در اینحا قرار است گزارشی از اتمام پروژه مدلسازی ، تحلیل و بهبود فرایندهای افرانت بیان شود. همانطور که در خبر آغاز پروژه مدلسازی ، تحلیل و بهبود فرایندهای افرانت نیز آورده شده است، این پروژه طی 3 فاز به شرح ذیل انجام شده است.
فاز اول: شناخت و مستندسازی وضعیت موجود فرایندها – بازطراحی معماری فرایند
در این فاز طی جلسات مشترک برگزار شده بین کمیته راهبری شرکت افرانت و شرکت توسعه راهکار جهان مدیر لیست فرایندها استخراج و معماری فرایندهای وضع موجود این شرکت شامل کلان فرایند، گروه فرایند، نام فرایندها و مالک هر یک از فرایندها تهیه شد.
فاز دوم: مدلسازی وضعیت موجود فرآیندهای منتخب شرکت افرانت و تدوین شناسنامه
طبق معماری فرایند بدست آمده در فازاول، واحد سیستم روش شرکت افرانت 20فرایند را جهت مدلسازی و بهبود انتخاب نمود. برای مدلسازی این 20 فرایند جلسات حضوری در دفتر مرکزی شرکت افرانت با حضور مالک، نفرات خبره فرایند مربوطه و تیم کارشناسی شرکت توسعه راهکار جهان مدیر برگزار شده است.
در جلسات مدل فرایند در نرم‌افزار ویژوال‌پارادایم رسم و شناسنامه آن در فرمت شناسنامه مصوب‌شده هنگام عقد قرارداد تکمیل شده‌است.
لازم به ذکر است مستندات تهیه شده در هر جلسه برای تایید به شرکت افرانت ارسال و پس از دریافت تایید مستندات 20 فرایند وارد فاز سوم و نهایی پروژه مدلسازی تحت عنوان بهبود فرایندهای وضع موجود شده‌ایم.
فاز سوم: بازنگری، بهبود کیفی و طراحی مدل مطلوب فرآیندهای منتخب شرکت افرانت – مدلسازی فرایندها در سطح ۴
برای بهبود 20 فرایند منتخب، شرکت توسعه راهکار جهان مدیر با در نظر گرفتن انواع تکنیک های بهبود فرایند همچنین پیشنهادات تیم سیستم روش و مالک فرایند مدل to-be فرایندها را رسم و شناسنامه‌ها اصلاح نموده است.
تکنیک‌های استفاده شده برای بهبود فرایندها در پروژه مدلسازی:
- تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)؛
- بررسی تجربی (Experience Examination)؛
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده که یک تحلیل کیفی در فرایندهای کسب‌وکار به حساب می‌آید. هر فعالیت در فرایند مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد تا مشخص شود که ارزش این فعالیت چیست؟ آیا از الزامات شرکت تبعیت می‌کند؟ آیا یاری‌رسان مهیا نمودن نیاز مشتریان و یا سهامداران است؟
بررسی تجربی (Experience Examination)
بررسی تجربی حاصل استفاده و تجزیه و تحلیل اطلاعات درج شده در شناسنامه فرایندهای وضع موجود (فاز دوم پروژه) و مصاحبه‌های انجام شده با خبرگان هر فرایند و خبرگان حوزه مشکلات شرکت برای شناسایی مشکلات و دریافت ایده‌هایی برای بهبود و رفع معضلات فرایندها، انجام می‌شود.
برای تحلیل فرایندهای این پروژه از مدل‌های مرجع و بنچ مارک با نمونه‌های داخلی موفق نیز استفاده شده است. برخی از مشکلات شناسایی شده در مورد فرایندهای این شرکت به شرح ذیل اشاره شده است.
بدلیل مالکیت معنوی شرکت افرانت جزئیات دقیق مشکلات بیان‌نشده و صرفا مشکلاتی مطرح می‌شود که در اکثر سازمان‌ها موجود است.
- عدم تعیین مهلت زمانی مشخص برای انجام برخی از فعالیت‌ها و کنترل آن توسط سیستم‌های مناسب؛
- وجود ارجاعات بیش از حد در انجام برخی از فرایندها؛
- لزوم پیگیری متعدد بابت حصول اطمینان و نتیجه در برخی از فرایندها؛
- عدم تخصیص شاخص‌های ارزیابی عملکرد برای برخی از فرایندها جهت کنترل روال انجام فرایند؛
- زمان‌بر شدن فرایند و پراکندگی اطلاعات به علت اجرای فرایند در چند سامانه و نرم‌افزار یا انجام دستی فرایند (کاغذی بودن نامه‌ها، فرم‌ها و گزارشات)؛
- و…
آورده‌های این پروژه برای شرکت مذکور، آشنایی با روال جاری و مشکلات موجود در شرکت، همچنین مستند سازی موارد ذکر شده و مستندات (مدل و شناسنامه) 20 فرایند بهبود یافته جهت پیاده سازی آن‌ها در بستر bpms بوده است؛ که این بخش توسط شرکت افرانت در bpms انتخابی ایشان انجام می‌شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید فرم مشاوره را تکمیل نمایید تا همکاران من با شما تماس بگیرند:
