OKR چیست؟

OKR چیست؟

OKR مخفف «اهداف و نتایج کلیدی» است(Objectives and Key Results). OKR یک روش هدف گذاری مشترک است که توسط تیم ها و افراد برای تعیین اهداف چالش برانگیز و جاه طلبانه با نتایج قابل اندازه گیری استفاده می شود. OKR ها وسیله‌ای برای ردیابی میزان پیشرفت، ایجاد همسویی، و تشویق مشارکت حول اهداف قابل اندازه‌گیری هستند.
OKR ها فارغ از اینکه درمورد عملیات اداری صحبت کنیم، یا مهندسی نرم‌افزار، یا سازمان های غیرانتفاعی و یا مواردی از این دست، برای تعیین اهداف در بسیاری از سطوح شرکت یکسان عمل می کنند.
آنها همچنین می توانند برای اهداف شخصی به خوبی عمل کنند و حتی می‌توانند توسط افراد برای انجام کارها در مکان هایی که رهبری ارشد از آنها استفاده نمی کنند مورد استفاده قرار گیرند.  آیا می خواهید شروع به ایجاد OKR برای خود یا سازمان خود کنید؟

اجزای یک OKR چیست؟

فرمول OKR

OKRها معمولاً به صورت جدولی که یک Objective یا هدف در بالا و 3 تا 5 نتیجه کلیدی در زیر آن است، نوشته می‌شوند. OKRها همچنین می‌توانند به صورت یک بیانیه نوشته شوند: من (هدف) را با (نتایج کلیدی) اندازه گیری خواهم کرد.
به عنوان مثال، “من وب سایت را برای اکثریت قریب به اتفاق افرادی که 7 نفر از 10 نفر آنها قادر به عبورند، زمان پاسخ 1 ثانیه است و نرخ خطا 1٪ اندازه گیری می‌شود، اصلاح خواهم کرد.”

اهداف (Objectives)

یک هدف به عبارت ساده چیزی است که باید به آن دست یافت، نه بیشتر و نه کمتر. طبق تعریف، اهداف مهم، ملموس، کنش محور و (در حالت ایده آل) الهام بخش هستند. اهداف وقتی به درستی طراحی و به کار گرفته شوند، واکسنی در برابر تفکر فازی و اجرای ناکارآمد خواهند بود.

نتایج کلیدی (Key Results)

نتایج کلیدی نحوه رسیدن ما به هدف را بنچ مارک و نظارت می کنند. KR های موثر نتایجی هستند که خاص و محدود به زمان بوده و تهاجمی و در عین حال واقع بینانه هستند.
مهمتر از همه اینکه، آنها قابل اندازه گیری و قابل تأیید می باشند.  شما الزامات یک نتیجه کلیدی را یا برآورده می کنید و یا برآورده نمی کنید.
هیچ منطقه خاکستری، و هیچ جایی برای شک وجود ندارد. در پایان دوره تعیین‌شده، معمولاً دوره های سه ماهه، یک بررسی منظم انجام می‌دهیم و نتایج کلیدی را به صورت برآورده شده یا برآورد نشده درجه‌بندی می‌کنیم.
در شرایطی که یک هدف عمر طولانی داشته باشد و برای یک سال یا بیشتر ادامه یابد، نتایج کلیدی با پیشرفت کار تکامل می‌یابند. پس از تکمیل همه آنها، هدف به دست می‌آید.

Objectives

چیزی است که می خواهید آن را کامل کنید. یک Objective خوب معنی دار، کنش محور، منسجم و الهام بخش است و می تواند به صورت سالانه یا طولانی تر تنظیم شود.

Key Result

نحوه تکمیل Objective را نشان می دهند. نتایج کلیدی خوب، مشخص ، محدود به زمان، قابل اندازه گیری و قابل تایید هستند و می توانند به صورت 3 ماهه تعیین شده و یا پیشرفت کار را نشان دهند.

