نرم افزار مدیریت اسناد دقیقا چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزار مدیریت اسناد به بیانی ساده به نرم افزاری اطلاق می شود که به شما امکان می دهد اسناد الکترونیکی را ذخیره و ردیابی کنید. این ابتدایی ترین عملکرد هر سیستم مدیریت اسناد است و این نرم افزارها معمولا با انواع مختلفی از ویژگی ها همراه هستند.
سیستم های مدیریت اسناد در اشکال و اندازه های مختلفی ارائه می شوند. برخی مستقل هستند. به این معنی که برنامه هایی هستند که تنها با هدف کمک به کاربران برای مدیریت پرونده ها و اسناد طراحی شده اند.
برخی دیگر به عنوان بخشی از مجموعه‌ای قوی تر هستند و شامل تعدادی از ابزارهای مرتبط با مشاغل اند. از جمله تقویم ها، پیام رسانی، وبلاگ نویسی، ویکی ها و پیگیری موارد. نحوه عملکرد سیستم مدیریت اسناد به این گونه است که اسناد را ضبط می کند، ذخیره می کند و توزیع می کند.

ضبط اسناد از هر منبعی

سیستم های مدیریت اسناد نیاز به ضبط اسناد از هر منبعی دارند. ضبط اسناد به معنی توانایی ذخیره اسناد و بنابراین امکان پیدا کردن آنها در آینده است. این به معنای فهرست بندی است.
فهرست بندی در اصل راهی برای طبقه بندی یک سند است. شما عباراتی مانند شماره سفارش یا شماره مشتری به متاداده های سند اضافه می کنید. این شاخص ها باعث می شوند که بتوانید اسناد را پیدا کنید. اگر ضبط اسناد به خوبی انجام شود، می توانید هر سندی را روز آینده یا ده سال آینده پیدا کنید.

ذخیره سازی مرکزی اسناد

سیستم های مدیریت اسناد نیاز به ذخیره سازی مرکزی اسناد دارند. این امر برای مدیریت و نگهداری اسنادی که از همه جای مجموعه تهیه می شوند، بسیار مهم است.
به این ترتیب نرم افزار مدیریت اسناد به کارمندان امکان دسترسی به اسناد را در هر کجا که باشند، می دهد. امنیت اسناد ویژگی مهم دیگری است که تنها به کمک ذخیره سازی مرکزی اسناد امکانپذیر خواهد بود.

توزیع اسناد

سیستم های مدیریت اسناد باید بازیابی و توزیع اسناد را نیز در بر گیرند. اطمینان از این موضوع که می توانید از اسناد خود استفاده کرده و آنها را به اشتراک بگذارید، امری بسیار مهم است.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد

یک سیستم مدیریت اسناد که اسناد الکترونیکی را ضبط، ذخیره و بازیابی می کند، بسته به ماهیت شرکت شما می تواند مزایای بسیاری برای سازمان ایجاد نماید. برخی از این مزایا در ادامه توضیح داده شده است.

• کاهش فضای ذخیره سازی: هزینه املاک تجاری و بنابراین هزینه ذخیره اسناد کاغذی، هزینه‌ای بالاو رو به افزایش است. سیستم مدیریت اسناد (DMS) که می تواند نیاز به قفسه ها، صندوق ها و سطل های ذخیره سازی پرونده ها را کاهش دهد یک دارایی با ارزش برای هر شرکت است و فضای اداری گرانبهایی را آزاد می کند.
  نسخه های هارد کپی که باید نگه داشته شوند، غالباً می توانند در مکان هایی با هزینه کمتر مانند انبارهایی در خارج از محدوده شرکت ذخیره شوند.
• بازیابی آسانتر و صرفه جویی در هزینه ها: جستجو و بازیابی اسناد می تواند کار بسیار زمان بری باشد. و می دانیم که زمان یعنی پول. در حقیقت، آماری منتشر شده که هزینه های مربوط به میانگین زمان صرف شده برای مدیریت دستی اسناد را نشان می دهد:
  بطور متوسط شرکت‌ها 20 دلار برای تهیه یک سند، 120 دلار برای یافتن یک سند نادرست و 220 دلار برای تولید یک سند از دست رفته هزینه می‌کنند. بطور میانگین 7.5درصد از کل اسناد گم می شوند. 3٪ از اسناد باقیمانده ناپدید میشوند. متخصصان 5 تا 15٪ از وقت خود را صرف خواندن اطلاعات کرده و تا 50٪ از وقت خود را برای جستجوی آنها می گذرانند.

