نمونه 1 از اجرای موفق BPM: یونیسس (Unisys)
یونیسس یک شرکت جهانی فناوری اطلاعات و راهکارهای نرم افزاری است که مشتریان آن در بیش از 100 کشور جهان گسترش یافته اند.
این شرکت مجموعه ای غنی از راهکارها در زمینه کسب و کار ارائه میدهد که از تخصص آن شرکت در ادغام سیستم ها، برون سپاری، خدمات زیرساختی، فن آوری سرور و مشاوره نشات میگیرد.
یکی از واحدهای کلیدی، خدمات مدیریت زیرساختها (IMS) است که راه حل های مبتنی بر خدمات ارائه میکند و باعث میشود زیرساختهای مربوط به مشتریان، مدیریت شده و به طور مداوم در جهت افزایش ارزش کسب و کار و مدیریت هزینه بهبود یابند.
تعریف یک دیدگاه
در سال 2000، بخش IMS، کار توسعه یک متدولوژی منحصر به فرد، مبتنی بر فرآیند به نام “یونیفای” را آغاز نمود. هدف این بود که نوعی تکرارپذیری و سازگاری در نحوه سرویس دهی به مشتریان در سراسر جهان به وجود آید. برای توسعه یونیفای موارد زیر مورد نیاز بود:
- نقشه برداری و مستند سازی حدود 600 فرآیند و تولیدات مرتبط با آنها.
- ایجاد یک مخزن مرکزی برای نگهداری اطلاعات که لینکهایی به فرآیندها و فعالیت های تکی دارند.
- ایجاد یک اپلیکیشن مبتنی بر وب و مقیاس پذیر تا امکان دسترسی جهانی مشاوران شرکت به این متدولوژی وجود داشته باشد.
بخش IMS با درنظر گرفتن معیارهای فوق، درصدد اجرای موفق BPM با استفاده از یکی از نرم افزارهای مربوطه برآمد.
زمینه سازی
بخش IMS با استفاده از نرم افزار مناسب برای ایجاد مدلهای کاملی از عملیات خود و اجرای موفق BPM، شروع به کار نقشه برداری از فرآیندها و زمینه سازی برای توسعه یونیفای نمود.
آنها از رویکردی بالا به پایین برای نقشه برداری فرآیندها و اجرای BPM استفاده نمودند. در طی یک سال از تاریخ شروع پروژه، IMS توانست مرکزی برای فرآیندهای شرکت ایجاد و آن را به روز رسانی نماید که مدلسازی فرآیند و مدیریت محتوا را برای هر یک از کارکنان در پشت میز کارشان فراهم میکند.
به این ترتیب اجرای موفق BPM، شرکت ها را قادر میسازد که فرآیندهای کسب و کار، منابع و نقش ها، و اطلاعات مرتبط با آنها را دریافت و مدیریت نموده و آنها را در سطوح مختلف جزئیات مشاهده نمایند.
بخش IMS همچنین توانست با فعال کردن مدیریت اجرایی و کمک گرفتن از آن برای تعریف، مدیریت و اجرای فرآیندهای کسب و کار، به شناسایی روشهای بهینه برای افزایش کارایی شرکت نیز کمک نماید.
نمونه 2 از اجرای موفق BPM: AMT – آژانس حمل و نقل متروپولیتن(AMT)
آژانس ARTM که قبلا به عنوان Agence metropolitaine de transport شناخته شده بود، در سال 1996 تأسیس شد. در ادامه، این آژانس تبدیل به دو نهاد بزرگ AMT و EXO با وظایف و مسئولیت های جداگانه گردید.
آژانس حمل و نقل متروپولیتن(AMT) یک سازمان دولتی است که در راستای گسترش و برنامه ریزی خدمات حمل و نقل عمومی برای بهبود کارایی رفت و آمد در منطقه کلان شهر مونترال، گزارشاتی به وزارت حمل و نقل میدهد.
این آژانس در همکاری نزدیک با شرکای خود، کار برنامهریزی، هماهنگی و تکمیل شبکه حمل و نقل عمومی شهری را انجام میدهد.
