آمار و ارقام مدیریت فرایند که کمک می کنند بهره وری کسب و کار خود را افزایش دهید

مدیریت فرایند کسب و کار، به طور خلاصه BPM نامیده می‌شود. برخی کسب و کارها آن را به عنوان یک ترفند موثر مدیریت در نظر می‌گیرند و برخی دیگر آن را اضافه می‌دانند و در هر صورت برای هر دو گروه، خسته‌کننده است.
با وجود این، راه بهتری برای افزایش بهره وری و ثبات در کسب و کارها وجود ندارد مگر اینکه بتوانید فرایندها را به شکل موثری مدیریت کنید. برای اثبات این ادعا، ۱۷ آمار و ارقام مرتبط با مدیریت فرایند را ذکر می‌کنیم که این موارد را نشان می‌دهد:

• ترند روبه رشد استفاده از نرم‌افزارهای BPM

• میزان اهمیت و رواج فرایندهای مستند

• اهمیت و مزایای فراینده

• خطرات عدم مدیریت فرایندها

• اهمیت درگیر شدن همه افراد شرکت و سازمان در فرایندها

اینکه آیا باید فرایندها را مستند و مدیریت کنید، یک سوال نیست بلکه یکی از الزامات کسب و کار است. باید توجه ویژه‌ای به مدیریت و مستندسازی فرایندها داشته باشید تا از اشتباهات انسانی فاجعه‌بار و عدم ثبات، پیشگیری کنید. همچنین باید مطمئن شوید که همه افراد دخلیل در یک کسب و کار، فرایندها را می‌شناسند و اهمیت آنها را می‌دانند و دنبال می‌کنند.
در نهایت بد نیست بدانید که فاجعه چرنوبیل بر اثر فقدان فرایندها ایجاد نشد. بلکه به خاطر دنبال نکردن فرایندها بود. چیزی که مدیریت فرایند به راحتی آن را کنترل و مدیریت می‌کند.

۱. تخمین زده می‌شود که بازار جهانی مدیریت فرایند تا سال ۲۰۲۱ ارزشی معادل ۱۳ تا ۱۴ میلیارد دلار خواهد داشت.

آمار و ارقام مدیریت فرایند

ازش تخمین زده شده بازار BPM تا سال ۲۰۲۱ بین ۱۳ تا ۱۴ میلیارد دلار است. رشد این بازار تقریبا مداوم است چون کسب و کارهای بیشتری هر روز از اهمیت آن مطلع می‌شوند.

مستندسازی، رهگیری و مدیریت فرایند، مزایای زیر را به دنبال دارد:

• کاهش دادن یا حذف کردن اشتباهات انسانی
• اجرای وظایف فردی به درستی و قابل اطمینان
• کاهش تداخل و اختلاف وظایف، چرا که با مدیریت فرایند همه می‌داند که چه کاری را و چطور انجام دهند
• کاهش هزینه‌ها از طریق بهبود فرایندهای قدیمی یا تصحیح فرایندهای بد
• پیگیری آسان عملکرد کارکنان در جریان وظایف مختلفی که دارند
• افزایش مسئولیت پذیری و پاسخگویی کارکنان، هم برای انگیزه بخشی به آنها و هم برای مشاهده مسئولیت هر فرد
• نشان دادن عملکرد کسب و کار به مدیران، سهام‌داران، سرمایه گذاران احتمالی یا حتی کارکنان

۲. ۹۶ درصد از شرکت‌ها نوعی از فرایندهای مستند را در سال ۲۰۱۵ داشته‌اند.

مستندسازی مدیریت فرایند

نظرسنجی BPTrends در سال ۲۰۱۵ ترندی روبه رشد را نشان داد که تاثیری گسترده در کسب و کارها داشت. این ترند گسترده در مستندسازی حداقل یکی از فرایندهای کسب و کار، یکی از دلایل رشد ارزش بازار BPM در سال‌های آتی است.
با وجود این، اینکه ۹۶ درصد از شرکت‌ها نوعی فرایند مستند داشته‌اند به این معنا نیست که مستندسازی کافی انجام شده باشد.
ایجاد فرایندها در مجموع به شما اجازه می‌دهد که وظایف تکراری را به طور پیوسته، راحت و تاثیرگذار انجام دهید. در این بین، مشکلات گزارش می‌شوند و از طریق بهبود فرایند، از ایجاد آنها در آینده جلوگیری به عمل می‌آید. به همین دلیل، همه وظایفی که بیش از یک بار انجام می‌شوند باید به عنوان یک فرایند، مستند شوند.

۳. فقط ۴ درصد از شرکت‌ها، فرایندهای مستند خود را ارزیابی و مدیریت می‌کنند

آمار و ارقام مدیریت فرایند

در یک نظرسنجی انجام شده توسط Łukasz Tartanus در مورد بلوغ فرایند در ۲۳۶ شرکت لهستانی، در سال ۲۰۱۶، این آمار به دست آمد. وی در این نظرسنجی فهمید که ۶۹ درصد از شرکت‌ها، فرایندهای قابل تکرار و مستند دارند ولی فقط ۴ درصد از آنها این فرایندها را ارزیابی و مدیریت می‌کنند.
این آمار نشان می‌دهد که صرفا داشتن فرایندها کافی نیست چون متدها به سرعت منسوخ می‌شوند. اگر به طور فعال نتیجه‌ی استفاده از فرایندهایی که مستند کرده‌اید را بررسی نکنید، راهی برای فهمیدن اینکه عملکرد صحیحی دارید یا نه، وجود ندارد.
عدم موفقیت در ارزیابی و مدیریت فرایندها باعث نرمال‌سازی انحرافات می‌شود. یعنی یک مشکل، راه خود را به فرایندها باز می‌کند چون آن را به درستی ارزیابی نکرده‌اید. در نتیجه این مشکلات، عادی می‌شوند و کارکنان یک مجموعه، به مرور زمان، به اشتباهات عادت می‌کنند.
اینکه فرایندهای خود را مستند کرده باشید به این معنا نیست که آنها را به انجام رسانده باشید.