یک نرم افزار مدیریت اسناد می تواند به عنوان ابزاری قدرتمند عمل کرده و پرونده ها را با کمک یکی از کلمات یا عبارات موجود در سند بازیابی کند.
ادغام آسانتر با دیگر اپلیکیشن های کسب و کار، دسترسی به اطلاعات مهم را تسهیل می کند. همچنین مادامی که ارتباط اینترنتی وجود داشته باشد، تقریباً از هرجای دیگری امکان دسترسی از راه دور به اسناد وجود دارد.

• بک آپ گیری بهتر و بازیابی در صورت بروز حادثه: هر نرم افزار مدیریت اسناد می‌بایست دارای یک نسخه برای بک آپ گیری داده ها و بازیابی حوادث باشد. به این ترتیب، اسناد کاغذی در برابر آتش سوزی و سیل و بلایای دیگر محافظت می شوند.
  همچنین، به دلیل اینکه اسناد تصویربرداری شده به صورت مرکزی ذخیره می شوند، امکان گم شدن یا جا به جا شدنشان پس از مشاهده وجود ندارد. اسناد احتمالاً کمتر اشتباه گرفته می‎شوند و با استفاده از فهرست بندی مرتب کردن آنها ساده تر است. اسناد می توانند در نقطه ورود به سیستم، دیجیتالی و بایگانی شوند.
• امنیت پیشرفته: امنیت اسناد برای بسیاری از شرکتها امری فوق العاده حیاتی است. سیستم DMS ردیابی فوق العاده و کنترل بهتری بر اسناد ایجاد می کند.
  به کمک آن دسترسی به اسناد و پوشه ها را می توان برای افراد مختلف کنترل کرد. همچنین نرم افزار مدیریت اسناد بررسی دقیقی در زمینه اینکه چه کسی یک سند را مشاهده کرده، چه زمانی به آن دسترسی پیدا کرده و اینکه سند چگونه ممکن است اصلاح شده باشد، تهیه و ارائه می کند.
• اشتراک گذاری فایل ها: با استفاده از DMS، کاربران بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی خود می‌توانند پرونده ها و اسناد را با همکاران خود به اشتراک گذاشته و در تعامل باشند.
  آنها امکان کنترل اینکه چه کسی اسناد را با آنها به اشتراک می‌گذارد را دارند. فایل‌ها را می توان از طریق لینک‌ها به اشتراک گذاشت، در شبکه منتشر کرد و یا به صورت فایل‌های محافظت شده توسط رمز عبور برای ذینفعان شخص ثالث ارسال نمود.

ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد

یک سیستم مدیریت اسناد معمولی عملیاتی همچون اسکن، ذخیره و بازیابی را فراهم می کند. اما بسیاری ویژگی های دیگر فراتر از آن وجود دارد که شرکت شما بسته به نیاز خود می‌تواند از آن بهره مند شود. برخی از آنها عبارتند از:

• ایجاد و دریافت: اجازه ایجاد اسناد در داخل سیستم یا دریافت تصاویر و اسناد از طریق اسکنر، ایمیل، فکس و غیره را می‌دهد.
• طبقه بندی اسناد: طبقه بندی اسناد را با استفاده از فیلدهای مختلف تعریف شده توسط کاربر، انجام می‌دهد.
• جستجوی اسناد: نرم افزار مدیریت اسناد امکان یافتن اسنادی که در داخل سیستم ذخیره می شوند مهیا می‌کند. اکثر سیستم های مدیریت اسناد روش های مختلفی برای جستجو از جمله مرور پوشه، جستجوی متن کامل و جستجوی متاداده‌ها ارائه می دهند.
• مشاهده اسناد: وسیله ای است برای مشاهده محتوای سند توسط کاربران. هر نرم افزار مدیریت اسناد مجهز به بیننده داخلی برای مشاهده انواع فایلهای رایج مانند فایلهای PDF و Microsoft Office  می‌باشند.
• بارگذاری انبوه: در بیشتر موارد، اسناد به صورت فله‌ای دریافت می‌شوند. بارگذاری آنها به صورت یک به یک، فرآیندی وقت گیر است. با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد می توانید همه اسناد را به یکباره و به شیوه ای کارآمدتر بارگذاری کنید.
• ورود به اسناد، ترک کردن و قفل اسناد: امکان ویرایش همزمان یک سند را فراهم می کند تا تغییرات انجام شده توسط یک شخص روی نوشته های شخص دیگر بازنویسی نشود.
• ویرایش اسناد: یک نرم افزار مدیریت اسناد معمولا در کنار ویژگی قبلی امکان ویرایش بصورت انواع فایلهای رایج را فراهم می آورد و یک روش ساده و یکپارچه برای ویرایش اسناد و ایجاد نسخه های جدید در اختیار کاربر قرار می دهد.
• کنترل ورژن: امکان مشاهده تغییرات ایجاد شده در هر ورژن از یک سند و نحوه تفاوت نسخه فعلی با نسخه های قبلی را ایجاد می کند.
• به اشتراک گذاری اسناد: این ویژگی مربوط به امکان به اشتراک گذاری اسناد با سایر کاربران، یا کاربران سیستم داخلی یا کاربران خارجی است.
• امکان بازگشت به عقب دیدن نسخه قبلی: این ویژگی نرم افزار مدیریت اسناد، امکان برگشت مجدد به نسخه قبلی یک سند در صورت بروز خطا یا انتشار زودرس را داده و امکان مشاهده نسخه های قبلی را در کنار آخرین نسخه فراهم می‌کند.
• گردش کار اسناد: بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد قابلیت گردش کار ساده‌ای ارائه می دهند که به خودکارسازی فرآیندهای سند محور کمک می کند.
• لیبل زدن: می‌توانید مارک شرکت خود را با تنظیم رنگ، مضمون و لوگوی آن تعریف کنید تا مطمئن شوید که ظاهر برندتان به طور مؤثر منتقل می‌شود. انجام این کار باعث می شود شرکت شما حرفه ای تر به نظر برسد.

معرفی 10 نرم افزار مدیریت اسناد

1. PandaDoc: یک سکوی پیشرو در زمینه مدیریت اسناد آنلاین است که به شما امکان می دهد اسناد را بصورت آنلاین ایجاد کرده، تحویل داده و به اشتراک بگذارید. این نرم افزار امضاهای الکترونیکی را الزام آور کرده و از قالب های مختلف اسناد مانند PDF ها، اسناد و مدارک دیجیتالی موجود دیگر پشتیبانی می‌کند.
2. Zoho Forms: یک سازنده فرم آنلاین مناسب برای همه کسب و کارها در هر اندازه‌ای است. این نرم افزار مدیریت اسناد به شما کمک می‌کند با استفاده از بک گراندهای مختلف و تم های قابل تنظیم، فرم‌های آنلاین را ایجاد و مدیریت کنید.
3. PinPoint: پلت فرمی با طیف گسترده ای از ویژگی های قدرتمند که برای کمک به مشاغل بزرگ و کوچک و مدیریت و سازماندهی اسناد در یک سیستم واحد طراحی شده است.
4. PDFelement Pro: یک ویرایشگر PDF سریع، هوشمند و مقرون به صرفه است که سهولت استفاده و کنترل همه جانبه بر محتوای PDF و همچنین گزینه های سفارشی سازی و اصلاح از ویژگی های آن است.
5. eFileCabinet: امروزه به عنوان يكي از امن ترين و مقياس پذیرترين DMS ها محسوب می‌شود و قابليت‌هاي سازماني را با قيمت هاي مناسب ارائه مي دهد.
6. Backlog: این نرم افزار مدیریت اسناد، یک سیستم مدیریت پروژه و کد است که به شما کمک می کند با استفاده از یک رابط کاربری ساده اما قدرتمند، پروژه های خود را از مرحله برنامه ریزی تا اتمام پیگیری نمایید.
7. Samepage: نرم افزاری که ابزارهای تعاملی، راه حل های ارتباطی و قابلیت های مدیریت اسناد را در یک پلتفرم با سرویس میزبانی ابری به ارمغان می آورد.
8. Synology Drive: یک پلتفرم اشتراک گذاری فایل مبتنی بر ابر با قابلیت ذخیره سازی بزرگ است.
9. Templafy: یک نرم افزار مدیریت اسناد است که برای مدیریت، به روزرسانی پویا و به اشتراک گذاری الگوهای اسناد تجاری و دارایی های تجاری در سراسر سازمان، روشی هوشمندانه ارائه می دهد.
10. PDFfiller: یک DMS و نرم افزاری برای به اشتراک گذاری فایلها است که یک ویرایشگر PDF با کاربرد آسان و مبتنی بر ابر برای استفاده های فردی و تجاری فراهم می نماید.

منابع