هر سیستمی که وجود دارد، انگیزه‌ای در پس آن برای شکل‌گیری آن وجود دارد. بعضی از اوقات این انگیزه مشخص بوده و در بعضی از موارد خالق سیستم، ذهنیت هایی از قبل در ضمیر ناخودآگاه خود داشته و پس از گذشت زمان و در موقع مناسب، سیستمی براساس آن ذهنیتها و تحت تأثیر آنها، بوجود می‌آورد. تحلیل و بهبود فرایند
در دنیای امروز سیستم ها، اثرراتی انکار ناپذیر دارند. موفقیتها و شکستهای سازمان‌ها در سیستم ها نهان است. سیستم تولید، سیستم نظارت، سیستم کنترل، سیستم بازاریابی، سیستم فروش و … نمونه هایی از سیستم ها هستند.
همانطور که می‌دانیم سیستم تعاریف متفاوت دارد: ولی تعریف کلی که از سیستم بخواهیم ارائه دهیم این است که سیستم مجموعه ای از افراد، فرآیندها، ابزارها و تکنولوژی ها شرکا هستند که در تعامل با یکدیگر به سمت هدفی مشخص در حرکت هستند، میتوان دریافت که نقص و عیب در سیستم، مربوط به هرکدام از این اجزاء می‌باشد.
مثلاً ناتوانی واحد مالی در محاسبه حقوق و دستمزد باعث نارضایتی کارکنان میشود، و یا فرآیند نامناسب، باعث کندی و یا ناکارآمدی سیستم میشود.
در زیر به چندین مورد از مشکلات شناخته شده در سیستم‌ها اشاره شده است:
- مسائل ناشناخته در خصوص تأخیرهای متناوب در تولید یک کارخانه
- دلایل ناشناخته که باعث رشد شکایت مشتریان شده است.
- ابهام ذینفعان در خصوص اجرای یک فرآیند.
- مکانیزاسیون فرآیندهای قدیمی، بدون اصلاح فرآیندها، اثر مطلوبی ایجاد نکرده است.
- پاسخهای سازمان به تغییرات محیط بسیار کند بوده و اثر مناسب ندارد.
در این شرایط، از مفهوم BPA (تجزیه و تحلیل فرآیندها) استفاده می‌کنیم که بر اساس آن میتوان به درک بهتر فرآیندها و پیشنهاداتی جهت بهبود فرآیندها ارائه نمود.
در این مقاله این مفهوم و چرخه را از ابعاد مختلف برای فرآیند تعریف/ بهبود مورد بررسی قرار داده‌ایم و فرآیند ناکارآمد وضع موجود را را با کمک تحلیل ها و ارائه راهکاری مبتنی بر تکنولوژی به فرایندی کارا و مطلوب تبدیل نموده‌ایم.
گام های تحلیل و بهبود فرایند تعریف/ بهبود فرآیند
برای تحلیل و بهبود این فرایند فرمتی خاص طراحی شده است و گام‌های زیر در آن برداشته میشود:
بخش اول دیاگرام وضع موجود فرایند در این بخش قرار می‌گیرد. برای ترسیم فرایند وضع موجود از روش مصاحبه با صاحب فرایند استفاده شده است و نتیجه آن منجر به ترسیم فرایند با استاندارد BPMN 2.0 شده است. این فرایند پس از ترسیم توسط صاحب فرایند بررسی میشود و اصلاحات لازم انجام میشود تا فرآیند نهایتا به تایید وی برسد.
بخش دوم شرحی از انجام فرایند ثبت می شود. این شرح از طریق یادادشت برداری حین مصاحبه بر اساس اظهارات صاحب فرایند در حین مصاحبه به دست امده است.
بخش سوم بر اساس مصاحبه که با صاحب فرآیند انجام داده‌ایم و همچنین بر اساس تکنیک‌های تحلیل بیان شده در سایت به اسیب شناسی و عارضه یابی فرایند اقدام می‌کنیم. می دانیم یکی از بهترین منابع شناسایی فرایند صاحب فرایند یا خبره فرایند یعنی کسی که به زیر و بم آن آشناست و نسبت به مشکلات آن مسلط است.
بخش چهارم برای هر یک از آن عارضه‌ها راهکاری ارائه میشود. این راهکارها منجر به تغییر فرایند و طراحی فرایند مطلوب خواهند شد. برای شناسایی راهکارهای ازجلسات تحلیل، بررسی ابزارها و تکنولوژی‌ها، best practice و استفاده شده است.
در بخش پنجم بر اساس راهکارهای طراحی شده فرایند TO-BE ترسیم میشود و شرح آن مشخص می‌گردد. راهکارها منجر به حذف یک فعالیت، بهبود فعالیت و یا افزودن یک فعالیت به دیاگرام فرایند می شود. بر این اساس فرایند TO-BE مشخص شده و با استاندارد BPMN 2.0 ترسیم می شود. این بخش به صاحب فرایند نیز شرح داده میشود.
