در این فاز از پروژه، شرکت توسعه راهکار جهان مدیر با در دست داشتن فرایندهای ترسیم شده وضع موجود در فاز دوم شده انجام شد. همانطور که در خبر ” آغاز پروژه مدلسازی، تحلیل و بهبود فرایندهای انبارهای عمومی گمرک ایران” بیان گردید، مدلسازی فرآیندهای وضع مطلوب شرکت انبارهای عمومی و خدمات گمرکی ایران با استفاده از استاندارد BPMN در نرم‌افزار ویژوال پارادایم انجام شد فرآیندها به گونه‌ای مدلسازی شدند که به راحتی قابلیت الکترونیکی شدن و تغذیه در نرم افزار BPMS را داشته باشند (برای فرایندهایی که قابلیت مکانیزاسیون دارند) تا سطح 4 که قابلیت پیاده سازی در BPMS دارد، مدلسازی شده است. همچنین در این مرحله نیز با توجه به تغییر در فرایندهای وضع موجود، برای هر فرایند شناسنامه مخصوص به خود تهیه شده است.
تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار پروژه “شناسایی و بازنگری فرایندهای کسب وکار و مدیریت ریسک فرایندهای شرکت انبارهای عمومی گمرک جمهوری اسلامی ایران” با استفاده از تکنیک‌های زیر انجام شده است:
- تجزیه و تحلیل ارزش افزوده
- تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
- بررسی تجربی (Experience Examination)
- تجزیه و تحلیل علت و معلولی (Cause Mapping Analysis)
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
در تجزیه و تحلیل ارزش افزوده که یک تحلیل کیفی در فرایندهای کسب و کار به حساب می‌آید، هر فعالیت در فرایند مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد تا مشخص شود که فعالیت از الزامات شرکت تبعیت می‌کند؟ و آیا یاری‌رسان مهیا نمودن نیاز مشتریان و یا سهامداران است یا خیر.
یک فرایند یا یک فعالیت زمانی ارزشمند است که خروجی با ارزشی برای مشتری خود ایجاد نماید. زمانی این خروجی ایجاد می‌شود که آن فعالیت یا آن فرایند به طور کامل انجام شده باشد.
می‌توان گفت هدف استفاده از تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، بهینه نمودن مراحل ایجاد ارزش افزوده است. به همین ترتیب تلاش برای کاهش مراحل بدون ارزش افزوده در دستور کار این نوع تحلیل قرار می‌گیرد.
در نتیجه توانایی و سرعت گروه تجزیه و تحلیل فرایندهای وضع موجود در شناسایی فعالیت‌های بدون ارزش افزود در ابتدای مرحله تجزیه و تحلیل فرایند بسیار حائز اهمیت است.
تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ از مهم‌ترین تکنیک‌ها برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار به شمار می‌رود. این تجزیه و تحلیل از یک روال گزارش‌دهی تشکیل شده است که در مورد استفاده در صنایع مختلف برای بهبود فرایندها است.
در صورت قوی بودن فرایند تجزیه و تحلیل شکاف، مدیران پروژه توانایی تعیین جایگاه فعلی کسب‌وکار خود؛ همچنین جایگاه آتی را دارا هستند.
بررسی تجربی (Experience Examination)
بررسی تجربی حاصل استفاده و تجزیه و تحلیل اطلاعات درج شده در شناسنامه فرایندهای وضع موجود (فاز دوم پروژه) و مصاحبه‌های انجام شده با خبرگان هر فرایند و خبرگان حوزه مشکلات شرکت برای شناسایی مشکلات و دریافت ایده‌هایی برای بهبود و رفع معضلات فرایندها، انجام می‌شود.
تجزیه و تحلیل علت و معلولی (Cause Mapping Analysis)
این نوع تجزیه و تحلیل حاصل اقتباس از، یکی از تجزیه و تحلیل‌های ژاپنی به نام نمودار ایشیکاوا (نمودار استخوان ماهی) است. ژاپنی‌ها از این نمودار برای کنترل و بهبود کیفیت پروژههای خود استفاده می‌کنند. از آنجایی که این نمودار به اسکلت ماهی شباهت دارد به آن نمودار استخوان ماهی می‌گویند.
