اتوماسیون کسب و کار ضمن خودکارسازی وظایف، ایجاد همترازی میان مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)و مدیریت قوانین کسب و کار (BRM) با استفاده از توسعه اپلیکیشن های مدرن برای پاسخگویی به نیازهای متغیر بازار است. این مفهوم را میتوان به طور ساده اینطور بیان کرد كه کسب و کارها به اتوماسیون فرآیندها نیاز دارند و این امر تاثیر فوق العاده زیادی بر افزایش كارآیی و كنترل هزینه ها در سازمان دارد. در گذشته اتوماسیون کسب و کار تا حد زیادی از طریق BPM و BRM حاصل می‌شد. BPM و BRM فن آوری های خوبی هستند، اما دیگر به تنهایی کافی نمیباشند و نیاز است تا با استفاده از ربات های نرم افزاری (RPA) نیز برخی وظایف خودکار شوند. تحول دیجیتالی، استراتژی کلیدی برای پیشرفت در فضای بازار امروز بوده و پیاده سازی آن مستلزم آن است که رهبران کسب و کارها و رهبران IT با هم همکاری کنند.
اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سنتی
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) و BPM، استراتژی های مستقلی هستند که از یک راه حل یکپارچه اتوماسیون کسب و کار منفک بوده و میتوان از آنها برای بهبود کارایی و کاهش هزینه ها در سازمان استفاده نمود.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار بخشهای متحرک زیادی را شامل میشود. زنجیرههای طولانی ایمیل ها، کپی اسناد متناقض و خطاهای به ظاهر جزئی باعث می‌شوند که ذینفعان در هرج و مرج حاصل از ارتباطات غیرمستقیم، بازنویسی ها، زمان بندی های به تأخیر افتاده و احساس نا امیدی مشترک، گرفتار شوند. اتوماسیون کسب و کار این فرآیندها را ساده تر مینماید و به کمک آن جزئیات امور و زمان با ارزش از بین نمیروند. اجرای یک استراتژی اتوماسیون که قابل استفاده مجدد و قابل تمدید باشد، به کسب و کار شما اجازه میدهد تا با آزاد کردن وقت و منابع، کنترل این فرآیندها را در دست بگیرد. به این ترتیب شما میتوانید روی موارد مهمتر متمرکز شوید.
تفاوت BPA و BPM
هر زمان که شما یک فرآیند معمول را در کسب و کار خود اتوماسیون سازی میکنید، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا BPA اتفاق میافتد. BPA میتواند یک استراتژی مستقل برای کارآمدتر کردن سازمان شما باشد و یا میتواند به نحوی مؤثر با ابتکارات مدیریت فرآیندهای کسب و کار ترکیب گردد. در عین حال کهBPM روشی است که به سازمان امکان میدهد تا فرآیندهای کاری پیوسته(end to end) خود را بهتر بشناسد، از BPA میتوان برای بررسی و تکامل مداوم کارایی فرآیندها در برابر ابتکارات BPM استفاده نمود. اتوماسیون کسب و کار یعنی ترکیبی از RPA و BPA میتواند ترکیب قدرتمندی باشد. زیرا با وجود اینکه BPM یک معماری برای نقشه برداری و اتوماسیون کلیه فرآیندهای کسب و کار فراهم میکند، اما این رویکرد ممکن است در ابتدا کند باشد ضمن آنکه فرایندها همه فعالیت های سازمان را شامل نمی شود و فعالیتهایی وجود دارد که خارج از فرایند انجام می شود. در اینجا RPA به عنوان ابزاری مکمل برای اتوماسیون فرایندها ظاهر می شود.
BPA چگونه کار میکند؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، سیستم IT شما را به گونه ای که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد، گسترش میدهد. شرکت های متخصص یکسری راه حل های نرم افزاری برای شناسایی و سپس متناسب شدن با نیازهای خاص سازمان شما ارائه می‌دهند. راه حل های BPA برای درک بهتر و انطباق با بانکهای اطلاعاتی بدون ساختار، به طور فزاینده ای از تکنولوژیهای هوش مصنوعی استفاده میکنند. به این ترتیب با استفاده از تکنولوژی بر ابهامات غلبه شده و تعامل بهتری با نیازهای کاربر و در نتیجه تجربه کاربری بهتری ایجاد میگردد. مضاف بر اینکه این امر بدون وساطت متخصص فنی امکان پذیر شده است.
