سازگاری مدیریت فرآیندهای کسب و کار و ایزو

سازگاری مدیریت فرآیندهای کسب و کار و ایزو

مدیریت فرایند کسب و کار و ایزو معمولا به عنوان دو تلاش متفاوت مطرح می شوند، اما برای بهبود کیفیت کسب و کار می توان آنها را به صورت همراستا استفاده کرد.
طیف گسترده ای از سیستم ها، از جمله BPM و ISO، در دهه های گذشته معرفی شده است و توسط سازمان های سراسر جهان برای دستیابی به بهترین شیوه های کسب و کار مورد بررسی و بررسی قرار گرفته اند.
یک شرکت وقتی مزایای فرآیندمحوری و گواهی نامه ISO را در بر می گیرد که BPM را با استاندارد ISO همراستا و هماهنگ کرده باشد. هنگام انجام این کار، مزایا و چالش ها چیست؟ چگونه می توان این هدف را انجام داد؟ بیایید این سوالات را بررسی کنیم.

مستندسازی ایزو

اساسا، ISO بر مستندسازی تمرکز دارد و از این فعالیت برای تأیید بلوغ فرایندها استفاده می کند. اگر چه این رویکرد ممکن است بسیار سودمند باشد، اما وصل شدن شرکت به فرآیند گواهینامه ISO، یک ریسکی دارد.
این که تصویر سازمانی بزرگ از بین برود. تمرکز هدفمند ISO می تواند منجر به تمرکز بر شواهد استاتیکی و فیزیکی شود، به جای تمرکز بر واقعیت‌های پویا که می‌تواند معیارهای عملکرد ارائه دهد، همراه با آنچه که می تواند برای بهبود این معیارها انجام شود.
در BPM، تمرکز بر روی عوامل پویا در یک سازمان است – نه بر روی اسناد ایستاده، بلکه بر جریان های فعال تر. به عنوان مثال، حوزه‌هایی در سازمان وجود دارند که غیرممکن است از طریق اسناد غیر فعال دیده شوند مانند جنبه‌های فرهنگی، عملیات‌های جهانی و ارزش های سازمان.

بلوغ فرایند

هدف از استانداردهای ایزو، ایجاد تلاش برای مستند سازی فرایند است تا سازمان بیشتر سیستماتیک باشد. اگرچه فرایند مستندسازی قابل انجام است، اما نباید تنها بدون تلفیق سیستم با BPM پایدار نیست. این مشکلی اشت که بسیاری از شرکت ها در ممیزی صدور گواهینامه مواجه می شوند.
به عنوان یک راه حل، سازمان‌ها می‌توانند BPM را بکار گیرند که از لحاظ رویکردی برای دستیابی به بلوغ فرایندی، جامع‌تر و کامل‌تر است. این تلاش باید شامل استقرار معیارهای مناسب، فرایندهای اصلی و همچنین سایر وظایف مانند نقش ها، رفتارها و روابط باشد.

سیستم مدیریت کیفیت

گواهینامه ایزو بسیار سودمند است، در صورتی که یک شرکت سعی در تبدیل شدن به یک تامین کننده برای یک یا چند مشتری که ارزش این دستاورد را داشته باشد.
چارچوب ها و مفاهیم در هماهنگی با مدیریت کیفیت هستند. اما باید اشاره کرد که ISO به تنهایی جامع نیست. استقرار ایزو می تواند تا حد زیادی به مستندات متکی باشد، یک رویکرد کلی ممکن است فراموش شود.
بسیاری از شرکت ها ایزو را به عنوان وسیله ای عالی برای رسیدن به تقسیم نام تجاری می بینند. با این حال، اشکال این است که مشتریان هنوز هم نیاز به درک واقعی تفاوت در محصولات و خدمات ارائه شده دارند تا فروش ایجاد شود.
به عبارت دیگر نتیجه ممکن است تخریب مشتری یا بدبینی باشد، به ویژه هنگامی که شرکت گواهینامه خود را در فرایند فروش برجسته می کند.