بخش ششم اقدات اجرایی لازم برای اجرای فرایند در سازمان را شناسایی می‌کند. با توجه به تغییرات اعمال شده در فرایند مبتنی بر راهکار، قدم‌های اجرایی برای جاری‌سازی این تغییرات شناسایی و در این مرحله ثبت می‌گردد.
بخش هفتم چالش‌های پیش روی این اقدات اجرای را تعیین می‌کند تا سازمان آمادگی لازم برای اجرای تغییرات را داشته باشد.
در تحلیل و بهبود فرایند تعریف/ بهبود فرآیند چه گذشت؟
برای این بخش دو بخش مربوط به شرح فرایند وضع موجود و مطلوب به همراه دیاگرام های ترسیم شده آن با استاندارد BPMN قرار داده شده است:
شرح فرایند وضع موجود بهبود/ تعریف فرآیند
در وضع موجود این فرآیند، متقاضی پس از درخواست تعریف/ بهبود فرآیند، جهت اظهار نظر به مالک فرآیند ارجاع می‌دهد. سپس رئیس واحد تحلیل سیستم‌ها این درخواست را جهت بررسی به کارشناس واحد تحلیل سیستم‌ها ارجاع می‌دهد.
کارشناس تحلیل سیستم‌ها پس از تهیه گزارش اولیه از فرآیند جهت بررسی آن را به رئیس تحلیل سیستم‌ها ارجاع می‌دهد. پس از تایید رئیس تحلیل سیستم‌ها کارشناس تحلیل سیستم اقدام به تهیه گزارش تحلیلی/ مدل فرآیندی می‌کند.
پس از تایید گزارش تحلیلی/ مدل فرآیندی توسط رئیس واحد تحلیل سیستم‌ها جهت بررسی به کمیته راهبردی ارسال میشود. پس از تایید توسط این کمیته، فرآیند جدید/ بهبود یافته به مالک فرآیند ابلاغ و سه ماه پس از اجرای فرآیند، مالک فرآیند گزارشی مبنی بر نحوه‌ی اجرای فرآیند برای رئیس واحد تحلیل سیستم ارسال می‌کند.
دیاگرام فرایند وضع موجود با استفاده از استاندارد BPMN
شرح فرآیند وضع مطلوب تعریف/ بهبود فرآیند
پس از تحلیل و بهبود فرایند دیاگرام فرایند وضع مطلوب بر اساس راهکارهای بهبود و تغییرات لازم ترسیم شد. در فرایند وضع مطلوب فرایند به شرح زیر انجام می شود:
در فرآیند وضع مطلوب، متقاضی پس از درخواست تعریف/ بهبود فرآیند، جهت اظهار نظر به مالک فرآیند ارجاع می‌دهد.مالک فرآیند پس از اظهار نظر در مورد فرآیند آن را برای کارشناس واحد تحلیل سیستم ارسال می‌کند.
یکی از ایراداتی که بر فرآیند وضع موجود این فرآیند وارد بود که تعریف فرآیند جدید فقط توسط متقاضی ارائه می‌شد. اولین تغییر در این فرآیند بررسی معماری سازمان توسط کارشناس واحد تحلیل سیستم‌ها به صورت سالانه است که در این بررسی مشخص میشود نیاز است فرآیندی اضافه گردد یا خیر.
پس از آن کارشناس واحد تحلیل سیستم‌ها اقدام به تهیه گزارش اولیه از فرآیند کرده و جهت اظهار نظر به رئیس واحد تحلیل سیستم‌ها ارسال می‌کنیم. در صورتی که با بهبود/ تعریف فرآیند موافقت شود کارشناس واحد تحلیل سیستم اقدام به تهیه گزارش تحلیلی/ مدل فرآیندی می‌کند و پس از تایید برای کمیته راهبردی ارسال میشود.
در صورتی که کمیته راهبردی پس از بررسی فرآیند بهبود/ تعریف شده را تایید کرد رئیس واحد تحلیل سیستم فرآیند را به مالک فرآیند ابلاغ می‌کند. دومین ایرادی که به فرآیند وضع موجود وارد بود پایش فرآیند پس از سه ماه بود که پیشنهاد داده شد در هر مرحله از فرآیند که با مشکل روبرو شد مالک فرآیند موارد نیازمند اصلاح را تعیین و برای کارشناس تحلیل سیستم ارسال کند.
پس از اصلاح فرآیند و اجرای مجدد آن مالک فرآیند گزارش روند اجرای فرآیند را تهیه و برای رئیس تحلیل سیستم‌ها جهت بررسی این‌که آیا نیاز به تغییر فرآیند می‌باشد یا خیر، ارسال می‌کند.
دیاگرام فرایند وضع مطلوب با استفاده از استاندارد BPMN
برای اطلاع از چگونگی مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN، تحلیل و بهبود فرایندهای سازمان و شرکت خودتان با در تماس باشید.
ما در زمینه تحلیل فرایندهای وضع موجود و بهینه سازی فرایندهای شما تا رسیدن به سطح مطلوب پروژه های متعددی انجام داده ایم و تجربیات زیادی را کسب نموده ایم.
