نحوه نظارت بر فرآیندهای کسب و کار (BAM)
در این مقاله ما در مورد ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)صحبت خواهیم کرد و سعی خواهیم نمود تا ایده و درکی جهانی در مورد چگونگی کمک کردن این ابزارها به شما بدهیم و در مورد آنچه که لازم است بدانید تا بهترین ابزار برای سازمان شما انتخاب شود، صحبت نماییم.
نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)اجازه می دهد تا تصمیم گیری بر اساس نظارت بر فرآیندهای کسب و کار به طور آنی و بلافاصله انجام شود. علاوه بر این، این ابزارها اجازه همبستگی رویدادهای کاری، شناسایی تمایلات و الگوهای رفتاری را می دهند و در عین حال انجام اقدامات درخور را در هنگام وقوع رویدادهای جدید پیشنهاد می نمایند. هدف اصلی BAM شناخت رفتار و تکامل یک فرآیند است.
این ابزارها باعث بهبود سرعت و بهینه سازی کارآیی در عملیات کاری می شوند. در راستای انجام این کار، آنها گزارشات روزانه کاری را تنظیم نموده، در مورد مشکلات احتمالی هشدار داده و وضعیت هر فرآیند را اطلاع می دهند. فرآیند نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM) فرصت ها و تهدیدهای شرکت را با هدف افزایش حداکثر سودآوری، تجزیه و تحلیل می کند.
معماری نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)
اجزای تشکیل دهنده سیستم BAM به شرح زیر می باشند:
- پشتیبانی از تصمیم گیری: سیستم BAM از طریق مجموعه ای از قوانین، موقعیت ها را تفسیر نموده و تشخیص می دهد و به این ترتیب به کاربر در تصمیم گیری کمک کند.
- داشبورد آماده عمل: تصمیمات تولید شده، در قسمت داشبورد تبدیل به اقدامات یکپارچه می شوند.
- پاسخ‌ها و عملکرد کاربر در ابزار BAM ضبط شده و سپس برای اجرا به سیستم ارسال می گردد.
- سازگاری و یادگیری: بخشی است که پاسخ های کاربر با هدف بهبود پشتیبانی در تصمیم گیری و ایجاد داشبورد آماده اقدام، در سیستم تصمیم گیری ادغام می شوند.
به طور عمده، تمام ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)دارای ماژول های زیر هستند:
- ابزار مدل سازی: در هنگام تعریف فرآیندها، KPI ، آستانه، هشدار ، اقدامات و غیره مورد استفاده قرار می گیرد.
- هسته BAM: هسته BAM جایی است که پیکربندی فرآیند در آن واقع شده و نظارت می شود. به این معنا که همه رویدادها به آن می رسند و این بخش همان جایی است که رویدادها را بر اساس تنظیمات انجام شده به مدیر رویداد (Event Manager) و در واقع به بخش پردازنده رویدادهای پیچیده ارسال می کند.
- پردازنده رویدادهای پیچیده (CEP): این بخش در واقع گیرنده کلیه رویدادها و ایجادکننده رویداد یا عملیات، بر اساس نتایج حاصل از پردازش رویدادها است.
- وب فرونتال: مسئول مشاهده هر چیزی است که در طی فرآیند رخ داده است.
متدولوژی نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)
متدولوژی BAM با فرآیند زیر مطابقت دارد:
- ما باید فرآیندهای خود را تعریف کنیم. برای این کار باید در نظر داشته باشیم که فازها یا مراحل آن چیست و چه شاخص ها یا KPI هایی را می خواهیم در هر مرحله اندازه بگیریم. همچنین باید تعریف کنیم که چگونه می خواهیم شاخص های مختلف فرآیند را برای طراحی درست یک داشبورد مدیریتی در نظر بگیریم. تعریف کردن هشدارها، آستانه های مشخصی برای آنها و اقداماتی که در مورد هشدارها باید انجام شود دارای اهمیت هستند. سایر خصوصیاتی که باید تعریف شوند دسترسی های تعریف شده توسط نقشها هستند. برای این کار توصیه می شود روی تیمی که تجربه تعریف فرآیندهای مربوط به ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)را دارد، حساب کنید تا بتوانید به بهترین مفهوم سازی ممکن دست یابید.
- پس از اینکه فرآیند تعریف شد، مرحله بعدی می بایست پیکربندی و تنظیمات آن در سیستم BAM باشد.
- پس از انجام تنظیمات فرآیند، پیکربندی تعیین شده باید برای شروع کار بر روی ابزار مستقر شود.
- حال زمان اجرای پیکربندی است و از این پس می توانیم عملکردهای فرآیندمان را تحلیل کنیم.
- نظارت بر فرآیند خود یکی از مهمترین مراحل در متدولوژی BAM خواهد بود. به این معنی که توجه و تمرکز بر تنظیم آستانه ها، حذف نشانگرها یا اضافه کردن نشانگرهای جدید و مشاهده عملکرد سیستم در حالی که عملکردهای تعریف شده را انجام می دهد، بسیار مهم است.
همانطور که پیشتر اشاره کردیم، یکی از اصلی ترین ویژگی های سیستم های نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM) پیش بینی و یا یادگیری است. در حین نظارت باید اطمینان حاصل کنیم که آیا ابزار ما شروع به ” یادگیری ” از فرآیندمان کرده و آیا براساس اتفاقاتی که رخ داده است خود را وفق می دهد یا خیر.
- عملیات بعدی که باید انجام دهیم بررسی این مسئله است که آیا سیستم هشدار به درستی کار می کند یا خیر.
- در نهایت باید BAM را با آنچه در چرخه قبلی آموخته شد تقویت کرده و فرآیند خود را مجددا تعریف کنیم و دوباره آن را شروع نماییم.
نحوه نظارت بر فرآیندهای کسب و کار با ابزار BAM
ابزارهای BAM به نحوی فزاینده در بسیاری از شرکت های موجود در سرتاسر جهان مورد نیاز هستند. نظارت بر فعالیت های کسب و کار شرکت‌ها را قادر می سازد تا به طور عینی و دائمی بر تمام فرآیندهای کسب و کار که در شرکت اتفاق می‌افتد نظارت داشته باشند. این ابزار امکان نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)را بر اساس شاخص های مدیریتی ایجاد شده توسط ابزارهای BAM را فراهم می نمایند. از طریق داشبورد مدیریتی این ابزارها، مدیران می‌توانند یک نمایه کامل و واقعی از کلیه اطلاعات مرتبط با عملکرد شرکت به دست آورند و به راحتی خرابی های تولید، انحراف از اهداف تعیین شده و فرصت های شغلی را شناسایی نمایند. اطلاعات با گرافیکی واضح و به شیوه‌ای تعاملی ارائه می شوند و خواندن و درک اطلاعات بسیار ساده است.
اطلاعات بلافاصله ارائه می شوند
زندگی شرکت شما در لحظه حال، در حال وقوع است. بنابراین بسیار مهم است که شما به آنچه در هر لحظه از زمان در هر منطقه از سازمان اتفاق می افتد، توجه مستقیم داشته باشید. ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)، داده های مربوط به زمان حال را از منابع مختلف اطلاعات ضبط نموده و فوراً آنها را در فرمت مورد نظر شما ارائه می دهند.
داشبوردهای مدیریتی تعاملی، برای درک بهتر اطلاعات
اطلاعات ارائه شده توسط ابزارهای BAM به صورت تلفیقی تهیه می شوند تا کار پرس و جوی شما آسانتر و سریعتر انجام گیرد. می توانید نحوه دریافت اطلاعات را به صورت یکی از گزینه های بارچارت، نمودارهای چند سری، مترها و گزینه های دیگر دریافت کنید. اطلاعات را می توان با استفاده از مناسب ترین گزینه نمایش ارائه داد و به این ترتیب تجزیه و تحلیلی را که کاربر می تواند بر اساس هر شاخص انجام دهد بهبود بخشید. علاوه بر این، هر شاخص با توجه به نیازهای کسب و کار کاملاً قابل تنظیم است. به عنوان مثال هنگام استفاده از دسک تاپ، می توانید از ابزار تیکر نیز استفاده کنید که در صورت رسیدن اخبار، پیام ها و هشدارهای خارجی یا داخلی به کاربر پیام می دهد و در نتیجه به همه کارمندان این امکان را می دهد تا از وقایع مهم سازمان آگاه باشند.
مدیریت متمرکز برای بهره وری بیشتر
ابزارهای BAM به شما امکان می دهد یک پلت فرم مدیریتی قوی که داده ها را از منابع متنوعی جمع آوری می کند، به دست آورید. ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)بسیار قابل تنظیم هستند و اجازه می دهند تا اطلاعات پردازش شده را به روش های مختلفی از جمله گرافیک های تعاملی، ابزارک ها ، مترها، تیکر های RSS و غیره توزیع کنید.
اطلاعات از چندین منبع داده
ابزارهای نظارت بر فعالیت های کسب و کار به طور مستقیم با کلیه منابع داده شما مانند پایگاه داده ها، سرویس های وب، MDX ، مایکروسافت اکسل، فیدهای RSS، محتوای چندرسانه ای، ایمیل، برنامه ها و غیره ارتباط برقرار می کنند. شما حتی می توانید کانکتورهای خود را با استفاده از API ارائه شده بسازید تا هیچ گونه اطلاعاتی در سازمان شما از بین نرود.