مراحل حیاتی برای راه اندازی مرکز تعالی BPM

مراحل حیاتی برای راه اندازی موفقیت آمیز مرکز تعالی BPM

ساختن پایه های BPM – در این مطلب به راه‌اندازی گروه BPM و شروع کمک به شرکت در بهینه‌سازی استفاده از BPM پشتیبانی‌شده توسط BPMS نگاه می‌کنیم.

برنامه ریزی و راه اندازی BPM CoE خودتان

راه اندازی یک واحد سازمانی، متفاوت از اجرای یک پروژه یا استقرار مجدد یک سازمان یا فرآیند کسب و کار بهبود یافته است. درواقع باید گفت، بسیار پیچیده تر است.
پروسه راه اندازی باید تمام اجزای یک واحد عملیاتی IT جداگانه را دارا باشد. برخی از فعالیت های حیاتی‎‌تری که باید قبل از راه اندازی تکمیل شوند عبارتند از:

1. بودجه را توسط حامی ‎پروژه تأمین کنید- نه فقط یک تعهد، بلکه شماره حساب مناسب برای حمایت از فعالیت سازمان در شرکت
2. طرح راه اندازی/استارت آپ را بسازید – این طرح، اولین پیش نویس کامل خواهد بود و تکامل خواهد یافت
3. موانع کلیدی موفقیت BPM CoE را شناسایی کرده و آنها را کم کنید؛ همین کار را برای موانع راه اندازی نیز انجام دهید.
4. با تمام گروه هایی که BPM CoE با آنها تعامل خواهد کرد تماس گرفته و مراحل مورد نیاز برای ایجاد یک رابطه مشترک را رسمی‎نمایید – شروع به تعیین انتظارات (به طور واقع بینانه)
5. برای ایجاد توضیحات مربوط به موقعیتها و تعاریف نقشها با HR کار کنید
6. استخدام کارکنان – توصیه می‎شود که اعضای ارشد تیم BPM CoE را با مهارت های مناسب استخدام نمایید (کارکنان بخش آموزش باید انتظار افزایش حجم کار را داشته باشند)
7. برای جذب هر مهارت موردنیاز راه اندازی CoE که نمی‎توانید به موقع پیدا کنید، با مراکز تخصصی قرارداد ببندید
8. ایجاد استانداردهای بنیادی که رویکردها، خدمات و نحوه کار کارکنان BPM CoE با مدیران کسب و کار و IT را تعریف می‎کند.
9. با مشتریان احتمالی منطقه تجاری تماس بگیرید (اگر BPMS جدید بخشی از راه اندازی BPM CoE باشد، ممکن است ابتدا نیاز به کار با IT داشته باشید)
10. یک آزمایش اولیه خوب برای ایجاد مقبولیت BPM CoE انتخاب کنید – پیش‌فرض این است که کار مورد نیاز برای انتخاب، مجوز و استقرار BPMS به طور جداگانه انجام شده باشد.

اولین پروژه BPM CoE یک آزمایش گروهی خواهد بود. این آزمایش اولیه باید ساده باشد، اما باید منفعت واقعی را نیز به همراه داشته باشد. به این ترتیب BPM CoE یاد می‎گیرد که با شرکای مشترک خود کار کند.
انتظارات باید بر اساس چنین آزمایشی تعیین شوند. بعد از آنکه این زمینه اولیه را ایجاد کردید، زمان آن است که در برنامه ریزی قبل از راه اندازی خود، سنگ تمام بگذارید:

1. هر گونه آموزش BPMS مورد نیاز برای کارکنان داخلی BPM CoE را دریافت کنید
2. یک اعلامیه ایجاد نموده و آن را برای همه مدیران کسب و کار که مشتریان BPM CoE خواهند بود ارسال نمایید
3. اولین پروژه ای را که BPM CoE به آن کمک خواهد کرد انتخاب کنید
4. شروع به برنامه ریزی برای ارائه آموزش به مدیران و کارکنان کسب و کار نمایید
5. طرح راه اندازی را نهایی کنید – سرویس‎ها را به نمایش بگذارید، انتظارات را تعیین کنید، همکاری‎ها را باز کنید

توجه: اگر به عنوان بخشی از ایجاد BPM CoE نیاز به آوردن BPMS باشد، رئیس CoE باید با IT کار کند تا کاربرد و الزامات محیطی فنی را تعریف نماید. این فعالیت ها بسیار تخصصی هستند و در این مطلب به آنها پرداخته نمی‎شود.
در برخی موارد ممکن است به تأخیر انداختن راه اندازی رسمی‎تا تکمیل اولین پروژه آزمایشی نیز سودمند باشد. این آزمایش یک نمونه از موفقیت و یک مرجع در شرکت خواهد بود. اگر چنین رویکردی دنبال شود، مراحل 1، 2، 3 در فهرست پایین به پیش‌راه‌اندازی منتقل می‌شوند.

