فرصت ها و چالش های فرایند کاوی

فرصت ها و چالش های فرآیند کاوی

نیلز مارتین از دانشگاه Hasselt و همکارانش از Fraunhofer FIT، دانشگاه ملبورن، در حال حاضر در حال انجام مطالعه‌ای بر روی فرصت‌ ها و چالش‌ های فرآیند کاوی هستند.
آنها رویکرد جالبی را بدین شرح اتخاذ نموده اند: در ابتدا، آنها از گروه بزرگی از کاوشگران فرآیند در دانشگاه و صنعت خواسته اند تا پنج فرصت و پنج چالش را که در عمل برای فرآیند کاوی می بینند نام ببرند. سپس این فرصت‌ ها و چالش‌ های فرایند کاوی را بیشتر طبقه‌بندی کرده و به تدریج در دورهای بعدی با همان افراد، آنها را محدود می نمایند.

این مطلب را نیز بخوانید: ارزش فرایندکاوی: معنای آن برای کسب و کار چیست؟

کدام فرصت ها و چالش های فرایند کاوی را بر اساس تجربیات خود در لیست قرار می دهید؟ در اینجا پنج فرصت و چالشی که در پرسشنامه اولیه با آنها مواجه شدم آورده شده است:

فرصت ها

• فرآیندهای پنهان را قابل مشاهده می نماید: فرآیندها توسط افراد زیادی انجام می شوند و توسط سیستم های فناوری اطلاعات پشتیبانی می گردند.
  در نتیجه، هیچ کس واقعاً نمی تواند آنها را به طور کامل «ببیند». فرآیند کاوی این فرآیندها را قابل مشاهده کرده و نشان می دهد که واقعاً چه اتفاقی در حال وقوع است. این مورد پیش شرط لازم برای بهبود هر چیزی است، زیرا شما فقط می توانید آنچه را که می توان “دید” و اندازه گیری کرد، بهبود ببخشید.
• نقطه مرجع عینی برای بحث ارائه می کند: بسیاری از تصمیمات فقط بر اساس احساسات و شهود درونی است. این قضیه می‌تواند به موقعیت‌های سیاستگذاری منجر شده و حتی به وضعیت رسیدن به بن‌بست ختم شود، یعنی موقعیتی که هیچ تصمیمی‌ نمی توان گرفت (زیرا افراد در مورد اینکه مشکل چیست اختلاف نظر دارند). فرآیند کاوی می‌تواند عقلانیت و صلح را در چنین بحث‌هایی با استناد بر واقعیت‌ها به ارمغان بیاورد.
• ابتکارات بهبود را تسریع می بخشد: روش‌هایی مانند BPM، Lean و Six Sigma عموما برای بهبود فرآیندها استفاده می‌شوند. اساس این ابتکارات بهبود، درک فرآیند جاری است.
  این کار اغلب به صورت دستی اتفاق می افتد و بسیار وقت گیر است. با استفاده از فرآیند کاوی، متخصصان بهبود فرآیند می‌توانند با این پرسش که «چرا ما این کار را به این شکل انجام می‌دهیم؟» با ذینفعانی از سطوح کاملاً متفاوت درگیر شوند. به جای اینکه زمان زیاد برای درک سوال ” ما در واقعیت چه کاری انجام می دهیم؟” صرف نمایند.
• افزایش اطمینان در ممیزی ها: امروزه ممیزان معمولاً هنگام انجام ممیزی یک فرآیند، از موارد مختلف نمونه هایی می گیرند و بر اساس این نمونه ها، انطباق کل فرآیند را ارزیابی می نمایند.
  به کمک فرآیند کاوی، ممیزان می توانند ممیزی خود را بر مبنای کل جمعیت (100٪ داده ها) قرار دهند و بنابراین، اطمینان از ممیزی خود را افزایش دهند.
• پرسپکتیو فرآیندی، برای متخصصین داده ها ارائه می نماید: متخصصین داده‎ها در موارد مختلف از طیف وسیعی از تکنیک‌ها از جمله تکنیک های آماری و یادگیری ماشین برای انجام تحلیل‌های پیشرفته روی داده‌ها استفاده می‌نمایند.
  با این حال، همه این تکنیک ها پرسپکتیو فرآیند را در بر نمی گیرند. فرآیند کاوی همچون ابزار اضافی در جعبه ابزار تحلیلگر داده ها است که می تواند نمای فرآیندی را ارائه دهد.( برای مثال، تجسم و تجزیه و تحلیل سفرهای مشتری)

