ساختن بلوک های موفقیت

ساختن بلوک های موفقیت، یک خلاصه اجرایی

با توجه به مقاله APQC، تقریباً نیمی از سازمان‌ها فقط دارای سطح بلوغ مدیریت فرآیند «توسعه‌ یافته» هستند. ویژگی های سازمان‌ های توسعه‌ یافته دارا بودن برخی فرآیندهای سازمان‌ یافته و یک نظم و انضباط مدیریت فرآیند است، که کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که رویه‌های موجود حفظ می‌شوند و پروژه‌ها طبق برنامه‌های مستند اجرا و مدیریت خواهند شد.
با این حال، سازمان های توسعه یافته استاندارد سازی و مدیریت عملکرد در سطح سازمانی ندارند. در نتیجه، چنین سازمان‌هایی که دارای سهم بالایی نیز می باشند، فرصت‌هایی را برای ارزیابی کمی و نظارت بر فرآیندهای خود یا مشارکت در فعالیت‌های پیچیده‌تر، مانند در نظر گرفتن معیارهای داخلی و خارجی، به عنوان بخشی از ارزیابی‌ وضعیت فعلی یا تلاش‌های بهبود فرآیند از دست می‌دهند.
از طرف دیگر از آنجایی که سازمان‌های توسعه ‌یافته فقط برخی از فرآیندها را استاندارد کرده‌اند، فاقد اسناد استاندارد لازم برای ایجاد نقشه دانش خود هستند. نقشه ای که بتواند افراد را به اطلاعات «درست» و مرتبط برای هر مرحله از فرآیندشان متصل نماید.

بلوغ مدیریت فرآیندهای کسب و کار

APQC پنج سطح بلوغ را به شرح زیر تعریف می کند:

• ابتدایی – هیچ فرآیند سازماندهی شده ای وجود ندارد، همه فرآیندها موقتی هستند و موفقیت معمولاً بستگی به وجود کارمندان ماهر دارد تا فرآیندهای استاندارد.

• توسعه یافته – تنها برخی از فرآیندها و پروژه های سازماندهی شده برنامه ریزی، استاندارد و اندازه گیری می شوند. نظم و انضباط حاصل از مدیریت فرآیند ایجاد شده کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که رویه های موجود حفظ می شوند و پروژه ها بر اساس برنامه های مستند انجام و مدیریت می گردند.

• استاندارد شده – بیشتر فرآیندهای موجود در سازمان از طریق روش های اجرایی، ابزارها و رویه ها سازماندهی، تعریف، درک و مستندسازی می شوند. استانداردها، توصیف‌ها و وظایف از فرآیندهایی در عرصه سازمانی سرچشمه می‌گیرند، به طور مداوم در سراسر سازمان اجرا می‌شوند و در عین تأیید ضمنی دریافت شده از روابط متقابل مدیریت می گردند. فرآیندها از نظر کیفی قابل پیش بینی هستند، اما به طور کلی هیچ اندازه گیری و ارزیابی برای اجرای آن ها وجود ندارد.

• بهینه شده – فرآیندهای سطوح فرعی به عملکرد کلی کمک می کنند و با استفاده از روش های آماری و سایر روش های کمی کنترل می شوند. معیارهای عملکرد بر اساس نیازهای مشتری، کاربران نهایی، سازمان و مجریان فرآیند انتخاب می شوند. تغییرات فرآیند شناسایی و اصلاح می شوند و عملکرد سازمان کنترل شده و قابل پیش بینی خواهد بود.

• نوآورانه – فرآیندها به طور مستمر بر اساس معیارهای کمی مربوط به علل رایج انحراف در فرآیندها بهبود می یابند. اهداف کمی مربوط به بهبود فرآیند ایجادشده، بازنگری گردیده و برای مدیریت بهبود فرآیند مورد استفاده قرار می گیرند. بهبودها بر اساس اهداف سازمانی ارزیابی می شوند و نیروی کار توانمند آنها را اجرا می نمایند.

هفت اصل مدیریت فرآیند APQC ابزارهایی هستند که می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا از مرحله «توسعه‌ یافته» حرکت نموده و بر مشکلاتی که بسیاری از سازمان‌ها در آن اشتباه می‌کنند غلبه نمایند.
این مشکل عمده، توقف در مرحله طراحی یا انجام ناگهانی بهبودهای فرآیندی نام دارد. سه اصل همسویی استراتژی ها، حاکمیت و مدیریت تغییر، پایه و اساسی برای ایجاد اهداف روشن و زیرساخت های قوی فراهم می کند.
این اصول، که به عنوان اصول راهنما برای اولویت ‌بندی نیز عمل می‌کنند، در نهایت به کاهش ریسک مواجهه با مقاومت کمک خواهند کرد، زیرا سازمان ‌ها با توجه به آنها می‌توانند ارزش ها را به وضوح بیان کرده و منابع خود را به طور مؤثر تخصیص دهند.
از طرف دیگر سازمان‌هایی که به اصول مدیریت عملکرد و بهبود فرآیند پایبند هستند کمتر با چالش‌های رایج مربوط به پیاده‌سازی مواجه می‌شوند، از جمله این چالش ها، فقدان اهداف تعیین ‌شده برای تلاش ‌های فرآیندی و تلاش برای تعبیه کردن سطح اجرایی ایمن می باشند.
میزان پایبندی و مداومت احتمالاً بسته به سطوح بلوغ فرآیند سازمان است که با حاکمیت متمرکز و قوی و تأکید بر عملکرد کسب و کار مشخص می شود.

هفت اصل مدیریت فرآیند چیست؟

مدیریت فرآیند یک رویه یا رویکرد مدیریتی است که با ایجاد امکان برای بهبود چابکی کسب و کار و کارایی عملیاتی، حاکمیت فرآیندهای کسب و کار خاص را تعریف می کند.
بر اساس سال‌ها تحقیق متمرکز بر فرآیند، APQC  هفت اصل اساسی را کشف کرده است که بهترین سازمان‌ها در کلاس خود بارها از آن‌ها برای ایجاد و حفظ قابلیت‌های فرآیند قوی استفاده می نمایند.

هفت اصل مدیریت فرآیند APQC عبارتند از:

1. همسویی استراتژیک
2. حاکمیت
3. مدل سازی فرآیند
4. مدیریت تغییر
5. کارایی فرآیند
6. بهبود فرآیند
7. ابزار و تکنولوژی

اصول هفتگانه مدیریت فرآیند APQC ، به طور مداوم پایه و اساس برنامه ها و ابتکارات مربوط به یک مدیریت فرآیند موفق را تشکیل می دهند.
اگر رهبران بتوانند بر ایجاد نقاط قوت در این هفت حوزه تمرکز نمایند، به طور قابل ملاحظه ای همسویی برنامه های مدیریت فرآیند خود را با اهداف استراتژیک، حمایت نیروی کار خود از مدیریت فرآیند، توانایی کارکنان خود برای انجام کار، و بلوغ و کارایی کلی سازمان خود را افزایش خواهند داد.