راه اندازی BPM CoE

فعالیت های راه اندازی شامل مراحل زیر است:

1. فرآیند و فرم های درخواست خدمات را منتشر کنید
2. پروژه آزمایشی BPM CoE را برنامه ریزی و شروع نمایید
3. تعیین انتظارات برای پروژه آزمایشی – برای یافتن و برطرف کردن مسائل مربوط به راه اندازی BPMS و راه اندازی BPM CoE انجام می‎شود، بنابراین مشکلاتی وجود خواهد داشت.
4. با مشتریان احتمالی در شرکت ملاقات کنید و بفهمید که آنها چه کار می‎کنند، مشکلاتشان چیست، و چه پشتیبانی بیشترین سود را برای آنها به همراه خواهد داشت
5. جلسات رسمی ‎مکرر با شرکای مشترک برگزار نمایید – باید دائماً با شرکا و مشتریان داخلی بالقوه در تماس باشید.
6. ردیابی وضعیت پروژه آزمایشی رسمی‎ را شروع کنید – اگر پروژه به خوبی پیش می‎رود، پیشرفت را برای همه طرف‎های پروژه و شرکای احتمالی منتشر نمایید
7. پروژه آزمایشی را از نزدیک دنبال کنید تا مطمئن شوید که رویکرد به خوبی کار می‌کند و BPMS به درستی استفاده می‌شود – بر همکاری مداوم پافشاری نمایید
8. یک خبرنامه مختصر BPM CoE داشته باشید که ماهانه در مورد موفقیت های BPM CoE صحبت می‎کند.

توجه: بسیار مهم است که پروژه های اولیه BPM CoE تا حد امکان روان باشند و موفقیت هایی را از نظر مشتری داخلی به ارمغان آورند -نظر دیگری مهم نیست.

روابط برقرار کنید و به فروش خود به واحدهای کسب و کارتان ادامه دهید

مدیران کسب و کار و IT درگیر در آزمایش BPM CoE باید مرجع باشند. تمایل به کمک به ارتقای BPM CoE باید در انتخاب پروژه آزمایشی الزامی‎ می‌باشد.
در مطالب قبلی پیشنهاد شد که با مدیران کسب و کار و مدیران و متخصصان IT که برای شرکت در پروژه‌ها به آنها نیاز دارید، ارتباط برقرار کنید.
اکنون که برای راه‌اندازی BPM CoE آماده می‌شوید، یک اسلاید رسمی‎برای ارائه CoE و کارهایی که انجام خواهد داد، مفید خواهد بود. ارائه جدول زمانی رونمایی و صحبت در مورد اهداف BPM CoE برای سال آینده نیز مفید خواهد بود.

رابط بین کسب و کار و IT برای بهبود عملیاتی

وجود افرادی که بتوانند به چندین “زبان” صحبت کنند ضروری است- زبان CIO، کسب و کار و IT . برای افراد این گروه ها مفاهیم، اصطلاحات، کلمات اختصاری و دغدغه های گروه های دیگر شبیه به یک زبان خارجی است.
افراد مجبور به درک تنها چند کلمه شده‎اند و بعد می‎بایست با مفاهیم مهم‌تری ارتباط برقرار کنند. این یکی از دلایل اصلی سوء تفاهم است.
علاوه بر این، امروزه نسل کاملا جدیدی از مصرف کنندگان وجود دارند که اصطلاحات و مفاهیم رسانه های اجتماعی خاص خود را در مورد نحوه استفاده از فناوری و اپلیکیشن‎های موبایل ایجاد می‎کنند.
توانایی پر کردن شکاف های ارتباطی بین گروه های فنی و تجاری یک خدمت ارزشمند است. پر کردن شکاف ارتباطی بین افراد رسانه‌های اجتماعی (گپ‎ها) در فروش و بازاریابی و همه افرادی که با BPMS سر و کار دارند، را نیز به آن اضافه کنید و توانایی پیوند دادن همه اینها با هم بسیار مهم است.
در واقع بسیار مهم است که هر پیامی ‎متناسب با گروه هدف و زبانی باشد که آن‌ها می‌فهمند و مفاهیمی ‎که با آنها مرتبط است در پیام‌ها و در هر بحثی استفاده شود.
این مورد ممکن است به نظر مهم نیاید، اما اینطور است. این قضیه به تنهایی مدیران و کارکنان BPM CoE را از همه جدا می‎کند و به ایجاد روابط نزدیک مورد نیاز برای تبدیل شدن به یک گروه مشاوره داخلی محترم کمک می‎کند.