میدانیم که ساختن نرم افزارهای کاری بدون کمک گرفتن از BPMSها ا و ربات های نرم افزاری کاری بسیار هزینه بر و زمان بر است، در اینجا چند مثال خاص از نحوه عملکرد اتوماسیون کسب و کار یعنی اتوماسیون فرایندهای کسب و کار BPA و ربات های نرم افزاری RPA عنوان شده است:
پشتیبانی مشتری : اگر صاحب یک وب سایت هستید، احتمالا نوعی نرم افزار برای پشتیبانی از مشتریان خود تنظیم نموده اید. هر چند که چنین نرم افزارهایی تمایل به ایجاد عملکردهای متفاوت دارند، اما بسیاری از آنها به شما این امکان را می‌دهند که پاسخگویی به مشتریان را خودکار نمایید. به عنوان مثال شرایطی را تصور کنید که نرم افزار شما با ورود کاربران از طریق CRM شما مشکل دارد و 90 درصد از پیامهای مشتریان از همین طریق ارسال می‌شوند. طی یک روز، صندوق ورودی شما با صدها یا هزاران متن که از این موضوع شکایت دارند، پر خواهد شد و تیم پشتیبانی شما به هیچ وجه نمیتواند جوابگوی همه این موارد باشد. در چنین حالتی میتوانید پاسخی خودکار به هر پیامی که در آن کلمه”CRM” ذکر شده ایجاد نموده و بگویید که یک مشکل فنی به وجود آمده و به زودی حل خواهد شد. به این ترتیب اتوماسیون کسب و کار با ابزار خودکارسازی فعالیتهای یعنی RPA اجازه میدهد که تیم پشتیبانی شما بتواند به پیام های دیگر نیز رسیدگی نماید.
مدیریت تأییدیهها : بیایید تصور کنیم که شما در بخش خرید کار میکنید و ماشین آلات جدید را سفارش میدهید. برای تکمیل سفارش، باید تاییدیه 5 مدیر مختلف را داشته باشید. بدون اتوماسیون کسب و کار، باید هر یک از اعضای هیئت مدیره را به طریقی پیدا کرده و امضاهای لازم را دریافت نمایید. با داشتن نرم افزار مدیریت تأییدیه ها، تنها کاری که باید انجام دهید این است که بر روی “شروع فرآیند تأیید” کلیک نمایید.
استخدام کارکنان: کسب و کار شما هر چه که باشد، احتمالا از فرایند استخدام کارکنان استفاهد کرده اید. این فرآیند معمولا بسیار ساختار یافته است (پر کردن فرم Aو B، ایمیل زدن به شخص C و غیره). بنابراین به جای انجام دادن کل کار از ابتدا، میتوانید از اتوماسیون کسب و کار استفاده نموده و به نرم افزار مدیریت گردش کار اجازه دهید که کل فرآیند را هدایت نماید.
3 مزیت اصلی اتوماسیون کسب و کار
ممکن است هنوز هم در مورد اینکه آیا اتوماسیون برای شما مفید است یا خیر در تردید باشید. این مفهوم هنوز کم و بیش جدید است و تصورات غلط رایج در مورد آن وجود دارد. حتی ممکن است شنیده باشید که فایده ای ندارد! زیرا بسیار گران و اجرای آن بسیار سخت است!!
این واقعیت شاید در حدود 10 سال پیش درست بود. یعنی زمانی که نصب یک نرم افزار حتی با کمک تیمی از متخصصان فناوری اطلاعات، پروسه ای گران و دشوار بود. اما امروزه اتوماسیون کسب و کار بسیار ساده تر است. بیشتر نرم افزارهای اتوماسیون به راحتی و به صورت آنلاین در دسترس هستند و میتوانید بدون راهنمایی آنها را نصب نموده و استفاده کنید.
امروزه هیچ مشکلی در رابطه با اتخاذ نرم افزار اتوماسیون کسب و کار وجود ندارد؛ کلمه “اتوماسیون” خود مترادف با کارآیی است. هرچه بیشتر شغل خود را به سمت خودکار شدن ببرید، بیشتر میتوانید کارمندان خود را بر روی کارهایی که دارای اهمیت هستند متمرکز نمایید. اتوماسیون کسب و کار موفق میتواند مزایای زیر را به همراه داشته باشد:
- افزایش ارزش به ازای هر واحد کار: اتوماسیون فرآیندهای بدون سود، بدان معنی است که دیگر کارکنان شما مجبور نخواهند بود با آنها سروکار داشته باشند. این امر بدان معنی است که آنها قادر خواهند بود روی کارهایی که ارزش بیشتری برای کسب و کار شما ایجاد میکنند (و درآمد بیشتری تولید میکنند) متمرکز شوند.
- رضایتمندی بالاتر کارکنان: هرکسی که تاکنون به عنوان کارآموز کار کرده است، میداند که انجام کارهای سطح پایین و روتین و تکرارشونده برای انگیزه و لذت بردن از کار بسیار بد هستند. مهم نیست که چطور به آن نگاه میکنید، هیچ کس نمیخواهد تمام روز از انجام کارهای ناخوشایند لذت ببرد. اگر چنین مواردی را بتوان به صورت خودکار انجام داد، هم شما (به مزیت شماره 1 مراجعه کنید) و هم کارمندانتان به دلیل انجام کارهای معنادارتر شادتر خواهید بود.