چه کسی متدولوژی OKR را ایجاد کرد؟

روش OKR توسط اندی گروو در اینتل ایجاد شد و توسط او به جان دوئر آموزش داده شد.  از آن زمان، بسیاری از شرکت‌ها از جمله Google، Allbirds، Apartment Therapy، Netflix  و سازمان‌های غیرانتفاعی الهام‌بخش مانند  Code for America، آن‌ را پذیرفته‌اند.  جان دوئر در کتاب «اندازه گیری آنچه مهم است» درباره «MBOs» یا «مدیریت بر اساس اهداف» توضیح می دهد.
MBOها زاییده فکر پیتر دراکر بودند و مبنایی را برای نظریه نهایی اندی گروو در مورد OKR ها فراهم کردند.  در واقع، نامی که Grove  به آنها داد در اصل “iMBOs” و مخفف ” Intel Management by Objectives ” بود.  گروو به غیر از نام اصلی، چند تفاوت کلیدی بین MBO  و OKR  ایجاد کرد که به دوئر منتقل شدند.
گروو به ندرت بدون اینکه اهداف را با “نتایج کلیدی” مرتبط کند(اصطلاحی که به نظر می رسد خودش ابداع کرده باشد) ، به آنها اشاره می کرد. دیگر تفاوت اساسی بین MBO و OKR این است که OKR  ها سه ماهه هستند نه سالانه و از جبران و پاداش جدا می شوند.
Doerr کسی بود که نام “OKRs” را ابداع کرد.  او این فلسفه را در سال 1999 به بنیانگذاران گوگل معرفی کرد. افراد دور یک میز پینگ پنگ که دو برابر یک میز هیئت مدیره می شد، جمع شده بودند، و دوئر یک پاورپوینت به تیم موسس جوان که شامل لری پیج، سرگی برین، ماریسا مایر، سوزان وویچیکی و سالار کمانگر بود، ارائه کرد. اهداف و نتایج کلیدی دوئر برای ارائه پاورپوینت به شرح زیر بودند:

یک مدل برنامه ریزی برای شرکت خود بسازید که با سه نتیجه کلیدی اندازه گیری می شود.

• KR1 من ارائه ام را به موقع تمام کنم.
• KR2  ما یک مجموعه نمونه از  OKRهای سه ماهه برای Google ایجاد می کنیم.
• KR3  من موافقت مدیریت را برای یک دوره آزمایشی سه ماهه OKR به دست ‌می آورم.

سپس گوگل استراتژی شرکت خود را با این چارچوب مدیریتی تنظیم می کند و بقیه ماجرا اتفاقاتی است که در طول زمان برای گوگل می افتد.

نمونه های OKR

چند نمونه از OKR های سطح بالا کدامند؟ شهر سیراکوز نیویورک، اخیراً این هدف را تعیین کرده است: “دستیابی به پایداری مالی”  پایداری مالی یک هدف عالی است، اما باید قابل اندازه گیری باشد. به همین دلیل است که سیراکوز از Objectives و Key Results استفاده می کند.  OKR  سیراکوز به این صورت است:

دستیابی به پایداری مالی

• KR1 کاهش واریانس بودجه عمومی صندوق از 11٪ به 5٪.
• KR2 حدود 95 درصد از بودجه مجاز پروژه را تا پایان سال مالی خرج کنید.
• KR3 حدود 95درصد از بودجه بلاعوض را به عنوان کمک هزینه سال های مالی قبل خرج کنید.

بیایید به نمونه دیگری از OKR ها نگاهی بیاندازیم. Allbirds یک شرکت پوشاک محبوب است که به دلیل تولید کفش های پایدار و بی ضرر برای محیط زیست شناخته شده است.
مأموریت (mission) این شرکت این است که “چیزهای بهتر به روشی بهتر بسازید.”  اعضای این شرکت به عنوان بخشی از تعهد خود به پایدار بودن، تصمیم گرفتند که کفش هایشان از کربن خنثی باشد.  بنابراین آنها این OKR را نوشتند:

کمترین اثر از کربن را در صنعت خود داشته باشیم.