زمینه سازی برای آینده

هماهنگی با تکامل

شرکت‌ها با سرعتی تکامل می‌یابند که فناوری اطلاعات هرگز نتوانسته است با آن همراه شود. این بحث، کیفرخواست برای IT نیست. ساخت اپلیکیشن های تجاری پیچیده و پیوند دادن آن برنامه ها به صورت سری یا در گروه های پیچیده برای پشتیبانی از کسب و کار، زمان و مهارت زیادی می‎طلبد. انجام آن آسان نیست.
با این حال، این شکاف تکاملی با BPM پشتیبانی شده توسط BPMS در حال بسته شدن است زیرا اکنون می‎توان تغییرات را بسیار سریعتر و با کنترل بیشتر انجام داد. BPM CoE تنها گروهی است که با عملیات کسب وکار (فرآیند و گردش کار، کیفیت و عملکرد) و IT (تولید اپلیکیشن، پیوند به اپلیکیشنهای قدیمی ‎و طراحی استفاده از محاسبات متحرک) رابطه مستقیم دارد.
به این ترتیب، BPM CoE پتانسیل ارائه خدماتی را دارد که بسیاری آن را نمی‎شناسند، اما اکثر شرکت ها شدیداً به آن نیاز دارند –هماهنگی با نحوه تکامل عملیات تجاری و پشتیبانی IT از آن، به طوریکه به قوانین، فرصت های بازار، ریسک مالی و موارد دیگر پاسخگو باشند.

فرصتی برای ایجاد تفاوت

دنیای کسب و کار و IT در آستانه انقلابی است که ممکن است به عنوان فناوری نوظهور در نظر گرفته شود. برخی از آن در حال حاضر به شکل BPMS و فناوری موبایل در دسترس هستند و برخی از آن‌ها مانند روباتیک پیشرفته و بازی‌های سه بعدی در حد ایده هستند. اما، به طور کلی هیچ گروهی وجود ندارد که به دنبال این فناوری در حال ظهور و آینده و چگونگی استفاده از آن نباشد.
ارائه این اطلاعات به مدیریت اجرایی می‎تواند برای کمک به آنها در درک اینکه چه چیزی ممکن است، چه چیزی ممکن خواهد بود و تقاضای محصول و خدمات در صنعت شما چه خواهد شد بسیار ارزشمند باشد.

