نقش مدیریت فرایند در کسب و کارهای کوچک
با وجود اینکه امروزه سیستم‌ها و نرم‌افزارهای فراوانی برای مدیریت فرایند چه در سطح وسیع و گسترده چه در سطح کسب و کارهای کوچک وجود دارد، هنوز بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، فرایندها را به شیوه‌های سنتی هدایت می‌کنند. در واقع، فرایندها را به هر شکلی که امکان‌پذیر باشد و در حین کار به انجام می‌رسانند.
مدیریت فرایند، چطور بر کسب و کارهای کوچک تاثیر می‌گذارد؟
کسب‌وکارها چه کوچک باشند چه بزرگ، به مدیریت فرایند نیاز دارند. در هر بیزینسی، مجموعه‌ای از فرایندها در آنِ واحد یا پشت سر هم، اجرا می‌شود.
حتی اگر یک کسب و کار کوچک دارید، باید فرایندها و روند کاری خود را مشخص کنید و هر فرایند را بهینه‌سازی کنید. در این مرحله است که به مدیریت فرایند نیاز پیدا می‌کنید.
مدیریت فرایند به معنای افزایش تاثیر ورودی‌ها مثلا زمان، هزینه و منابع بر بهینه‌سازی خروجی‌ها است. در واقع مدیریت فرایند به معنای پیش بردن فرایندهای در جریان و بهبود عملکرد هر کدام است.
با این تعریف، روشن خواهد شد که مدیریت فرایند فقط به کسب و کارهای بزرگ تعلق ندارد. کسب و کارهای کوچک نیز می‌توانند از مزایای مدیریت فرایند در جهت ارتقاء خود بهره‌مند شوند.
مدیریت فرایند و نرم‌افزارها و سیستم‌های مرتبط با آن، قابلیت همسان‌سازی با نیازهای مختلف را دارند. یعنی مطابق با نیازهای هر کسب و کار یا نیازهای مشتریان هر بیزینس، می‌توانید آن را تغییر دهید.
هر کسب و کاری که نیاز به بررسی، نظارت، اندازه‌گیری و استخدام و تامین منابع داشته باشد، به مدیریت فرایند نیاز پیدا می‌کند.
اگر مدیریت فرایند کسب و کار به درستی مورد استفاده قرار بگیرد، فارغ از اینکه یک کسب و کار، کوچک باشد یا بزرگ، نتایج مثبت زیادی به دنبال دارد. از جمله اینکه باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و کاهش تعداد اشتباهات می‌شود.
مزایای مدیریت فرایند در کسب و کارهای کوچک
حال که به اهمیت مدیریت فرایند در کسب‌وکارهای کوچک اشاره کردیم، تعدادی از مزایای بی‌شمار مدیریت فرایند در این کسب و کارها را عنوان می‌کنیم.
زمانی که تصمیم می‌گیرید از راه‌حل‌های مدیریت فرایند ارائه شده توسط شرکت‌ها و نرم‌افزارهای مختلف استفاده کنید با دو دسته مزیت روبه‌رو می‌شوید؛ یکی مزایای ملموس و دیگری مزایای غیرملموس.
بهره‌روی در هزینه یکی از نتایج ملموس استفاده از مدیریت فرایند است. به محض اینکه سیستم‌های مدیریت فرایند را به کار بگیرید، شاهد نتایج مطلوبی در کاهش هزینه‌ها خواهید بود.
سایر مزایا، در دسته مزایای غیرملموس جای می‌گیرند؛ به خصوص در کوتاه‌مدت. البته اگر یک بازه زمانی بلند را برای مشاهده نتایج در نظر بگیرید، بسیاری از این مزایا را به وضوح مشاهده خواهید کرد.
کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌های زیادی روز‌به‌روز به استفاده از تکنیک‌های مدیریت فرایند و نرم‌افزارهای مرتبط با آن روی می‌آورند و از مزایای آن بهره‌مند می‌شوند. این مزایا عبارت‌اند از:
۱. کاهش هزینه‌ها
مدیریت موفقیت‌آمیز یک کسب و کار در گرو عوامل مختلفی است که یکی از آنها، بهره‌روی هزینه است. بهره‌روی هزینه به معنای کاهش بودجه‌های مورد نیاز است. برای اینکه بتوانید فرایندهای کسب و کار را با هزینه‌های پایین‌تری به اتمام برسانید و از بهره‌وری هزینه یا بهترین استفاده از منابع مالی، اطمینان حاصل کنید به یک استراتژی محکم و صحیح نیاز دارید. راه‌حل‌هایی که مدیریت فرایند ارائه می‌کند، این استراتژی را فراهم خواهد کرد. در نتیجه با هزینه کمتر، سود بیشتری حاصل می‌شود.
