تاثیر مدیریت فرایند یا BPM در سازمان چیست؟

آیا مدیریت فرایند تأثیری در شناسایی ارتباطات سازمانی دارد؟

ضمن استقرار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، دو چیز شناسایی می‌شود: مسیری که ورودی‌ها را به خروجی متصل می‌کند و فعالیت‌هایی که در این بین انجام می‌شود.
با استقرار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، زمان انجام هریک از فعالیت‌ها و مسئول انجام‌ دهنده شناسایی می‌ شود و توالی آن‌ها مشخص می‌شود؛ یعنی مشخص می‌شود چه کاری را چه کسی و به چه ترتیبی انجام می‌دهد.

درمجموع می‌توان گفت با استقرار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار اتفاقات زیر رخ می‌دهد:

• جلوگیری از دوباره‌کاری؛
• حذف فعالیت‌های اضافی و مشترک بین واحدهای مختلف؛
• مشخص‌شدن ارتباط ورودی‌های هر واحد با خروجی‌های آن؛
• مشخص‌شدن ارتباط بین خروجی یک واحد با ورودی واحدهای دیگر؛
• مشخص‌شدن نقش واحدها و توالی آن‌ها و تأثیر آن‌ها در خروجی؛
• مشخص‌شدن جایگاه واحدها نسبت به هم در سودآوری سازمان.

آیا مدیریت فرایند به استانداردشدن کارها منجر می‌شود؟

سازگاری در عملیات برای بقا و رشد سازمان ضروری است. دستیابی به یکپارچگی به‌دلیل راهکارهای مختلف کارکنان برای انجام وظیفه دشوار است. آموزش و تجربه و مهارت‌های متفاوت کارکنان به ایجاد سبک‌های مربوط خود آن‌ها منجر می‌شود.
این تفاوت‌ها در سبک‌های آن‌ها باعث می‌شود در خروجی فرایند تغییرات صورت گیرد. اگر فرایندی در هر شرکت به‌خوبی مستندسازی شود، شرکت قادر خواهد بود استانداردهای عملیاتی خود را در بهترین شکل در فرم‌ها و دستورالعمل‌های خود مشخص کند.
هنگامی که کارمندان از این روش‌ها پیروی کنند، تغییرات به ‌حداقل می‌رسد و محصولات یا خدمات با کیفیت بهتر به مشتریان ارائه می‌شود. بااین‌حال، مستندسازی چنین مراحلی بسیار آسان نیست.
مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار ازطریق شناسایی رویه‌ها و توالی انجام کارها به استانداردسازی در سازمان‌هایی کمک می‌کند که از روش‌های مختلف برای انجام یک فرایند استفاده می‌کنند.
مدیریت فرایندهای کسب‌وکار همچنین با کمک اندازه‌گیری این رویه‌ها و توالی‌های انجام کار آسیب‌شناسی و تحلیل می‌کند و راهکارهای مؤثری را برای پیاده‌سازی ارائه می‌دهد.

پس از اجرای مدیریت فرایند باید چه نتایجی را انتظار داشته باشیم؟

انتظارات و خروجی‌های پس از استقرار مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار در سازمان‌ها به شرح زیر است:

1. 1. شناسایی و اصلاح فرایندها؛
   2. بهبود فرایندهای ارتباطی؛
   3. بازخورد سریع؛
   4. شناسایی گلوگاه‌ها؛
   5. بهبود مداوم؛
   6. تسهیل تغییرات و هماهنگی با شرایط جدید؛
   7. ایجاد مبنای تعریف سیاست‌گذاری‌ها؛
   8. یکپارچه‌سازی فرایندها و خدمات؛
   9. تهیۀ گزارش‌ها و تحلیل‌های اجرایی و مدیریتی؛
   10. افزایش رضایت مشتری؛
   11. اولویت‌دهی مؤثر؛
   12. تسریع تصمیم‌گیری؛
   13. مستندسازی و تعریف فرایندها؛
   14. کمک به خودکارسازی اجرای فرایندها؛
   15. شناسایی فرصت‌ها و بهبود فرایندها؛
   16. حذف فعالیت‌های غیرضروری؛
   17. کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا؛
   18. کاهش منابع موردنیاز؛
   19. افزایش هماهنگی؛
   20. افزایش سرعت اجرای سیکل فرایندها؛
   21. افزایش رضایت‌مندی مشتری؛
   22. چابکی سازمان؛
   23. کاهش هزینه‌های فرایند: 10 تا 15درصد؛
   24. افزایش کیفیت/کاهش تعداد خطاها: 20 تا 30درصد؛
   25. کاهش فاصلۀ زمانی خروجی فرایند: 10 تا 30درصد؛
   26. کاهش زمان‌های آموزشی: 10 تا 30درصد؛
   27. کاهش تعداد درخواست‌های پشتیبان: 15 تا 30درصد؛
   28. کاهش تعداد مرجوعیات مشتریان: 20 تا 30درصد؛
   29. افزایش درجۀ اطمینان پیش‌بینی: 15 تا 30درصد.