طراح نمودارهای ایشیکاوا، کائورو ایشیکاوا (Kaoru Ishikawa) مسئول کنترل کیفیت فرآیندها در شرکت کشتی‌سازی کاوازاکی (Kawasaki Shipyard) است. این نمودارها در دهه 1960 میلادی طراحی شده است. از دیگر اقدامات صورت گرفته در این تحلیل استفاده از مدل‌های مرجع و بنچ مارکینگ است.
برخی از مشکلات شناسایی شده در مورد فرایندهای این شرکت به شرح ذیل است. قابل توجه است به دلیل مالکیت معنوی شرکت انبارهای عمومی گمرک جمهوری اسلامی ایران جزئیات دقیق مشکلات بیان نشده و صرفا مشکلاتی مطرح می‌شود که در اکثر سازمان‌ها موجود است.
- طولانی شدن زمان اجرای برخی از فرآیندها
- عدم تعیین مهلت زمانی مشخص برای انجام برخی از فعالیت‌ها و کنترل آن توسط سیستم‌های مناسب
- وجود ارجاعات و اطلاع‌رسانی‌های بیش از حد در انجام برخی از فرایندها
- لزوم پیگیری متعدد بابت حصول اطمینان و نتیجه در برخی از فرایندها
- عدم تخصیص شاخص‌های ارزیابی عملکرد برای برخی از فرایندها جهت کنترل روال انجام فرایند
- کاغذی بودن نامه‌ها، فرم‌ها و گزارشات که باعث افزایش زمان انجام فرایند می‌شود.
- عدم آشنایی بازیگران برخی از فرایندها با یکدیگر
- عدم آشنایی بازیگران برخی از فرایندها با نیازمندی‌های دیگر بازیگران
- و…
در این فاز نمودار سلسله مراتب فرایندها (PHD) برای وضعیت مطلوب نیز تهیه و طی برگزاری جلسات با مسئولیت مرتبط این شرکت به تصویب رسانده شد.
خاطر نشان می‌گردد برای طراحی معماری فرایند فاز مطلوب شرکت علاوه بر تحلیل‌های صورت گرفته بر فرایندهای موجود، از نمونه‌های داخلی موفق انجام شده توسط شرکت توسعه راهکار جهان مدیر نیز الگوبرداری شد.
در ادامه این فاز بهبود و طراحی فرایندهای وضع مطلوب انجام می‌شود. هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است تا به این شرکت در جهت رسیدن به اهداف عملکردی خود یاری‌رسانی نماید.
“توجه داشته باشید که کار فرایندهای کسب‌وکار شرکت در این قسمت به پایان نمی‌رسد بلکه الزامی است که به صورت مداوم هر فرایند مورد بررسی قرار گیرد تا در صورت وجود تغییرات در روال انجام، اسناد به‌روزرسانی شوند.”
زمان‌هایی که از بازطراحی فرایندها استفاده می‌شود:
- در ابتدا فرایند درست طراحی نشده است.
- در ابتدا فرآیند درست طراحی شده است؛ اما عواملی اعم از گذشت زمان، پیشرفت تکنولوژی و یا تغییرات ایجاد شده در ساز وکار قانونی شرکت، فرایند را نیازمند به طراحی مجدد در جهت بهبود آن می‌کند.
طراحی مجدد و تحلیل فرایندهای موجود ارتباط بسیار نزدیکی با یکدیگر دارند که گزینه‌های جدید تغییرات پیشنهادی، قبلا با استفاده از تکنیک‌های آنالیز فرایند، تجزیه و تحلیل شده‌اند. در نهایت امیدوار‌کننده‌ترین گزینه‌های تغییر که ترکیب شده‌اند، منجر به طراحی مجدد فرایند می‌شوند. فاز بعدی و پایانی این پروژه استقرار نطام مدیریت ریسک فرایندها است که در مطالب بعدی شرح این فاز ثبت می‌گردد.
شرکت توسعه راهکار جهان مدیر به صورت تخصصی در حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار فعالیت دارد که پروژههای موفق بسیاری در سطح ملی را انجام داده است و در حال انجام است. برای مشاهده اطلاعات مربوط به دیگر پروژه‌ها اینجا کلیک کنید.
همچنین جهت کسب اطلاعات از خدمات ما در حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار اینجا کلیک کنید.