مرکز نوآوری

بسیاری از شرکت‌ها در مورد نوآوری صحبت می‌کنند اما برای ایجاد نوآوری در شرکت کار چندانی انجام نمی‌دهند. این یک فرصت فوق العاده برای BPM CoE است. استفاده از فناوری BPMS ، به خودی خود محرک نوآوری جدی و یک تغییر واقعی در بازی است – اگر از پتانسیل کامل آن استفاده شود. با این حال، دریافت و استفاده صحیح از BPMS تنها شروع کار است.
نوآوری عبارت است از توانایی تجزیه و تحلیل آنچه که هست و نگاه کردن به تکنولوژی و مفاهیم نوظهور و شاید حتی تکنولوژی ها و رویکردهای قدیمی‎تر و سپس به کار بردن خلاقیت.
نوآوری به این امر می‌پردازد که چگونه بخشی از کسب‌وکار یا IT می‌تواند اساساً بهتر شود. این تغییرات بهبود می‎یابند و به عنوان یک محصول جانبی، در زمان و هزینه صرفه جویی کرده و در عین حال کیفیت را بهبود می‎بخشند.
BPM CoE باید با IT و کسب و کار کار کند تا به فناوری های نوظهور، فرصت های تجاری نوظهور، مشکلات موجود در آینده و قوانین در حال انتظار توجه داشته باشد.
سپس، با فرض اینکه BPM CoE در زمان استخدام، خلاقیت و نه صرفاً مهارت‌های فنی را در نظر گرفته است، کارکنان CoE می‌توانند کارگاه‌های طوفان فکری را راهنمایی کنند که در آنها سؤال “چه می‌شد اگر” پرسش می‎شود. همچنین می‌تواند ایده‌ها را شبیه‌سازی کرده و تأثیر آن را در مدل شبیه‌سازی شده ببیند (بیشتر ابزارهای BPMS از مدل‌سازی شبیه‌سازی پشتیبانی می‌کنند) و نتایج را پیش‌بینی نمایند.
این امر BPM CoE را در موقعیت منحصر به فردی قرار می‎دهد تا به مرکز نوآوری برای بخش های شرکتی که پشتیبانی می‎کند تبدیل گردد.
همچنین این پتانسیل را دارد که هزینه نوآوری را محدود کرده و در نتیجه آن را جذابتر نماید. امروزه، بسیاری از شرکت ها بودجه‎ای صرفاً برای آزمون و خطا که جزء کلیدی نوآوری است، ندارند. قابلیت شبیه سازی، ریسک و هزینه را کاهش می‎دهد و بنابراین خود یک مهره اصلی در بازی نوآوری است.

تضمین کیفیت

فناوری اطلاعات اپلیکیشن‎ ها را قبل از تولید و استفاده توسط کسب و کار آزمایش می‎کند. عملیات کسب و کار از شاخص‌های کلیدی عملکرد و شاید کارت‌های امتیاز عملکرد برای آزمایش عملیات استفاده می‌کنند.
اما هیچ کس معمولاً کل تغییر را آزمایش نمی‎کند (برای اثربخشی و کارایی، آموزش کارکنان برای تغییر، تأثیر بر همکاری و تأثیر بر مشتریان). این یک فرصت برای BPM CoE است. تغییرات کسب و کار باید توسط BPM CoE که این تغییرات و اجرای آنها را مدیریت می‎کند، هماهنگ شود.
این امر به BPM CoE اجازه می‎دهد زمانی که تمام بخش های تغییر مستقر شده اند به عنوان یک گروه تضمین کیفیت برای تصویر کلی عمل نماید.

مفید بمانید – مرتبط بمانید

BPM به سرعت در حال تغییر است؛ زیرا تکنیک‌های جدید پیشگام هستند و تکنولوژی جدید به متخصصین BPM اجازه می‌دهد تا از گزینه‌های بیشتری برای ایجاد تحول و بهبود استفاده نمایند.
تکنولوژی جدید سؤالات را از «می‌توانیم» به «آیا باید» تغییر می‌دهد. همانطور که اینترنت و روشی که اینترنت بدان وسیله دنیای تجارت و تمدن ما را تغییر داده است، کسانی وجود خواهند داشت که تکنولوژی‏های پیشرفته را یاد می‎گیرند تا از آن علیه ما استفاده کنند.
واضح است که بسیاری از شرکت‌ها عقب خواهند ماند – بله، تاریخ تکرار خواهد شد – و برخی از شرکت‌هایی که از به‌روز ماندن خودداری می‌کنند، با مشکل واقعی مواجه خواهند شد.
همانطور که این تکامل فناوری اتفاق می‌افتد، گروه‌هایی مانند مراکز تعالی BPM پیشرفت‌های تکنولوژیکی را پیگیری کرده و نحوه اعمال آن در کسب و کار را بررسی می‌کنند.
امروزه این نقش نوپایی است که برخی از CoE ها شروع به ایفای آن کرده اند. اما، این نقش به مرور، اهمیت بیشتری پیدا می‎کند، زیرا شرکت ها در نحوه رقابت خود و نحوه ارائه خدمات تکامل می‎یابند.
لیست‎های ذکر شده در این مطلب استارتی برای روند فکری شما در زمینه موضوع مورد بحث است. آنها قرار نیست همه چیز را شامل شوند. اگرچه بسیاری از مهمترین موضوعاتی که باید در شروع BPM CoE در نظر گرفته شوند در اینجا ذکر شده، اما همیشه موضوعات دیگری وجود دارند که می‎توان در مورد آنها بحث کرد.

منبع