روش های بهبود فرآیند چیست و چه فایده ای دارد؟

روش های بهبود فرآیند

هر کسب و کاری برای حفظ توان رقابتی خود در عرصه صنعت، ضروری است که به طور مداوم فرآیندهای تجاری خود را تجزیه و تحلیل نموده و بهبود ببخشد. این امر به کسب و کارهای کوچک و بزرگ اجازه می دهد تا به شیوه‎ای کارآمد در حد امکان، هزینه های خود را به حداقل رسانده و سود حاصله را به حداکثر برسانند.

با این وجود بهبود فرآیند، کار آسانی نیست. حدود ۵۰٪ تا ۷۰٪ از همه ابتکارات و روش های بهبود فرآیند ناکام می‎مانند. این امر می‎تواند دلایل مختلفی داشته باشد. از جمله اینکه:

• پشتیبانی و حمایت کافی از جانب مدیریت ارشد دریافت نمی‎شود.
• آموزش و اطلاعات کافی به کارمندان داده نمی‎شود.
• فرهنگ بهبود مستمر مورد پذیرش قرار نمی‎گیرد.

و بسیاری دلایل دیگر.

برای اطمینان از اینکه ابتکارات شما فقط یک عدد آماری دیگر نیست، می‎توانید از بعضی از روش های بهبود فرآیند که پیشتر محک خورده و آزمایش شده‎اند، استفاده نمایید. گام اول در جهت بهینه سازی فرآیندهای کاری شما، شناسایی چیزهایی است که آنها را کند می‎کند. روش های بهبود فرآیند بسیاری برای شناسایی نقاط ضعف و ناکارآمدی فرآیندهای شما وجود دارند.

این مطلب، مرور سریعی در مورد برخی از متداولترین روش های بهبود فرآیند ارائه داده و لیستی از مؤثرترین آنها را که در عرصه‎های مختلف صنعت به راحتی قابل استفاده هستند معرفی می‎کند. در مطالب بعدی به هر کدام از این روشها مفصلتر خواهیم پرداخت.

• تولید ناب

یک نوع رویکرد نسبت به مدیریت است که بر روی حذف ضایعات متمرکز بوده و سعی می‎کند از این طریق کیفیت را تامین نماید. این رویکرد می‎تواند بر تمام جنبه های یک کسب و کار، از طراحی و تولید گرفته تا توزیع محصولات، اعمال شود. هدف از تولید ناب، کاهش هزینه ها از طریق کارآمد نمودن کسب وکار و پاسخگویی به نیازهای بازار بوده و یکی از محبوب ترین روش های بهبود فرآیند است. ابزار اصلی تولید ناب عبارتند از :

• ۵S (فایو اس یا پنج اس).
• نقشه برداری از جریان ارزش
• کایزن (چرخه PDCA)

• شش سیگما(۶σ)

شش سیگما مجموعه‎ای از تکنیکها و ابزارها برای بهبود فرآیند است. این رویکرد منظم آماری، بر از بین بردن نقص در یک محصول، فرآیند یا خدمات تمرکز داشته و مبتنی بر داده ها و تجزیه و تحلیل آماری و روش بهبود مستمر است. این روش ابتدا در شرکت موتورولا و توسط بیل اسمیت در اوایل دهه ۱۹۸۰ بر مبنای اصول مدیریت کیفیت توسعه یافت و سپس در ژانویه ۱۹۹۰ در ژنرال الکتریک (GE) به یک رویکرد مدیریتی محبوب تبدیل شد.

ابزار اصلی شش سیگما عبارتند از:

• DMAIC
• DMADV
• تجزیه و تحلیل علت و اثرات
• تجزیه و تحلیل SIPOC
• نقشه های فرآیند / فلوچارتهای فرآیند

برای مطالعه بیشتر درباره این موضوع  مقاله یکی از محبوب ترین روش های بهبود فرآیند، شش سیگما را مطالعه بفرمایید.

• TQM

مدیریت کیفیت جامع (TQM) یک رویکرد مدیریت سازمانی ساختار یافته و گسترده است که بر بهبود کیفیت مداوم محصولات و خدمات با استفاده از دریافت بازخوردهای مداوم، تمرکز دارد. جوزف جورن (Joseph Juran) و ویلیام دمینگ از بنیانگذاران مدیریت کیفیت جامع بودند. این رویکرد از جمله روش های بهبود فرآیند است که می‎تواند تقریبا برای همه انواع سازمانها، از جمله مدارس، مدیریت هتل، کسب و کارهای الکترونیکی و غیره مورد استفاده قرار گیرد. هدف از مدیریت کیفیت جامع، این است که همه کارها بارها و بارها مورد بررسی قرار گرفته و در نهایت به شیوه‎ای درست انجام شوند. این امر موجب صرفه جویی در زمان مورد نیاز برای اصلاح کارهای ضعیف و کارهای مربوط به محصولات و خدمات معیوب(مانند تعمیرات گارانتی) خواهد شد.

• روشهای دیگر

نقشه های فرآیند BPMN، یک نقشه علامت گذاری شده برای مدل سازی کسب و کار بوده و راهی استاندارد برای ایجاد مدلهای بصری فرآیندهای کسب و کار است. این روش در واقع یک شیوه گرافیکی برای ارائه فرآیندهای کسب و کار در یک مدل فرآیند است و یکی از روش های بهبود فرآیند محسوب می‎شود.

https://www.tutor2u.net/business/reference/introduction-to-lean-production

https://tallyfy.com/process-improvement-methodologies/

https://creately.com/blog/diagrams/process-improvement-methodologies/