سیستم انطباق پذیر

بر خلاف ایزو، استقرار BPM باید یک رویکرد سیستماتیک مبتنی بر سازگاری داشته باشد؛ یعنی بیش از اسناد ساده. سازمان هایی که بر اساس BPM تکیه می کنند، باید تلاش کنند تا ناپایداری و اتلاف را با استفاده از تکنیک هایی مانند Lean Six Sigma کاهش دهند.
این اصل ساده است: زمانیکه زمان و تلاش کافی در ایجاد رویه ها و تعریف کنترل داده می شود، تمام تلاش ها برای حفظ فرایندها بدون در نظر گرفتن نیازهای پویا می تواند منجر به نتایج ناامید کننده شود.
نتیجه نهایی این است که سازمان هایی که از یک رویکرد جامع تر استفاده می کنند می توانند به بهیودهای عمده دست یابند، در حالی که در عین حال به طور مداوم در حال رسد کردن کسب و کار و محیط اطراف آن هستند.

ISO یا BPM

بسیار ضروری و حیاتی است که تشخیص دهد که اسناد تنها روش شناخت فرایند نیستند. یادگیری می تواند از طریق آموزش، ساختارهای ابزاری و همچنین ارائه یک مکانیزم کنترل برای افرادی که به طور فعال در این فرآیند درگیر هستند، به دست آید.
بسیاری از شرکت ها اغلب به مستندات فرآیند وابسته هستند. کمبود این تنها به این معنی است که زمان و منابع زیادی برای انجام این تلاش صرف می شود بدون این که بهبود عملکرد بسیار مناسبی انجام شود. کنترل بیش از حد بدون یک سیستم برای افزایش عملکرد، منافع شرکت را به حداقل می رساند.
بنابراین، بهتر است که اصول BPM هوشمندانه را با استانداردهای ایزو ترکیب کنیم. این سادگی دلالت بر آموزش، معیارها و مهارت کاربران فرایند (کسانی که قادر به ارائه نتایج مطلوب کسب و کار هستند) دارد.
گواهینامه ایزو به تنهایی می تواند برای یک شرکت مطلوب باشد، در صورتی که مشتریان جدید و قابل توجهی داشته باشد که نیاز به یک نوع گواهینامه خاص دارند.
با این حال، شرکت باید ارزیابی کند که برای درگیر اسناد در کل برنامه‌ها، چگونه بیشتر به نفع یک رویکرد بسیار جامع برای ارتقاء عملکرد و تعریف فرایندها است. فرایند مستندسازی، منابع و وقت را می‌گیرد. در این زمان، این نیز ممکن است کسب و کار را مختل شود.
رویکردهای مورد استفاده در BPM نیز جامع نیستند. اما آنها می‌توانند بیش از استانداردهای ISO را پوشش دهند. آنچه لازم است، دستیابی به تعادل مناسب بین جزئیات اسناد فرایندها و دیدگاه سیستماتیک‌تر و جامعتر نسبت به شرکت و فرآیندهای آن است.
بزرگترین توصیه برای هر سازمان ای که مایل است به دنبال ISO برود اینست که اطمینان حاصل کند که منابع آنها حفاظت شده و برای بهبود مورد استفاده قرار می‌گیرن و همزمان با آن فکر ساختن فرایندهای BPM باشند زیرا فرایندها جاری، پویاتر و جامع تر هستند.
به یاد داشته باشید که سازمان ها موجودات زنده هستند – آنها در برخی مواقع به طور مداوم تغییر می کنند. بهترین راه حل این است که تمرکز بر معیارهای عاقلانه ایجاد شده برای اندازه گیری عملکرد باشید. انجام این کار به هر شرکت کمک خواهد کرد تا بهتر تصویر بزرگ سازمانی خود را ببیند.