مشکلات موجود
آژانس نیاز به دید واضحی از مدل عملیاتی فعلی خود دارد تا به آنها در برنامه ریزی و اجرای ساختار جدید دو نهاد کمک نماید. با توجه به این، تهیه فهرستی از تمام فرآیندهای تجاری AMT به عنوان یک پروژه اولویتی برای سازمان شناسایی شد. هدف از این پروژه درک بهتر عملیات فعلی و ارائه یک طرح توسعه برای مدل کسب و کار جدید بود.
در ابتدای پروژه، فرآیندهای تجاری AMT با استفاده از نرم افزارهای کنترل پروژه ایجاد شدند. اما همه نقشههای آنها به روز نشده و یا به طور پیوسته ارائه نشدند.
در مورد چند فرآیند دیگر نیز، مستندسازی انجام نگرفت. در چنین شرایطی، شناسایی ارتباطات بین فرآیندها و سیستم ها و تاثیرات بالقوه آنها در نتیجه تغییرات سازمانی، دشوار بود. علاوه بر این، ضرب الاجلهای سختگیرانه برای تکمیل پروژه قبل از انتقال، باعث ایجاد فشار زیادی شد.
راه حل
پس از دریافت مشاوره ها، AMT تصمیم به استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار گرفت تا با اجرای موفق BPM، بتواند به تجزیه و تحليل تأثير تغييرات و هماهنگي فرآيندهاي کسب و کار در ساختارهاي عملیاتی جديد بپردازد.
به این ترتیب مستندات و استاندارد سازی فرآیندهای تجاری as-is، مورد توجه قرار گرفتند. این اطلاعات در یک راهکار نرم افزاری متمرکز شدند تا یک ابزاری تحلیلی برای ارزیابی بهتر تاثیر تغییرات سازمانی اعلام شده، در اختیار کمیته انتقال قرار دهند.
طرح پروژه برای اجرای موفق BPM شامل:
- شناسایی و اولویت بندی فرآیندهای کسب و کار.
- استاندارد سازی مدارک فرآیند.
- مستندسازی فرآیندهای اولویت بندی شده. برای به حداقل رساندن تاثیر بر سهامداران، استانداردهای مستندات فعلی آنها (ANSI) در این مرحله باید حفظ شود.
بکارگیری یک راه حل نرم افزاری یکپارچه برای اجرای موفق BPM
- صدور درخواست برای خرید یک راهکار نرم افزاری
- اتخاذ استانداردهایی مبتنی بر BPMN که درک فرآیندهای جدید را برای کاربران AMT که به استاندارد قدیمی(ANSI) عادت کردهاند ساده تر کند.
- استفاده از خدمات نرم افزار خریداری شده برای تغییر روند مستند سازی از دیدگاه کنترل پروژه و اجرای موفق BPM.
- آنالیز تأثيرت در مورد تغييراتي كه برای پياده سازي مدل عملیاتی جديد کسب و کار لازم است.
- در دسترس بودن مستندات برای کارمندان تا در مورد چگونگی تغییر روز به روز و نحوه اجرای مسئولیت هایشان آگاه شوند.
مزایای به دست آمده اهداف کلی و ارزش حاصل از پروژه
در طول تغییرات سازمانی:
- داده های فرآیند کسب و کار برای کمیته انتقال مهیا شود تا بتوانند تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ نمایند.
- کمیته انتقال را با ابزار تحلیل و تصمیم گیری مجهز سازند تا امکان تعریف ساختار عملکردی / سازمانی نهادهای جدید مهیا شود.
- اتخاذ یک رویکرد فرآیندی برای ارزیابی اینکه در حال حاضر کجا هستند، میخواهند در کجا باشند و چه اقداماتی باید انجام شود تا اطمینان حاصل شود که آنها به اهداف خود برسند.
- متوجه شوند که کدام گره در طرح سازمانی آنها نیاز به بیشترین تلاش برای تنظیم دارد و اولویت بندی این گرهها.
پس از تغییرات سازمانی:
- تجهیز یکی از نهادهای جدید با یک ابزار برای متمرکز کردن تمام اسناد مرتبط با فرآیندها.
- اختیار دادن به این نهاد برای بهینه سازی فرآیندهای خود.
- ارائه گزارشات به روز رسانی شده به نهادهای جدید و کارکنان تا در مورد چگونگی تاثیرپذیری خود از تغییرات باخبر شوند.
- پیشنهاد یک راه حل مشابه برای نهاد دوم.
این پروژه در مجموع بعد از 9 ماه تکمیل شد، که طی آن پنج ماه به اجرای نرم افزار و تبدیل فرآیندها در آن برای اجرای موفق BPM اختصاص یافت.
نمونه 3 از اجرای موفق BPM: Clear Channel
شرکت مخابراتی کلیر چنلClear Channel Communications (CCC) ، یک شرکت مربوط به رسانه های اجتماعی، از یکی از نرم افزارهای BPM استفاده میکند تا به راه اندازی پروژه مستند سازی فرآیندها و حرکت به سمت معماری سرویس گرا (SOA) کمک نموده، انعطاف پذیری ساختار فناوری اطلاعات خود را به حداکثر رسانده و به کسب و کار خود اجازه ماندن در بازار رقابتی را بدهد.
این امر نیاز به تخصیص بیش از 10 درصد از فضای آگهیهای رادیویی به محتوای تولید شده توسط یک موتور جستجو دارد که به تازگی متحد استراتژیک یکدیگر شده اند.
از آنجا که CCC با چندین آژانس تبلیغاتی کار میکند، نیاز به یک رویکرد منعطف و استاندارد برای پردازش مقدار زیاد ترافیک کاری و ارتباطی و برای رسیدن به معیار مورد نظر وجود دارد.
چالش
ایجاد یک فرآیند جدید برای فروش آگهی با توجه به محدودیت های شرکت
شرکت CCC با توجه به قرارداد خود با یکی از پیشگامان ارائه دهنده موتورهای جستجو در جهان در اوایل سال 2006 میلادی، لازم بود که بیش از 10 درصد از آگهیهای رادیویی خود را به فروش کانالهای اینترنتی ارائه شده توسط این موتور جستجو اختصاص دهد. بدین منظور، ایجاد یک فرآیند فروش جدید، چالاک و نوآورانه ضروری بود تا بتواند از این حجم از معاملات پشتیبانی نماید.
اهداف
- اجازه دادن به مشتریان برای آپلود آگهی های صوتی در اینترنت جهت پخش در ایستگاه های رادیویی.
- همتراز نمودن عملیات دفتری و فروش.
راه حل
ایجاد یک فرهنگ فرآیندی قوی با استفاده از اجرای موفق BPM
رویکرد SOA نیاز به تغییر در چگونگی تفکر در مورد سازماندهی یک شرکت دارد. پیشرفت تکنولوژی در مقایسه با چالشهایی که در یک سطح از فرآیند با آن مواجه میشویم، نسبتا آسان است.
این مشکلات باعث شده است که پیاده سازی SOA به یک فرهنگ فرآیندی قوی وابسته بوده و نیاز به اجرای موفق BPM تا بالاترین سطوح آن داشته باشد.
با توجه به قرارداد تجاری جدید، CCC بلوغ فرآیند خود را به سطح بعدی برده و با کمک گرفتن از نرم افزار BPM و ایجاد مخزن فرآیند سازمانی خود، همراه با ابتکارات محلی و استفاده از نقشه های فرآیندی مبتنی بر Visio، توانست هر دو جنبه تجاری و IT عملیات خود را توصیف نماید.
مزایای اجرای موفق BPM: پیشرفت های عظیم
ابتکار عمل کلیر چنل در رابطه با SOA نیاز به تغییرات فراوانی در محیط شرکت داشت. از جمله تغییرات سازمانی در معماری شرکت و تصویب رویکردی که به تشویق نوآوری ها و توسعه راهکارها میپردازد.
اجرای موفق BPM، منجر به اصلاحات سازمانی گسترده و معماری سرویس گرا گردید. مزایای به دست آمده به طور خلاصه شامل موارد زیر بودند:
- فرآیندهای فروش موثرتر
- مدیریت موثرتر
- توزیع بهتر کار
- کوتاه شدن مدت زمان شروع طراحی تا رسیدن محصول به بازار (time-to-market)