- به حداقل رساندن خطای انسانی: مهم نیست که چقدر به جزئیات و قابلیت های کارمندان خود توجه نمایید. در هر صورت آنها هنوز هم انسان هستند. همیشه احتمال کمی وجود دارد که کسی چیزی را فراموش کند، یک ایمیل ارسال نشده باشد، و خطاهایی از این دست. عواقب آن میتواند هر چیزی مابین یک مشکل جزئی و یک فاجعه باشد. اتوماسیون کسب و کار و استفاده از نرم افزار مناسب به طور مرتب وظایفتان را به شما یادآوری خواهد کرد.
موارد استفاده از اتوماسیون در کسب و کار
اکنون که میدانید اتوماسیون چگونه کار میکند، احتمالا انتظار دارید که برخی نرم افزارها بتوانند به نحوی معجزه آسا همه چیز را برای شما انجام دهند. متأسفانه، چنین چیزی وجود ندارد. شما باید فرایندها خود را در بستر یک BPMS خوب بسازید و آن را به کی نرم افزار RPA متصل کنید.
به عنوان مثال، همان نرم افزاری که برای اتوماسیون رسانههای اجتماعی از آن استفاده میکنید، نمیتواند برای ساده سازی عملیات کسب و کار استفاده شود. اگر میخواهید ابزار مناسب برای هر کاری را ایجاد کنید، لازم است BPMS مناسب کسب و کار خود را تهیه کنید. اما برای اینکه درک این کار کمی آسان تر شود، در اینجا چند نمونه از موارد استفاده از اتوماسیون کسب و کار ذکر شده است.
- مدیریت عملیات
بدون داشتن تکنولوژی مناسب، مدیریت عملیات میتواند بسیار سخت باشد. نمیتوانید واقعا بگویید که پروژه ها یا فرآیندهای شما بدون ارتباط با رهبر تیم یا سرپرست تیم چگونه انجام می‌شوند و حتی هر نوع سوء ارتباطات میتواند منجر به بروز خطاهایی شود.
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شما کمک میکند تا کلیه عملیات ها را (چه کسانی انجام می‌دهند، چه چیزهایی انجام میشود، چگونه انجام می‌دهند و در چه زمانی) در کسب و کار خود پیگیری نمایید. این امر به شما اجازه میدهد که جریان های کاری خود را دیجیتالی کرده و به اتوماتیک سازی کل بخش لجستیکی یک فرآیند بپردازید.
این امر به این معناست که فرآیند اساسا به تنهایی جریان پیدا میکند. یک کارمند، کاری را تمام میکند و سیستم بطور خودکار به شخص بعدی که در جریان کار وظیفه جدیدی را به عهده دارد اطلاع میدهد.
بنابراین مدیریت عملیات بسیار آسانتر و کارآمدتر میگردد. به عنوان مدیر، داشبوردی را دریافت میکنید که به شما نشان میدهد هر یک از کارمندان روی چه چیزی و چگونه کار میکنند. بنابراین اگر کسی در مهلت مقرر عمل نکرد یا گلوگاهی در یک فرآیند رخ داد، فورا از آن مطلع گشته و احتمالا میتوانید آن را اصلاح کنید.
- مدیریت وظیفه یا پروژه
“موسوی، آیا در مورد بودجه آگهی نامه، ایمیلی برای اکبری ارسال کرده اید؟”
” مگر قرار نبود دانیالی این کار را انجام دهد؟”
“من از نیکویی خواستم که مراقب بوده و آن را به من اطلاع دهد”
“ نیکویی کجاست؟”
“تماس گرفت و گفت که مریض است”
اگر در شرکتی کار کردهاید که از هیچ نوع نرم افزار مدیریت وظیفه استفاده نمیکند، احتمالا در چنین شرایطی قرار گرفتهاید. ایمیل، اطلاعات، فایلها، لیست کارهایی که باید انجام شود و هر چیزی میتواند در ارتباط نادرست از بین برود. مگر اینکه شما نرم افزاری برای جلوگیری از آن داشته باشید.
نرم افزار مدیریت وظایف یکی دیگر از موارد استفاده از اتوماسیون بوده و در واقع داشبوردی است که وظایف همه در آن وجود دارد و میتواند به عنوان یک تخته دیجیتالی کانبان عمل نماید.
- مدیریت رسانه های اجتماعی
ممکن است در حال حاضر یک یا دو نفر را مسئول حساب های رسانههای اجتماعی خود نموده باشید که در هر ساعت پست های جدیدی ایجاد میکنند. یا اگر یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت نوپا هستید، ممکن است حتی وضع بدتر از این باشد. یعنی ممکن است شما وقت گرانبهای معدود کارکنان خود را صرف چیزهایی کنید که میتوان آنها را خودکار کرد.