• KR1 زنجیره تامین و زیرساخت حمل و نقل که 100٪ ضایعات صفر دارند.
• KR2 پرداخت 100٪  غرامت کربن برای انتشار دی اکسید کربن محاسبه شده.
• KR3 حدود 25 درصد مواد تجزیه پذیر باشند.
• KR4 حدود 75 درصد مواد قابل برگشت به طبیعت باشند.

OKRها می توانند در کل یک سازمان کار کنند و نیازی به سطوح بالایی ندارند.  بیایید به مثالی از یک OKR مخصوص یک تیم در یک دپارتمان نگاهی بیاندازیم.
فرض کنید که تیم توسعه در یک موزه به دنبال افزایش تعداد اعضای خود است.  آنها متوجه شده‌اند که روش‌هایی که برای عضویت افراد از آنها استفاده می کردند قدیمی شده است و برای نسل جدید بازدیدکنندگان موزه جذابیتی ندارد.  آنها می توانند از این OKR ها استفاده کنند:

دارندگان بلیط فصل جوان‌تر و متنوع‌تر را جذب کنید.

• KR1 ثبت‌نام عضویت «30 دلار برای زیر 30 سال» خود را 100٪ افزایش دهیم
• KR2 منشن کردن مکان در حساب های اینستاگرامی 5 اینفلوئنسر محلی اینستاگرام
• KR3 نرخ پاسخ 25٪ را از یک کمپین پستی مستقیم به کدهای پستی مختلف دریافت کنیم
• KR4 جذب 75 غیرعضو در هر ماه برای سخنرانی زنده هنرمندان

برخی از افراد حتی با تنظیم OKR های شخصی توانسته اند به موفقیت دست یابند. در ادامه مثالی از شخصی آمده است که می خواهد 10 کیلومتر بدود:

تا ژوئن 10 کیلومتر را در کمتر از 50 دقیقه بدوم.

• KR1 میشه گفت 3 بار در هفته به مدت حداقل 30 دقیقه برای دویدن بروم.
• KR2  هر هفته مسافت دویدن را 1 مایل افزایش دهم.
• KR3 هر هفته 5 ثانیه سرعت دویدن هر مایل را افزایش دهم.

انواع OKR کدامند؟

OKRها می توانند سه نوع باشند:  OKR های تعهد، آرزومندی یا یادگیری. OKRهای تعهد مانند نام شان هستند – تعهدات.  هنگامی که یک OKR تعهد در پایان یک چرخه امتیاز دهی می شود، انتظار می رود دارای نمره قبولی باشد.
به OKR های آرزومندی گاهی اوقات اهداف کششی یا “بلند پروازانه” نیز می گویند.  انتظار می رود مسیر رسیدن به یک OKR آرزومندی، از ابتدا ساخته شود زیرا هیچ کس قبلاً به آنجا نرسیده است.
OKR های آرزویی همچنین ممکن است طولانی مدت باشند و فراتر از یک چرخه OKR زندگی کنند یا حتی برای افزایش تعامل کارکنان، بین اعضای تیم رد و بدل شوند.
OKR های یادگیری برای زمانی هستند که یادگیری یک چیز جدید، ارزشمندترین نتیجه برای چرخه است.  اگر تیمی مطمئن نیست که چگونه کار خود را ادامه دهد، می‌تواند یک OKR یادگیری تنظیم کند که به این سوال پاسخ می‌دهد: “مهم‌ترین چیزی که می‌خواهیم در ۹۰ روز آینده یاد بگیریم چیست؟”  سپس نتایج را می‌توان به یک OKR تعهد یا آرزومندی مرتبط در چرخه بعدی مرتبط کرد.

