیدگی: مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری پیچیده می‌تواند چالش برانگیز باشد، به ویژه در سازمان‌های بزرگ با عملیات متنوع، سیستم‌های قدیمی و ساختارهای تصمیم گیری غیرمتمرکز.
• یکپارچه سازی فناوری: ادغام ابزارها و فناوری‌های BPM با سیستم‌ها و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات موجود می‌تواند پیچیده و نیازمند منابع باشد. مسائل مربوط به سازگاری، نگرانی‌های امنیت داده‌ها و نیاز به مهارت‌های تخصصی می‌تواند موانعی را برای اجرای موفقیت‌آمیز ایجاد کند.
• کیفیت و در دسترس بودن داده‌ها: BPM بر داده‌های دقیق، به موقع و در دسترس متکی است. کیفیت پایین داده، حاکمیت ناکافی داده، و منابع داده‌های محو شده می‌تواند مانع تجزیه و تحلیل موثر فرآیند، تصمیم‌گیری و نظارت بر عملکرد شود.
• موانع فرهنگی: فرهنگ سازمانی نقش مهمی در موفقیت BPM دارد. مقاومت در برابر تغییر، عدم استقبال از رهبری ارشد، و ذهنیت‌های فرسوده می‌تواند ابتکارات BPM را تضعیف کند و مانع همکاری و ارتباطات شود.
• محدودیت‌های منابع: اجرای BPM نیازمند سرمایه گذاری در فناوری، آموزش و ابتکارات مدیریت تغییر است. بودجه، زمان و منابع محدود می‌تواند چالش‌هایی را برای سازمان‌ها، به ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط ​​ (SMEs) ایجاد کند.

بیش از نیمی از کسب و کارها در حال حاضر مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به دلیل افزایش بازگشت سرمایه بسیار مهم می‎دانند. غیر از سود خالص، چندین مزیت اساسی دیگر نیز وجود دارد که توسط BPM ارائه می شود . از جمله:

• چابکی کسب و کار – هر شرکتی که تمرکز خود را روی بهبود مداوم بگذارد، فرهنگ نوآوری را توسعه می دهد. کارمندان شما به تغییر عادت می کنند، بنابراین هر زمان که بخواهید تغییرات اساسی در استراتژی شرکت ایجاد کنید، بدون دردسر و وحشت زیاد می توانید این کار را انجام دهید.
• رضایت مشتری – اگر تمام فرآیندهای شما در حد ممکن کارآمد باشد، در نهایت محصول یا خدمات بهتری خواهید داشت. به عنوان مثال می توانید محصولات خود را ارزانتر کنید؛ زیرا هزینه فرآیندهای شما کمتر است. و این امر باعث خوشحالی بیشتر مشتریان شما خواهد شد.
• روحیه کارکنان – کارکنان دوست دارند احساس تعامل کنند. اگر از بازخورد آنها برای بهبود فرآیندهای خود استفاده کنید (و به آنها پاداش دهید)، آنها از کار خود بسیار راضی خواهند بود.

استقرار BPM از کجا آغاز شود؟

یکی از کلیدی‌ترین گام‌ها در آغاز بهبود این است که مدیران ارشد و رهبران سازمان، آن را در اولویت‌های کاری خود قرار دهند. اهمیت‌دادن به بهبود باید از بالابه‌پایین سازمان منتقل شود.
ازطریق این رویکرد بالابه‌پایین است که می‌توان فرهنگ سازمانی را در راستای اجرای طرح بهبود تغییر داد و ذهنیت بهبود را در تمامی سطوح سازمان و بین همۀ کارکنان تشکیل داد و فعالیت‌های آنان را هم‌راستا با اجرای طرح بهبود تغییر داد.
چانگ دراین‌باره گفته تنها با پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان است که می‌توان بر مقاومت سایر مدیران و کارکنان در راستای استقرار رویکرد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار غلبه کرد.
لازم به توجه است بر اساس چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار شما در ابتدا معماری فرایند را طراحی می نمایید. بدین ترتیب به لیستی از فرایندهای سازمان process list دست میابید.
حال برای اینکه انتخاب کنید از کدام فرایند باید شروع کرد و کدام فرایند واقعا دغدغه اصلی سازمان است نیاز است با یک روش اصولی فرایندها را اولویت بندی کنید.
در واقع باید معماری فرایند را به عنوان یک گام خیلی مهم و اساسی انجام داده و سپس  وارد اولویت بندی شویم. برای آشنایی با طراحی معماری فرایند روی دیکه زیر کلیک کنید