شما میتوانید با استفاده از ابزارهای اتوماسیون رسانه های اجتماعی مانند بافر(Buffer)، وقت کارکنان را آزاد کنید. این ابزار به شما امکان میدهد بسته به تنظیمات برگزیده خود، پست های خود را در طول روز، هفته یا ماه منتشر نمایید.
این ابزارها فقط یک شروع برای اتوماسیون سازی کسب و کار هستند! شما میتوانید برای موارد مختلف ازآن ها استفاده نمایید.
نتیجه گیری
شرکت ها با اجرای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، وقت با ارزش خود و کارکنان خود را برای انجام کارهایی که مهمتر هستند آزاد مینمایند. اتوماسیون کسب و کار همچنین به شما امکان میدهد ریسک مربوط به خطای انسانی را حذف نمایید. این امر منجر به ارائه محصول یا خدمات بهتر میشود. البته همه اینها، رویه شرکت را از اساس تحت تأثیر قرار داده و آن را به سمت بهره وری بالاتر و ایجاد سود بیشتر سوق میدهد.
https://www.redhat.com/en/topics/automation/whats-business-automation
https://tallyfy.com/guides/business-process-automation/#2_Task_or_Project_Management
[vc_row content_placement=”top” el_id=”price-table” css=”.vc_custom_1593865571996{background-color: #ededed !important;}” el_class=”banner-price”][vc_column css=”.vc_custom_1591870487637{margin-right: 0px !important;margin-left: 0px !important;}”][vc_row_inner][vc_column_inner][vc_column_text]
شرکت جـهان مدیر با دراختیار داشـتن کامل ترین سبد محصولات از نرم افزارهای BPMS، این امکان را برای مشـتریان فراهم می کند که از بین بـهترین نـرم افـزارهـای BPMS، مناسب ترین را انتخاب کنید.
[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row][vc_row el_id=”price-table” el_class=”banner-price” css=”.vc_custom_1593865565568{background-color: #ededed !important;}”][vc_column width=”1/3″][cl_price title=”نرم افزار کاموندا” price=”CAMUNDA BPMS” currency=”” boxes_color=”#ffffff” title_color=”#212121″ title_background=”#212121″ subtitle_color=”#212121″ highlight_color=”#212121″ highlight_border_color=”#212121″ text_color=”#212121″ button_text=”اطلاعات بیشتر” boxes_border_color=”#50d2c2″ featured_border_color=”#ffffff” button_color=”#2280fc” button_text_color=”#ffffff” button_link=”url:https%3A%2F%2Fjahanmodir.com%2F%25d9%2586%25d8%25b1%25d9%2585-%25d8%25a7%25d9%2581%25d8%25b2%25d8%25a7%25d8%25b1-camunda-bpms%2F||target:%20_blank|”]
[/cl_price][vc_empty_space][/vc_column][vc_column width=”1/3″ el_class=”first-table”][cl_price title=”نرم افزار بیزاجی” price=”BIZAGI BPMS” currency=”” boxes_color=”#ffffff” title_color=”#212121″ title_background=”#212121″ subtitle_color=”#212121″ highlight_color=”#212121″ highlight_border_color=”#212121″ text_color=”#212121″ button_text=”اطلاعات بیشتر” boxes_border_color=”#50d2c2″ featured_border_color=”#ffffff” button_color=”#2280fc” button_text_color=”#ffffff” button_link=”url:https%3A%2F%2Fjahanmodir.com%2F%25d9%2586%25d8%25b1%25d9%2585-%25d8%25a7%25d9%2581%25d8%25b2%25d8%25a7%25d8%25b1-bizagi%2F||target:%20_blank|”]
[/cl_price][vc_empty_space][/vc_column][vc_column width=”1/3″ el_class=”first-table”][cl_price title=”ربات نرم افزاری” price=”RPA” currency=”” boxes_color=”#ffffff” title_color=”#212121″ title_background=”#212121″ subtitle_color=”#212121″ highlight_color=”#212121″ highlight_border_color=”#212121″ text_color=”#212121″ button_text=”اطلاعات بیشتر” boxes_border_color=”#50d2c2″ featured_border_color=”#ffffff” button_color=”#2280fc” button_text_color=”#ffffff” button_link=”url:https%3A%2F%2Fjahanmodir.com%2F%25d8%25b1%25d8%25a8%25d8%25a7%25d8%25aa-%25d9%2586%25d8%25b1%25d9%2585-%25d8%25a7%25d9%2581%25d8%25b2%25d8%25a7%25d8%25b1%25db%258c-rpa%2F||target:%20_blank|”]
[/cl_price][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]