مزایای OKR ها

OKRها مزایای بسیاری از جمله وضوح، ارتباطات پیشرفته و استراتژی منسجم و شفاف در سطح سازمان ارائه می دهند.  جان دوئر همیشه در مورد F.A.C.T.S صحبت می کند. F.A.C.T.S هنگام توصیف مزایای های OKR  مخفف کلمات زیر است:

• Focus (تمرکز):  OKR ها به یک تیم اجازه می دهند پشت مجموعه کوچکی از اولویت ها جمع شوند که با دقت انتخاب شده اند.
• Alignment (همسویی): OKR ها روشی را برای کل سازمان فراهم می کنند تا اهداف خود را در هر لایه با اولویت های سطح بالای خود و با هدف نهایی خود همراستا نمایند.
• Commitment (تعهد): OKR ها سطحی از تعهد جمعی را از جانب طرف های درگیر برای انتخاب و پایبندی به اولویت های توافق شده می طلبند.
• Tracking (ردیابی): OKR ها به یک تیم یا سازمان اجازه می دهد تا پیشرفت خود را به سمت یک هدف پیگیری کنند و از پیش بداند که چه زمانی باید تاکتیک ها را تغییر دهند.
• Stretching (کشش) : OKRها به تیم‌ها این قدرت را می‌دهند تا اهدافی فراتر از  BAU  – یا “کسب و کار طبق معمول” – تعیین نموده و تغییرات معنادار و مهمی ایجاد نمایند.

اشتباهات رایج مربوط به OKR ها

نوشتن OKR ها مهارتی است که توسعه آن به تمرین و زمان نیاز دارد. هر مجموعه ای از OKR ها باید بازخوردی از درون سازمان داشته باشند و تحت بررسی ها و پیش نویس های متعدد قرار گیرند. توجه داشته باشید که هنگام نوشتن OKR می بایست از چند اشتباه رایج اجتناب کنید:

• از کسب و کار معمول خودداری کنید: OKRها باید هدف را به صورت تغییری بالاتر از حفظ وضعیت موجود معین کرده باشند.
• OKR  در مقایسه با  KPI :OKR ها چیزی بیش از KPI (شاخص های کلیدی عملکرد) هستند.  آنها معیارهایی برای تغییر هستند، در حالی که KPI ها معیارهای سلامت هستند.
• Sandbagging :OKRها به منظور کشش یک تیم برای پیشرفت هستند و میزان موفقیت آنها نباید مشخص باشد.

کدام ابزارهای OKR در دسترس هستند؟

برخی از بهترین ابزارهای OKR رایگان هستند، مانند Google Docs و Google Sheets یا حتی یک قلم و کاغذ خوب و قدیمی.

چگونه به OKR ها امتیاز دهیم؟

قرار است OKR ها به طور منظم پیگیری شده و در پایان یک چرخه امتیاز دهی شوند.  روش‌های متعددی برای درجه‌بندی (یا «نمره‌گذاری») OKR ها وجود دارد.
روش اندی گروو برای نمره دهی به OKR ها یک رویکرد ساده “بله” یا “خیر” است.  آیا برآورده شد؟ یا نه؟ بیشتر سازمان ها ترجیح می دهند جزئیات بیشتری را در نمره دهی خود داشته باشند، بنابراین از سیستم «قرمز، زرد، سبز» استفاده می کنند که در آن قرمز به معنای «شکست خوردیم»، زرد به معنای «پیشرفت کردیم» و سبز به معنای «به هدف خود رسیدیم» است.
روش امتیاز دهی گوگل با استفاده از مقیاس درصدی (1.0 – 0.0) برای دادن امتیاز عددی به هر نتیجه کلیدی در پایان چرخه، بیشترین جزئیات را ارائه می‌کند.  در این روش میانگین نمرات نتایج کلیدی را برای تعیین نمره کلی یک هدف خاص معدل گیری می کنند.
از کجا می توانم اطلاعات بیشتری کسب کنم؟ سیستم استفاده از OKR ها به طرز فریبنده ای ساده است، اما زمانی که OKR های خوب به درستی مورد استفاده قرار گیرد، سازمان شما را با قدرت فوق العاده ای برای ایجاد مدیریتی با خروجی بالا برای تمام اهداف تجاری معین شده، مجهز می کنند.
با خواندن Measure What Matters یا کاوش در سوالات متداول، منابع و داستان های بیشتر در لینک منبع و در قسمت WhatMatters.com می توانید چیزهای بیشتری بیاموزید.

منبع