توجه کنید برای این شاخص ها باید ضریب ورنی تعیین کنید. برای مثال می تواند ضرایب وزنی به صورت جدول زیر باشد. سپس ماتریسی را تشکیل دهید که در آن در سطرهای لیست فرایندها باشد و در ستون ها شاخص ها؛ تا به هر فرایند بر اساس شاخص بین 1 تا 5 امتیاز دهید.
حال می توانید با یک عمل ریاضی یعنی محاسبه مجموع وزنی فرایندها، عدد اولویت هر فرایند را تعیین کنید. سپس کافیست آن ها را از بیشترین به کمترین مرتب sort کنید تا فرایندها بر اساس اولویت و پر دغدغه ترین مشخص شود.

روش و نرم افزار در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

یکی از دلایل گیج کننده بودن BPM این است که افراد مختلف از این اصطلاح در زمینه های متفاوت استفاده می کنند. در حالی که این کلمه خود به یک روش اشاره دارد، بخش نرم افزاری آن نیز وجود دارد.
تفاوت اصلی بین این دو مورد این است که BPM یک روش برای نقشه برداری، بهینه سازی و بهبود فرآیندها است. از طرف دیگر، نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) وسیله ای برای اجرا است. نرم افزار BPMS ، به هر قسمت کوچک از BPM کمک می کند. به کمک آن می توانید:

• فرآیندهای خود را ترسیم کنید – باBPM می توانید مدل های دیجیتالی فرآیندهای خود را ایجاد کنید. این امر تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندها را به طور قابل توجهی آسان می کند.
• اعمال تغییرات – بدون این نرم افزار، باید مرتبا عملکرد کارمندان خود را پیگیری نموده و اطمینان حاصل کنید که آنها فرآیند جدید را دنبال می کنند و اینطور نباشد که دوباره به کار قبلی باز گردند. با کمک BPMS، تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که یک تغییر در سیستم ایجاد کنید و این تغییر به طور خودکار اعمال می شود.
• تجزیه و تحلیل فرآیند – BPMS  فرآیندهای شما را ردیابی می کند، و به شما امکان می دهد که هر زمان تنگناها، ناکارآمدی ها و موارد دیگر وجود داشته باشد، از آن باخبر گردید.

ممکن است همه مواردی که ذکر شد شگفت انگیز به نظر برسند. نرم افزار اساساً نیمی از کار را برای شما انجام می دهد. درست است، نرم افزار بسیار مفید است، اما یک مشکل بزرگ در مورد ارائه دهندگان اصلی نرم افزار BPM وجود دارد.
آنها کمی منسوخ شده اند و مانند اکثر نرم افزارهای سازمانی قدیمی، نصب آنها نیز هم بسیار گران و هم سخت است. نصب خود ماهها طول می کشد و هزینه زیادی برایتان دربر دارد.
این فقط یکی از مشکلات کار کردن با نرم افزارهای قدیمی BPM است. استفاده از آنها نیز بسیار دشوار است، بنابراین شما باید آموزش ویژه ای برای تیم های خود برگزار نمایید.

2 نمونه عملی مدیریت فرآیند کسب و کار

اکنون که به صورت تئوری در این باره صحبت کردیم، احتمالاً این سوال را دارید که “از کجا شروع کنم؟” برای اینکه بتوانید در مورد برخی از متداول ترین کاربردهای BPM بهتر فکر کنید، 2 مثال عملی را شرح خواهیم داد، که می توانید مستقیماً در کسب و کار خود از آنها استفاده نمایید.

