مرجع تخصصی آموزش، مشاوره و استقرار مدیریت فرایند

شماره تماس دفتر: ۰۲۱۸۶۰۵۱۵۹۸

مالک فرآیند چیست؟ آیا با مدیر فرآیند تفاوت دارد؟

مالک فرآیند چیست؟ آیا با مدیر فرآیند تفاوت دارد؟

مالک فرآیند چیست؟

هر فرآیند شامل یک سری مراحل تکرارپذیر و ساختاریافته است که برای دستیابی به یک نتیجه خاص طراحی شده اند (به عنوان مثال، مراحلی که از جمع آوری داده ها در مورد یک حادثه گزارش شده آغاز شده و تا ایجاد تغییر در سیستم برای حل حادثه ادامه پیدا می کند).

مالک فرآیند فردی است که به تنهایی مسئول مالکیت یک فرآیند است.

مالکین فرآیند مسئول طراحی یک فرآیند اثربخش و کارآمد، استفاده از منابع انسانی و مالی و فنی مناسب برای اجرای فرآیند و در صورت نیاز ارائه نتایج کیفی در سازمان هستند.
مدیر فرآیند فردی است که مسئول اجرای نهایی فرآیند بوده و کنترل عملیاتی روی فرآیند دارد. همچنین فعالیت‌های روزانه را تسهیل می‌کند و بینشی در مورد نقاطی که نیاز به بهبود عملکرد دارند، ارائه می نماید.

تمرکز مالک فرآیند

  • تعریف کردن اهداف و ماموریت فرآیند
  • بهینه کردن طراحی فرآیند
  • مشارکت ذینفعان برای اطمینان از همسو بودن با الزامات و انتظارات آنها
  • تعیین و نظارت بر اهداف عملکردی
  • تعریف نمودن KPI ها و پیگیری آنها
  • ایجاد ارتباط با عملکرد از طریق استفاده از داشبوردهای مناسب
  • برنامه ریزی و مدیریت فرصت های بهبود فرآیند

تمرکز مدیر فرآیند

  • مدیریت و گزارش فعالیت های فرآیند از پایان تا پایان بعدی
  • مستند سازی و نگهداری از نقشه فرآیند
  • آموزش و مدیریت منابع اختصاص داده شده به فرآیند
  • بررسی و حل مشکلات فرآیند
  • به اشتراک گذاشتن تغییرات فرآیند
  • بررسی شاخص های کلیدی عملکرد و شناسایی فعالیت های بهبود
  • تعامل داشتن با ذینفعان به منظور ارائه هر چه بهتر و هموارتر خدمات

در محیط‌های کوچک‌تر که پیچیدگی کمتری دارند، نقش مالک فرآیند و مدیر فرآیند می‌تواند توسط یک فرد یکسان انجام شود. با افزایش پیچیدگی سازمانی و فرآیندی، توصیه می شود که برای ایجاد تعادل بین نیاز به برنامه ریزی استراتژیک قوی و تعالی اجرا، نقش های مالک فرآیند و مدیر فرآیند از هم جدا شوند.

مالکان/ مدیران فرآیند چگونه به موفقیت پیاده سازی ServiceNow کمک می کنند؟

پیاده‌سازی‌های موفق ServiceNow فرصت‌هایی برای بهبود وضعیت فرآیندهای شما هستند تا در آنها چابکی سازمانی و پاسخگویی لازم بوجود آید.
صاحبان فرآیند و مدیران فرآیند هر دو از طرق زیر نقش مهمی در کمک به سازمان شما ایفا می‌کنند تا بتواند از فرصت‌های بهبود فرآیند استفاده کند:

  • تعریف واضح نحوه عملکرد فرآیندهای موجود و شناسایی نقاطی که به بهبود نیاز دارند
  • کار با ذینفعان فرآیند برای طراحی فرآیندهای جدید و فرآیندهای بهبود یافته
  • پیشروی در بهبود فرآیند برای فرآیندهایی که مالک آنها هستند

مؤثرترین مالکان و مدیران فرآیند چه کاری انجام می دهند؟

  • تخصص خود را در زمینه مدیریت فرآیند کسب و کار (بر اساس ITIL یا سایر رشته ها) به کار می گیرند تا به طور فعالانه فرصت های بهبود را در مورد چگونگی عملکرد فرآیندهای خود شناسایی نمایند
  • با همتایان (به عنوان مثال، رهبران تکنولوژی، مدیران، سایر مالکان فرآیندها) همکاری می کنند تا مدیریت فرآیند و فعالیت های مربوط به  بهبود فرآیند را با یکدیگر هماهنگ نمایند.
  • برای کمک به بهبود عملکرد فرآیند از طریق پیاده سازی ServiceNow ، با اسپانسر ServiceNow و مالک پلتفرم همکاری می کنند.
  • برای پذیرش تغییرات، بر ذینفعان فرآیند (به عنوان مثال، کاربران فرآیند) تأثیر می گذارند.

به چند مالک و مدیر فرآیند اختصاصی برای پشتیبانی از فرآیندها در ServiceNow نیاز داریم؟

هر فرآیند باید دقیقاً یک مالک فرآیند داشته باشد، اما بسته به مقیاس سازمان و پیچیدگی فرآیند، می‌تواند بیش از یک مدیر فرآیند داشته باشد.
هم صاحبان فرآیند و هم مدیران فرآیند را می توان به بیش از یک فرآیند اختصاص داد. برای تصمیم گیری در این زمینه، هر فرآیند را با پرسیدن سوالات زیر ارزیابی نمایید:

  • این فرآیند چقدر مهم است؟ فرآیندهای اصلی (مانند مدیریت حوادث یا مستقر شدن کارمندان جدید) اغلب با تخصیص مالک فرآیند اختصاصی و مدیر فرآیند اختصاصی سود می برند.به عنوان نقطه شروع، به ندرت پیش می آید که به بیش از یک مدیر فرآیند در هر فرآیند اصلی نیاز داشته باشید.
  • مقیاس این فرآیند چقدر است؟ سازمان های کوچک و آنهایی که مساحت کوچکی دارند در ServiceNow معمولاً می‌توانند یک مالک فرآیند و مدیر فرآیند یکسان برای چندین فرآیند داشته باشد. سازمان های بزرگتر می بایست یک مالک فرآیند اختصاصی و حداقل یک مدیر فرآیند به هر فرآیند اختصاص دهند.
  • این فرآیند یا سازمان چقدر پیچیده است؟ فرآیندهای پیچیده (به عنوان مثال، آنهایی که دارای مراحل زیادی هستند، شامل چندین ذینفع و غیره) و فرآیندها در سازمان های پیچیده (به عنوان مثال، آنهایی که دارای چندین مکان جغرافیایی و واحدهای تجاری پراکنده هستند) احتمالاً در طول زمان برای حفظ و بهبود فرآیندها نیاز به کار بیشتری دارند. بنابراین ممکن است به بیش از یک مورد مدیر فرآیند برای هر فرآیند نیاز داشته باشند (اما همچنان فقط یک مالک فرآیند).

منبع

تدوین نقشه راه مدیریت فرآیند

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.

پیمایش به بالا