نحوه عملکرد مدیریت فرآیندها

در مقاله فوق قصد داریم در خصوص نحوه عملکرد مدیریت فرآیندها صحبت کنیم. به همین منظور ابتدا توضیحی در مورد فرآیندهای کسب و کار و مدیریت فرآیندهای کسب و کار خواهیم داشت. در ادامه درمورد نحوه عملکرد مدیریت فرآیندها و ملزومات مورد نیاز برای پیاده سازی فرآیندها صحبت خواهیم کرد.

فرایند کسب و کار چیست؟

فرایند کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها یا وظایف مرتبط به هم و ساختارمند است که خدمات یا محصول خاصی (برای یک هدف خاص) برای مشتری یا مشتریان خاص تولید می‌کند.

مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب وکار شامل سازماندهی عملکردهای مختلف یک شرکت یا سازمان در یک فرایند یکپارچه به منظور ارائه محصولات و خدمات با کیفیت در زمان کمتر و با کارایی بیشتر است.

چه نیازی به مدیریت فرایند است؟

مدیریت فرایندهای کسب و کار، با همسویی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایفی که باید به طور موثر انجام شود، باعث افزایش کارایی و اثربخشی کسب و کار می شود و تغییرات خاصی در سیستم، برای تحقق اهداف شرکت یا سازمان ایجاد می‌کند.
فعالیت‌ها و وظایف مرتبط را به سمت انعطاف پذیری‌، نوآوری و ادغام با فناوری برده. و به موفقیتِ اجرای فرایندهای پویا برای رشد و توسعه کسب و کار می انجامد.
مدیریت فرایند (BPM) سازمان ها را قادر می سازد تا عملکردهای تجاری خود را با نیازهای مشتری هماهنگ کنند. به مدیران اجرایی کمک می‌کند تا نحوه استقرار، نظارت و اندازه گیری منابع شرکت را تعیین کنند.
(BPM) کنترل بهتری بر گردش کارها داشته، نقایص عملیاتی را مشخص و برای تصمیم بهتر در کسب و کار به شما بینش دهد. مدیریت‌فرایند به شرط اجرای درست، توانایی افزایش کارآیی و بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و حداقل رساندن خطاها و ریسک‌ها را دارد.

برای پیاده سازی مدیریت فرایند به چه چیزی نیاز داریم؟

علاوه بر یک تیم متخصص، مدیریت فرایند می‌تواند به صورت غیر‌مکانیزه (یعنی بدون استفاده از نرم‌افزار) پیاده‌سازی شود. اما ریسک و معایب ایجاد غیرمکانیزه مدیریت‌فرایند بسیار بیشتر از مزایای آن است.
به منظور بهینه‌سازی فرایند و اطمینان از بهره‌وری بیشتر، شرکت‌ها می‌توانند از برنامه‌های نرم‌افزاری که مرتبط با پیاده‌سازی BPM است و توسط طیف وسیعی از شرکت‌های این حوزه ارائه می‌شوند استفاده کنند.
نقش برنامه‌های BPM این است که فرآیند کسب و کار را خودکارسازی می‌کنند. در نتیجه کار راحت‌تر شده و اطمینان از تحویل با‌کیفیت و کارآمد محصولات و خدمات ممکن خواهد شد.

کارکرد BPM چگونه است؟

نحوه عملکرد مدیریت فرآیندها(BPM)شبیه GPS است

مردم قبل از اختراع GPS به سفر می‌رفتند. آنها در طول سفر، مسیرهای مشخصی را طی می‌کردند. عموماً نمی‌دانستند، یک سفر خاص چقدر طول خواهدکشید و از منابع داده‌های نامشخص با گزینه‌های نامحدودی به‌نام نقشه استفاده می‌کردند و اگر در تعطیلات بودید‌، این به حس ماجراجویی و کشف (و حداقل چند مشاجره زناشویی) می‌افزود.
سپس GPS اتفاق افتاد، و پس از آن Waze، شما به GPS مقصد (یا هدف) خود را می‌گویید و آن می‌تواند به سرعت همه گزینه‌ها را بر اساس مجموعه‌ای از داده‌های عظیم، مدل کند تا بهترین مسیر را برای رسیدن به مقصد در سریع ترین زمان به شما بگوید.

مدیریت فرآیندها نقشه راه کسب و کار

هر پروژه هوش مصنوعی که سازمان انجام می‌دهد به همان چیزها نیاز دارد:

داده‌های زیاد (مثل نقشه در این مثال) و یک فرایند روشن (مثل مقصد در GPS). شروع بدون داشتن این موارد، و با سرمایه‌گذاری قابل‌توجه در منابع و زمان بدون بازدهی موردنظر به پایان خواهد رسید.

GPS شما هوشمند است زیرا به آن می‌گویید می‌خواهید به کجا برسید. GPS می‌داند اکنون کجا هستید و همه داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی بهترین مسیر و زمان ورود دارد. این همان چیزی است که BPM ارائه می‌دهد.
BPM راهی برای ساختاردادن به داده‌ها و تمرکز بر هوش‌مصنوعی برای تحلیل مسیرهای مربوطه، به‌شما در دستیابی نتیجه کمک می‌کند.
فناوری‌هایی مانند BPM و ابزارهای اتوماسیون گردش کار می‌توانند یک فرایند یا گردش‌کاری خاص را بدون هوش مصنوعی خودکار کنند.
مشتریان ما از فناوری‌های BPM برای خودکارسازی و بهینه سازی فرایندها استفاده می‌کنند. از بانک‌ها و سازمان‌های خدمات مالی گرفته تا شرکت‌های خودروسازی و فولادسازی و…
اگر شرکت‌ها بخواهند هوش مصنوعی را مستقیماً به گردش کار خود متصل کنند، آنهایی که امروزه فرایندهای آنها به خوبی مشخص شده و خودکار شده اند می‌توانند برای بهینه‌سازی کسب و کار خود از هوش مصنوعی(AI) استفاده نمایند.
از طرف دیگر، می‌توانید از یک برنامه AI اختصاصی که برای یک مورد خاص بکار گرفته شده است استفاده کنید و آن را از طریقAPI به برنامه های موجود خود وصل کنید.
اگر شرکتی می خواهد یک مدل داده بهتر برای آموزش هوش مصنوعی بسازد، به ویژه به شیوه‌ای سفارشی برای کسب و کار خود‌، استخدام متخصص داده بهترین گزینه بعدی شما است.
شرکت‌ها هرسال داده‌های تصاعدی بیشتری تولید می‌کنند و برای موفقیت شرکت به‌افرادی نیاز دارند که از داده‌ها و یادگیری ماشینی مطلع‌اند.
اکثر برنامه‌های کاربردی مدرن‌، به ویژه مبتنی بر ابر (Cloud)، با API هایی طراحی شده‌اند که به شما امکان می دهد کد ساده‌ای بنویسید تا داده ها را بیرون بکشید و از آنها در برنامه دیگری استفاده کنید. برای مثال، کشیدن داده‌ها از سیستم CRM در یک برنامه BI (هوش تجاری) برای تجزیه و تحلیل و گزارش دهی.

خبر عالی

به لطف گسترش API‌ها، رابط‌های کم کد(low-code interfaces) و مدل‌های تحویل SaaS، ادغام و استقرار فناوری‌های اتوماسیون فرایند آسان‌تر از قبل است.
شما آماده باشید یا نباشید‌، هوش مصنوعی در راه است و باید برای آن آمادگی لازم را داشته باشید تا در فضای کسب و کار ناپایدار بقا و رشد داشته باشید.