۲. افزایش چابکی کسب و کار
چابکی یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک کسب و کار است. این وژگی باعث می‌شود که بتوانید ابزارهای بسیار انعطاف‌پذیری برای کسب و کار خود ایجاد کنید که مطابق با نیازهایتان، قابل تغییر و هماهنگ سازی باشد.
مدیریت فرایند، وظیفه‌ی هدایت مدیریت، ادغام و اتوماسیون را برعهده دارد که همه‌ی این موارد، چابکی یک کسب و کار را کنترل می‌کنند. در نتیجه، انتخاب بهترین شرکت مدیریت فرایند یا بهترین نرم‌افزار مربوطه، یکی از عاقلانه‌ترین تصمیماتی است که می‌توانید برای کسب و کار خود بگیرید.
۳. راحتی در انطباق با نیازهای کسب و کار
تغییرات زیادی که در قوانین و روند کاری یک مجموعه ایجاد می‌شود، نشان می‌دهد که آن کسب و کار، یک سیستم انعطاف‌پذیر مطابق با نیازهای خود ندارد. این مسئله باعث می‌شود که هزینه‌ی زیادی برای موارد غیرضروری و بی‌مورد، پرداخته شود. با سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار، بیزینس‌های مختلف می‌توانند برای فرایندهای خود، قوانین و روندی انعطاف‌پذیر و قابل انطباق ایجاد کنند. به این ترتیب، فرایندهای کسب و کار، آسان‌تر از قبل اجرا می‌شوند.
۴. تمرکز بر رضایت مشتری
بهترین راه برای افزایش محبوبیت و معرفی برند، جلب اعتماد و رضایت مشتری است. رضایت مشتری، مهم‌ترین هدف در کسب و کار است. افزایش شهرت برند باعث افزایش فروش و در نتیجه، افزایش سود می‌شود. مدیریت فرایند، فرصتی برای کسب و کارها فراهم می‌کند که برنامه‌هایی برای بهبود ارتباط با مشتری و جلب رضایت مخاطب را ایجاد و مدیریت کنند.
۵. رضایت کارکنان
هر کسب و کاری در نظر دارد که در نهایت، یک محیط کاری قابل اطمینان و پایدار داشته باشد. محیط کاری قابل اطمینان و پایدار، به کارکنان انگیزه برای تلاش می‌دهد. هیچ کارمندی چنین محیطی را رها نمی‌کند و از جان و دل برای آن زحمت خواهد کشید.
مدیریت فرایند کسب و کار، اطلاعات و اسناد مورد نیاز کارکنان برای دسترسی راحت‌تر به منابع را به راحتی در اختیار آنها می‌گذارد. محیط کاری ساده‌تر و سریع‌تری برای کارمندان ایجاد می‌شود که نتیجه‌ی آن، افزایش رضایت کارکنان است. رضایت کارکنان در نهایت به افزایش سود و توسعه‌ی کسب و کار منتهی می‌شود.
۶. تصمیم‌گیری راحت‌تر
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم‌ها یا نرم‌افزارهای مدیریت فرایند، تصمیم‌گیری راحت‌تر و سریع تر است. فقط کافی است که در مورد فرایند و اهداف آن بدانید. با کمک مدیریت فرایند، هر کدام از فرایندهایی که تبیین می‌کنید درست در جای خود، برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند.
مدیریت فرایند در کسب و کارهای کوچک: از کجا شروع کنیم؟
شروع به استفاده از سیستم‌ها، نرم‌افزارها و تکنیک‌های مدیریت فرایند، در ابتدا سخت به نظر می‌رسد. اگر کسب و کار کوچکی داشته باشید، حتی شاید فکر کنید که کاری غیرضروری است و به خاطر سختی‌های ابتدای مسیر، قید مزایای متعدد آن را بزنید.
برای شروع، این نکات را در نظر داشته باشید:
با آنچه که دارید شرع کنید
در کسب و کارتان، حتما از قبل، فرایندهایی را تعیین کردهاید که در مرحله اجرا قرار دارد. از همین‌جا و با همین فرایندها، مدیریت فرایند را شروع کنید. لازم نیست همه چیز را از صفر شروع کنید. اگر فرایندهایی در ذهن دارید که هنوز اجرایی نشده‌اند، آنها را روی کاغذ بیاورید. به مرور زمان، الگوی ایجاد فرایندها را فرا می‌گیرید.
اتوماسیون، تمام مشکلات را حل نمی‌کند
اتوماسیونِ فرایندهای رایج در یک کسب و کار باعث می‌شود که در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید البته در صورتی که فرایندها به درستی تبیین شده باشند و موثر باشند. فرایند بد، با اتوماسیون به یک فرایند موثر تبدیل نمی‌شود.
منابع اتلاف وقت و هزینه را پیدا کنید
به دنبال ریشه اتلاف منابع بگردید. یکی از مشکلات رایج کسب و کارهای کوچک این است که نمی‌توانند ریشه عدم بهره‌وری‌ها و اتلاف منابع را پیدا کنند. در چنین کسب و کارهایی، مدیریت فرایند نمی‌تواند به اندازه کافی تاثیرگذار باشد.
داشته‌های خود را ارزیابی کنید
داشته‌های خود را ارزیابی کنید و نیازهای کسب و کارتان را تعیین کنید. به این ترتیب می‌توانید فقط روی کم و کاستی‌ها سرمایه‌گذاری کنید و نرم‌افزارها و فناوری‌های مرتبط با نیازهای خود را تهیه کنید.
با نیازهای کسب و کار خود شروع کنید
برای شروع مدیریت فرایند، ابتدا از تامین نیازهای اصلی کسب و کار خود شروع کنید. الزامات کار را در نظر بگیرید و متناسب با آن از نرم‌افزارها و تکنیک‌های مدیریت فرایند بهره‌مند شوید. به مرور زمان می‌توانید مدیریت فرایند را در تمام جنبه‌های کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید.
بهینه سازی هم زمان را فراموش نکنید
یکی از مزایای مدیریت فرایند، این است که می‌توانید روند انجام فرایندها را به دقت بررسی کنید و هم‌زمان، بهینه‌سازی لازم را انجام دهید. مدیریت فرایند، پروژه‌ای نیست که یک بار اجرا کنید و برای همیشه از نتایج آن بهره‌مند شوید. بلکه باید دائما آن را بهینه‌سازی و رصد کنید.
فهرستی از فرایندها تهیه کنید
باید فهرستی از همه‌ی فرایندهای در حال اجرا در کسب و کار خود را دقیق و کامل تهیه کنید. حتی اگر فکر می‌کنید که این کار را قبلا انجام داده‌اید، دوباره تکرار کنید. در طی انجام کارها، ممکن است چندین فرایند به روند کاری یک شرکت یا کسب‌وکار اضافه شود که از نوشتن و ثبت آنها غافل شده‌اید.
فرایندهای هر کسب و کار باید مستند باشد و در فرمت قابل دسترسی و قابل فهم، دسته‌بندی و مدیریت شود.
استفاده آزمایشی را فراموش نکنید
بعد از اینکه فرایندها را فهرست و دسته‌بندی کردید و ایده‌های خود برای بهبود هر فرایند را مطرح کردید، می‌توانید برای فرایندهای اصلی یا هر فرایندی که برای توسعه آن برنامه‌ریزی کردهاید، به طور آزمایشی از مدیریت فرایند و سیستم‌ها و نرم‌افزارهای آن استفاده کنید.
در این دوره‌ی استفاده آزمایشی، می‌توانید بازخوردها و بهبودهای احتمالی را بررسی کنید. باید با کمک ابزارها و معیارها، تاثیرگذاری مدیریت فرایند را بررسی کنید و تغییرات را هدایت کنید.
هزینه و زمان را تخمین بزنید
برای توسعه کسب و کار و ایجاد تغییرات، باید هزینه کنید و زمان در نظر بگیرید. قبل از اینکه سیستم‌های مدیریت فرایند را امتحان کنید، هزینه‌ها و زمان لازم برای توسعه را تخمین بزنید. اگر از قبل بدانید که چقدر هزینه و زمان برای رسیدن به نتیجه مطلوب صرف خواهد شد، برای مشاهده نتایج، عجله‌ای ندارید و دلسرد نمی‌شوید.