 منابع انسانی

اگر تنها یک عملکرد کسب و کار وجود داشته باشد که واقعاً بتواند از BPM بهره مند شود، آن عملکرد منابع انسانی یا HR است. حدود نیمی از کار منابع انسانی را فرم ها یا مدیریت اسناد تشکیل می دهند.
اپلیکیشن را طوری تنظیم کنید که سند را پر کند، از مدیریت شرکت بخواهد آن را امضا کند، برگه های مرخصی ها را تأیید و امضا نماید. همه این کارها می تواند بسیار بی نظم و وقت گیر باشد.
حتما نمی خواهید بخش منابع انسانی شما نیمی از وقت خود را صرف اطمینان از امضای سند مرتبط کند. اگر از نرم افزار BPM استفاده کنید، می توانید تمام مراحل مدیریت اسناد را خودکار نمایید.
به عنوان مثال، سعی می کنید تأیید مرخصی ها را خودکار کنید. کارمندان شما از طریق نرم افزار فرم را پر می کنند، سپس فرم به HR ارسال می شود. پس از تأیید منابع انسانی، سیستم آن را برای امضا به بخش مدیریت می فرستد. بدون استفاده از نرم افزار، این امر شامل بسیاری از تبادلات و نامه نگاری ها خواهد بود.

معارفه افراد جدید

خواه در حال کار با یک مشتری جدید باشید و خواه در پروسه استخدام یک کارمند جدید یا شروع کار با یک تامین کننده جدید، بهرحال باید ابتدا مراسم معارفه را به جای آورید. این به معنای سرعت بخشیدن به عملکرد سازمان شما است.

برخی از روش هایی که می توانید در اینجا از BPM استفاده کنید عبارت است از:

• معارفه کارکنان: هر زمان که یک کارمند جدید استخدام می کنید، باید آنها را سریع تر وارد فضای کار نمایید. اسناد زیادی وجود دارد که شما باید آنها را تأیید کنید، تجهیزات مناسب را در اختیارشان قرار دهید، آنها را به بقیه اعضای تیم معرفی کنید و غیره. BPMS ساختاری برای این فرآیند به شما می دهد و این اطمینان حاصل می شود که هرگز مراحل حیاتی را از دست نمی دهید.
• معارفه مشتری: اگر می خواهید با مشتری جدیدی شروع به کار نمایید، فارغ از اینکه چگونه پروژه ای باشد، چندین مرحله اصلی وجود دارد که باید انجام دهید. باید بفهمید مشتری برای رسیدن به چه چیزی به شما نیاز دارد ، چگونه می خواهد ارتباط برقرار کند و غیره. همانند فرآیند معارفه کارکنان ، می توانید از BPMS برای ساده سازی فرآیند معارفه مشتری نیز استفاده نمایید.

به طور خلاصه می‌توان جمع بندی کرد که:

در پایان، مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) یک رشته استراتژیک است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خود را بهینه و تعالی عملیاتی را هدایت کنند همچنین به اهداف کسب‌وکار خود دست یابند.
با اتخاذ یک رویکرد ساختاریافته برای مدیریت فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند کارایی را بهبود بخشند، کیفیت و چابکی را افزایش دهند، و نوآوری را هدایت کنند. در حالی که BPM چالش‌هایی را ارائه می‌کند، سازمان‌ها می‌توانند با پذیرش بهترین شیوه‌ها، پرورش فرهنگ بهبود مستمر، و بهره‌گیری از فناوری و بینش‌های مبتنی بر داده بر آن‌ها غلبه کنند.
همانطور که سازمان‌ها پیچیدگی‌های چشم‌انداز کسب‌وکار مدرن را دنبال می‌کنند، BPM به عنوان یک عامل مهم برای موفقیت باقی می‌ماند و سازمان‌ها را برای پیشرفت در یک محیط رقابتی و پویا به طور فزاینده توانمند می‌کند.

منبع