شروع فاز دوم قرارداد مدیریت فرایند با شرکت معدنی و صنعتی گل گهر
فاز دوم قرارداد طراحی، تحلیل و بهبود فرایند های شرکت معدنی و صنعتی گل گهر با تکیه بر مدلسازی 20 فرآیند کلیدی و دارای بیشترین عارضه شرکت به اتمام رسید.
20 فرآیندی که در این قرارداد مدلسازی شد دارای اهمیت بسیار زیادی برای سازمان بودند که با دستور مدیرعامل شرکت معدنی و صنعتی گل گهر مدلسازی و عارضه یابی فرآیندهای مورد نظر شروع شد.
در این جلسات که با محوریت مدلسازی وضع موجود فرآیندها و عارضه یابی ان‌ها پیش رفت عارضه ها و مشکلات بسیاری شناسایی گردید که هر یک دلیل طولانی شدن انجام فرآیندهای مورد نظر بودند.
برای هریک از عارضه‌های شناسایی شده چندین راهکار قابل اجرا ارائه گردید که شامل طراحی فرم‌های جدید و سیستمی کردن آنها، تغییر قوانین داخلی و تفویض اختیار بعضی از وظایف و … می‌باشد.
در پایان تحلیل فرآیندهای وضع موجود شرکت معدنی و صنعتی گل گهر آسیب شناسی و عارضه یابی فرآیندها به همراه راهکارهای اجرایی و چالش‌های اجرای راهکارها به این شرکت تحویل داده شد که پس از تصویب در شورای معاونین این شرکت که با حضور تمامی معاونین و مدیرعامل این مجموعه برگزار می‌شود این عارضه‌ها و راهکارها مورد بررسی و تصویب قرار گرفت.
اتفاق بسیار مهم و ارزشمندی که در این پروژه رقم خورد همراهی و حمایت تمام قد مدیر عامل مجموعه معدنی و صنعتی گل گهر بود که باعث گردید همراهی تمام مجموعه را برای اجرای این پروژه داشته باشیم.
برای فاز دوم این پروژه فرآیندهای درخواست خرید، خرید داخلی و خارجی، تعیین روش معامله، برگزاری مناقصه، تهیه و انتشار اسناد مناقصه، ثبت سفارش خارجی، ابلاغ و انعقاد قرارداد و … مدلسازی گردید که در ادامه چند مورد را به اختصار توضیح خواهیم داد.
فرایند درخواست خرید
در فرایند درخواست خرید پس از اینکه متقاضی فرم درخواست خرید را تکمیل کرد و تاییدیه مدیر و معاون واحد مربوطه را گرفت باید تاییدیه واحد بودجه را خواهد گرفت. پس از تاییدیه واحد بودجه در واحد انبار سفارشات درخواست خرید ثبت خواهد گردید و این فرآیند به فرآیند خرید داخلی، خارجی ورودی ارسال خواهد کرد.
فرایند خرید داخلی/ خارجی
فرایند خرید داخلی/ خارجی که از فرآیند درخواست خرید ورودی دریافت می‌کند پس از اینکه واحد برنامه ریزی خرید تامین کنندگان را به واحد خرید اعلام کرد واحد خرید با استعلام از تامین کنندگان اقدام به دریافت پیشنهاد قیمت می‌کنند. اگر خرید جزئی باشد با تایید مدیر تامین و تدارک برنده اعلام خواهد شد. اگر خرید متوسط باشد با تایید رئیس معاملات متوسط برنده اعلام خواهد شد و اگر خرید عمده و کلان باشد باید پاکات استعلام بها درکمیسیون معاملات بازگشایی و برنده انتخاب گردد. اگر خرید خارجی باشد جهت ثبت سفارش خارجی مشخصات خرید و خریدار علاوه بر فرآیند ابلاغ و انغقاد قرارداد برای فرآیند ثبت سفارش خارجی ارسال می‌گردد. اگر خرید داخلی باشد نامه ابلاغ برنده برای فرآیند ابلاغ و انعقاد قرارداد ارسال می‌گردد.
فرایند تعیین روش معامله
فرایند تعیین روش معامله از جمله فرآیندهایی است که در کمیسیون معاملات انجام می‌گردد. در این فرآیند پس از اینکه درخواست خرید خدمات/ درخواست خرید کالا تایید گردید برای مبالغی که در آیین نامه داخلی شرکت معدنی و صنعتی گل گهر تصویب گردیده است برای تعیین روش انجام معامله به کمیسیون معاملات جهت تصویب و انتخاب نوع روش معامله ارسال می‌گردد. تعیین روش می‌تواند بصورت ترک تشریفات، برگزاری مناقصه، خرید از طریق استعلام بها و … باشد.
فرایند تهیه و انتشار اسناد مناقصه
در فرایند تهیه و انتشار اسناد مناقصه واحد متقاضی برگزاری مناقصه، اسناد مناقصه را تهیه و به دبیر خانه کمیسیون معاملات ارسال می‌کند. پس از بررسی اسناد مناقصه و تکمیل آ‌ها توسط دبیرخانه کمیسیون معاملات و واحد متقاضی این اسناد جهت دریافت تاییدیه و اعلام نظر به واحد حقوقی و واحد قرارداد ها ارسال می‌شود. پس از دریافت نظرات و اصلاح آنها اسناد مناقصه برای مناقصه گران از طریق سایت شرکت معدنی و صنعتی گل گهر، روزنامه‌ها و … در دسترس قرار خواهد گرفت.
فرآیند برگزاری مناقصه
فرآیند برگزاری مناقصه با دریافت حداقل سه پاکت از شرکت های مختلف در وهله اول رسمیت می‌یابد. پاکات مناقصه دو مرحله‌ای شامل پاکت الف (ضمانت نامه)، پاکت ب (اسناد فنی)، پاکت ج (پیشنهاد قیمت) می‌باشد. پاکات مناقصه تک مرحله ای شامل پاکات الف و ج است. پس از بازگشایی پاکات و ارزیابی فنی مناقصه گران در مناقصه دو مرحله ای مناسب ترین تامین کننده/ پیمانکار انتخاب می گردد و جهت عقد قرارداد به فرآیند ابلاغ و انعقاد قرارداد معرفی می‌گردد.
فرایند ثبت سفارش خارجی
فرایند ثبت سفارش خارجی که برای خریدهای خارجی رخ می‌دهد و جزو فرآیندهایی است که بیشتر با سازمان های بیرونی در ارتباط است. اما با اصلاح بخش‌هایی از فرآیند می‌توان به چابکی و تسریع آن کمک شایانی کرد.
فرایند ابلاغ و انعقاد قرارداد
فرایند ابلاغ و انعقاد قرارداد که با دریافت نامه ابلاغ برندگی از فرآیندهای خرید داخلی/ خارجی و یا برگزاری مناقصه شروع می‌شود پس از تنظیم پیش نویس قراردادها توسط متقاضی و واحد قراردادها جهت دریافت تاییدیه صاحبین امضا تامین کننده و سپس برای دریافت صاحبین امضا شرکت معدنی و صنعتی گل گهر ارسال می‌گردد.
همانطور که در بالا اشاره کردیم عارضه‌های قابل حل بسیاری در این فرآیندها شناسایی گردید که با رفع آنها میتوانیم به چابکی فرآیندها و در نتیجه چابکی سازمان کمک کنیم.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید فرم مشاوره را تکمیل نمایید تا همکاران من با شما تماس بگیرند:
