“در شرکت پالایش گاز ایلام بسياري از فرآيندهاي كسب و كار لزوماً متناسب با اهداف كسب و كار طراحي نشده اند بلكه به مرور زمان و بر اساس ضروريات بوجود آمده اند.
می توان از BPM، بواسطه همراستا سازی فرآیندها با اهداف کسب‌و‌کار، بهبود این فرآیندها، تعیین معیارهای سنجش، پایش عملکرد با استفاده از این سنجه‌ها و نهایتا بهبود و پیشرفت مستمر عملکرد، برای حرکت به سمت تعالی شرکت و رسیدن به رویکرد فرایندگرا بهره برد.”
این پروژه در چهار فاز انجام شد:
فاز اول: شناخت و مستندسازی فرایندهای وضع موجود
اصلی ترین خروجی این فاز معماری فرایند وضع موجود و کشف جریان فرایندها شرکت پالایش گاز ایلام بود.
توجه: معماری فرایند یک نمای کلی از مجموعه‌ای از فرآیندهای کسب و کار تعریف می‌کند و روابط متقابل آن‌ها را نشان می‌دهد.
برخی اقدامات انجام شده در این فاز در یک نگاه:
- مطالعه و بررسی اسناد بالادستی سازمانی از قبیل : نقشه استراتژیک، مدل کسب وکار
- تعیین کمیته راهبری (اعضا و شرح وظایف کمیته راهبری در جلسه با حضور مدیر تحلیل سیستم‌ها و روش‌ها و کارشناس مربوط به صورت پیش نویس انتخاب گردید و با معاون مهندسی توسعه مورد بازنگری و اصلاح قرار گرفت. سپس در جلسه‌ای با حضور رئیسان و معاونین و مدیرعامل شرکت مورد بررسی و اصلاح و تایید قرار گرفت.)
- کمیته اجرایی (اعضا و شرح وظایف کمیته اجرایی در جلسه با حضور مدیر تحلیل سیستم‌ها و روش‌ها و کارشناس مربوط به صورت پیش نویس انتخاب گردید و با معاون مهندسی توسعه مورد بازنگری و اصلاح قرار گرفت. سپس در جلسه‌ای با حضور رئیسان و معاونین و مدیرعامل شرکت مورد بررسی و اصلاح و تایید قرار گرفت.)
- برگزاری دوره آموزشی ویژه کمیته راهبری
- برگزاری دوره آموزشی ویژه کمیته اجرایی
- برگزاری 34 جلسه با کمیته اجرایی
- طراحی نسخه اول معماری فرایند
- برگزاری 11 جلسه با کمیته اجرایی و راهبری به صورت مشترک بر اساس کلان فرایندها
- ارائه در کمیته راهبری
- نهایی‌سازی و اصلاح بر اساس نظرات دریافتی
- تهیه نسخه شماره یک معماری
- شناسایی تعاملات و ارتباطات فرایندی
- تدوین روش اجرای طراحی و تحلیل فرایندها
- …..
فاز دوم: تحلیل و آسیب شناسی فرایندهای فعلی سطح 0 و 1و 2
برخی اقدامات انجام شده در این فاز در یک نگاه:
- بررسی، ارزیابی متدولوژی های مطرح استقرار مدیریت فرایندهای کسبو کار BPM و انتخاب بهترین روش متناسب با سازمان پالایشگاه گاز ایلام
- برگزاری بیش از 130 جلسه با نمایندگان شرکت
- طراحی معماری مطلوب بر اساس اطلاعات جدید به دست آمده از جزئیات فرایندها، الگوبردای از نمونه‌های داخلی و مدل‌های مرجع و همچنین بررسی و best practiceها (بررسی دلایل نیاز به الگوبرداری تطبیقی، بررسی برتری های مدل APQC، الگوبرداری تطبیقی از مدل APQC و مدل کلان نفت و گاز در صنایع بالادستی و پایین دستی منتشر شده از سوی APQC، الگوبرداری از سایر پالایش گازهای داخلی)
- شناسایی مشکلات و آسیب‌های فرایندی و راهکارهای آن بر اساس خبرگی تحلیل‌گر، خبرگی متولی فرایند، تحلیل ارزش افزوده، تحلیل شکاف و همچنین تحلیل ریشه‌ای خطا (تحلیل انجام شده با ترکیب جند مدل تحلیل مثل تحلیل ریشه ای، تحلیل ارزش افزوده و .. انجام شده تا فرایند و فعالیتهای از جنبه‌های مختلفی بررسی شده و تمام موارد پوشش داده شود. از این نظر فرایند از حیث آیتم‌های زیر تحلیل و بررسی شده است:
- ارزش افزوده
- ابزارهای مورد استفاده در فرایند
- روش‌های انجام فعالیتها و فرایند
- قوانین (قوانین و الزامات بالادستی و ابلاغیه‌ها)
- خطای انسانی
- …. )
- ارائه بهبودهای لازم در سطح فرایند و فعالیتهای فرایند بر اساس تحلیل انجام شده و راهکارهای آن
- شناسایی فرایندهای مورد نیاز که اکنون در شرکت وجود ندارد.
فاز سوم: طراحی، بهبود و بازمهندسی فرآیندهای مورد نظر در سطح 0 و 1
در این بخش با استفاده از تحلیل و آسیب شناسی انجام شده بر بخش قبل مدل های بهینه فرآیندها ترسیم شده اند.
برخی اقدامات انجام شده در این فاز در یک نگاه:
- ارائه بهبودهای لازم در سطح فرایند و فعالیتهای فرایند بر اساس تحلیل انجام شده و راهکارهای آن
- تدوین شناسنامه فرآیندهای مطلوب سازمان
- طراحی نقشه فرآیندی مطلوب سازمان
- با بررسی تمام فرآیندهای شناسایی شده روابط بین آن ها بررسی و فلوچارت روابط بین فرآیندی ترسیم شد
- با توجه به دستاورد فازهای پیشین شامل حذف، اضافه، تجمیع یا شکستن فرآیندها ساختار سلسله مراتبی مطلوب فرآیندها رسم شده است
- طراحی نمودار سازمانی شرکت بر اساس فرآیندها بازنگری و نمودار سازمانی جدید طراحی گردید.
فاز چهارم: استقرار نظام مدیریت ریسک فرایندهای سطح 0 و 1
ریسک و مدیریت ریسک چیست؟
ریسک میزان ناتوانی بالقوه برنامه برای رسیدن به اهداف کل پروژه، مطابق هزینه تعیین شده، برنامه زمان‌بندی و محدودیت‌های فنی می باشد.
مدیریت ریسک، هر فعالیت یا عملی برای مقابله با ریسک می‌باشد. که شامل برنامه‌ریزی برای ریسک، ارزیابی مناطق ریسک(شناسایی و تحلیل)، اداره ریسک و نظارت بر ریسک‌ها می‌باشد تا چگونگی تغییر ریسک‌ها و مستندسازی تمام برنامه مدیریت ریسک، را بیان کند.
برخی اقدامات انجام شده در این فاز در یک نگاه:
- تدوین مکانیزم ارزیابی ریسک
- شناسایی ریسک بر اساس جلسات فرایندی (بیش از 130 جلسه با نمایندگان شرکت) و استفاده از DOD امریکا
- طراحی فرمت ارزیابی ریسک و ارائه راهکارهای اصلاحی و پیشگیرانه بر اساس FMEA
برخی دستاوردهای این پروژه برای شرکت پلایش گاز ایلام عبارت است:
- پیکره بندی کامل فرایندها معماری وضع موجود و مطلوب شرکت و تعیین ارتباطات فرایندها درقالب سلسه مراتب فرایند و معماری گردش کار فرایندها به صورت interactive diagram در قالب الگوریتم و چارت– لازم به توضیح است در این خصوص از تکینکها مختلف مهندسی سیستم ها و استانداردهای مدیریت پیکره بندی استفاده شده است.
- طراحی و ارائه نقشه فرآیندهای وضع مطلوب سازمان
- لیست فرایندهای که بهتر است در این شرکت ایجاد شده و در حال حاضر در این شرکت جاری نمی باشند.
- مدلسازی وضع موجود و مطلوب فرایندهای شرکت با استاندارد BPMN در نرم افزار ویژوال پاردایم
- تدوین شناسنامه جامع فرایندها و طراحی شاخصهای آن ها
- شناسایی ارزیابی و اولویت های ریسک ها تمام فرایندها بر اساس FMEA، شناسایی اقدامات کنترلی پیشگیرانه و جاری، تعیین استراتژی مواجه با آن و اقدامات اصلاحی – در این بخش از استاندارد DOD امریکا بهره گرفته شد.
- طراحی ساختار سازمانی و با رویکرد حرکت به سمت ساختار فرایندمحور
- آموزش و توانمندسازی تمام مالکان و ناظران فرایند و همچنین آموزش تخصصی کارشناسان مرتبط با حوزه مدیریت فرایند در این شرکت
در انتها بر اساس خروجی بدست آمده در این پروژه، مقرر شد شرکت گاز پالایش گاز ایلام اقدامات زیر را ادامه دهد:
- ابلاغ فرایندها و شناسنامه فرایندها
- پایش و اندازه گیری شاخص های طراحی شده توسط مالکان فرایند و تحلیل آن‌ها
- تعریف پروژه هایی جهت انجام اقدامات اصلاحی بر اساس ارزیابی ریسک صورت گرفته و همچین پایش دوره ای ریسک‌ها
- مکانیزاسیون فرایندها در بستر BPMS
- بازنگری وظایف کارکنان بر اساس فرایندهای جاری و مطلوب
- بازنگری و بهبود دوره ای فرایندهای کسب و کار
- بازنگری و بهبود دوره ای معماری فرایند (بر اساس تغییرات محیطی یا استراتژی)
فرایندها مانند یک موجود زنده هستند و دائم در حال تغییر و تحول خواهند بود. به طور مداوم می‌توانند در حال بهبود باشند.
برای مشاهده سایر اخبار مربوط به پروژه‌ها، اینجا را کلیک کنید.