چالش ها

• درک اینکه فرآیند کاوی چه کاری را می تواند و چه کاری را نمی تواند انجام دهد: در برخی از محافل، کمی هیاهو و سروصدا در مورد فرآیند کاوی وجود دارد.
  چنین اشتیاقی می تواند برای افزایش آگاهی در مورد این موضوع خوب باشد، اما برای افرادی که تازه در حیطه فرآیند کاوی کار می کنند، ممکن است درک آنچه را که می توانید و نمی توانید با یک ابزار فرآیند کاوی انجام دهید، دشوار نماید.
  علاوه بر این، ابزارهای فرآیند کاوی در بازار بسیار متفاوت هستند، چرا که بر موارد استفاده متفاوتی تمرکز می کنند. سازمان ها ابتدا باید در مورد موارد استفاده خود فکر کنند تا بدانند به چه چیزی نیاز دارند.
• آماده سازی داده ها: یکی از اولین بینش ها هنگام شروع به جستجوی داده های فرآیند کاوی این است که اغلب مشکلاتی در رابطه با کیفیت داده‎ها وجود دارد.
  این بینش به خودی خود ارزشمند است، زیرا داده ها اغلب برای انواع دیگر تجزیه و تحلیل نیز استفاده می شوند. با این حال، رسیدگی به این مشکلات داده ای مانعی است که سازمان باید با آن روبرو شود. استخراج و آماده سازی داده ها در ابتدا ممکن است زمان بر باشد، اما با گذشت زمان آسان تر خواهد شد.
• یافتن مکان مناسب برای فرآیند کاوی در سازمان: فرآیند کاوی به شخصی نیاز دارد که تجزیه و تحلیل ها را انجام دهد. علاوه بر این، برای به دست آوردن مزایایی که فرآیند کاوی می تواند ارائه دهد، بسیار مهم است که کسی بر اساس این بینش ها عملاً کاری انجام دهد (به عنوان مثال، فرآیند را بهبود بخشد).
  چه کسی این تخصص را در سازمان ایجاد خواهد کرد؟ این شخص می تواند یک تیم تعالی فرآیند مرکزی، یک تحلیلگر فرآیند در یک بخش خاص یا یک ممیز باشد. اما هر کسی هم که باشد، فرآیند کاوی باید در روش کار او ادغام گردد.
• ایجاد فرهنگ همکاری: فرآیند کاوی می‌تواند برای یکسری افراد خطرناک به نظر بیاید. افرادی که احساس امنیت نمی‌کنند از اینکه نتایج علیه آن‌ها استفاده نمی‌شود، یا تجزیه و تحلیل‌های انجام‌شده و چرایی آنها را به‌طور کامل درک نمی‌کنند.
  همراه داشتن افراد در طی پروسه فرآیندکاوی برای ایجاد پذیرش نتایج و دریافت نظرات آنها بسیار مهم است. برای این کار، ایجاد یک فرهنگ محترمانه همکاری و ارتباط شفاف در مورد آنچه انجام می شود، برای رسیدن به این هدف، ضروری است – همانطور که احترام به قوانین و شیوه های حفظ حریم خصوصی داده ها امری ضروری است.
• انجام پیوسته آن: “افزودن” فرآیند کاوی در سازمان به عنوان جزئی از امور، می تواند یک چالش باشد. پس از صرف زمان و تلاش برای فرآیند کاوی، توقف آن جای تأسف دارد، به خصوص به این دلیل که ابتکارات جدید آسان تر می شوند و در آینده مزایای بیشتری به آن اضافه می کنند.
  شرکت‌ها باید مطمئن شوند که تخصص در زمینه فرآیند کاوی را در کل تیم ایجاد کرده و فقط به یک فرد تکیه نمی‌کنند؛ چرا که افراد ممکن است در مقطعی از زمان تیم را ترک نمایند. علاوه بر این، اگر مشاوران خارجی استخدام شوند، باید دانش خود را قبل از پایان پروژه به اعضاء انتقال دهند.

منبع