۴. ۷۸ درصد از شرکت‌های نظرسنجی شده توسط CultureNext در سال ۲۰۱۷، یک استراتژی مستند برای تعامل کارکنان داشته‌اند

تعامل کارکنان معمولا موردی نیست که به آن به عنوان یک فرایند مستند نگاه کنند. هر فردی با دیگری تفاوت دارد و روش‌هایی که برای ایجاد تعامل آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد، با دیگری متفاوت است. به همین دلیل باید یک رویکرد خاص و منحصربه‌فرد برای ایجاد تعامل هر کدام از کارکنان داشته باشید. آیا این روش، روش صحیحی است؟
برخلاف آنچه که تصور می‌کنید، این روش، درست نیست.
در سال ۲۰۱۷، CultureNext مطالعه‌ای روی ۱۰۰ شرکت انجام داد که بیش از هزار کارمند داشتند. نتایج این تحقیق نشان داد که ۷۸ درصد از شرکت‌ها، به نوعی استراتژی مستند شده برای تعامل کارکنان دارند. البته این بدان معنا نیست که استراتژی آنها لزوما موفق بوده است فقط نشان می‌دهد که فرایندها چقدر می‌توانند گسترده باشند.
فرقی نمی‌کند که وظایف شما چقدر خاص باشند، مطمئنا می‌توانید از مزایای ایجاد فرایند برای آن، بهره‌مند شوید. مثلا برای اینکه کارکنان را به تعامل وا دارید و برای اجرای وظایف، انگیزه دهید، نیاز به مراقبت‌ها و بررسی‌های فردی دارید. ولی این بدان معنا نیست که نیاز دارید تا تک تک موقعیت‌های ممکن را در فرایند تعامل بگنجانید.
فرایند در واقع چارچوب کلی را مشخص می‌کند و پاسخی جزئی برای تک تک افراد ندارد. در این فرایند، فضای خالی برای پر کردن با اطلاعات دیگر، در نظر گرفته می‌شود. مثلا علایق، اهداف، سرگمی‌های کارکنان مختلف. همین مورد به شما انعطاف پذیری می‌دهد تا یک فرایند یکسان را برای افراد مختلف و موارد مختلف، مورد استفاده قرار دهید.

۵. فقدان فرایندها در ناسا، منجر به ایجاد یک مشکل در کاوشگر فضایی Mars Climate Orbiter و خسارت ۱۹۳ میلیون دلاری شد

مستندسازی مدیریت فرایند

ناسا مجموعه‌ای است که از باهوش‌ترین دانشمندان بهره می‌برد. این بدان معنا نیست که ناسا، از اشتباهات کوچک، در امان است. اشتباهات کوچکی که ناشی از نبود فرایندهای مستند و صحیح است.
مدارنورد فضایی Mars Climate Orbiter برای مانور در مداری به ارتفاع ۲۲۶ کیلوکتر در مریخ برنامه‌ریزی شده بود ولی طوری ساخته شده بود که توانایی مقاومت در ارتفاع حداقل ۸۰ کیلومتر را داشته باشد تا ایمن بماند. معمولا این حاشیه امنی برای اشتباهات است ولی این کاوشگر بعد از اینکه در مسیری قرار گرفت که در ۵۷ کیلومتری از سطح بود، متلاشی شد.
علت مشکل چه بود؟ تبدیل واحد.
این اشتباه فقط به خاطر اشتباه در واحدهای سیستم متریک و سیستم انگلیسی رخ داد. این پروژه شکست خورده ۱۹۳ میلیون دلار خسارت به دنبال داشت و هزاران ساعت تلاش افراد متخصص را از بین برد. در واقع در فرایندهای ناسا، فرایندی که واحدهای مورد استفاده را بررسی کند وجود نداشت یا دنبال نشده بود.
گاهی اوقات پیشگیری از اشتباهات ساده انسانی، یکی از مهم‌ترین کارهایی است که فرایند مستند می‌تواند انجام دهد.

۶. ۳۰ کشته، ۷۲۰ میلیارد دلار خسارت و حجم قابل توجهی از آسیب‌های زیست محیطی ناشی از ۶ اشتباه انسانی قابل پیشگیری در فاجعه چرنوبیل


در سال ۱۹۸۶ بزرگترین حادثه هسته‌ای تاریخ در نیروگاه هسته‌ای چرنوبیل روی داد که در نزدیکی پیریات در اکراین قرار داشت. این حادثه وحشتناک نتیجه ۶ اشتباه انسانی بود که یک فاجعه هسته‌ای بزرگ را ایجاد کرد.
تلفات این حادثه بسیار زیاد بود و غیر قابل اندازه‌گیری. حجم خسارات و آسیب‌های وارد شده به محیط زیست بر اثر تشعشعات بسیار شدید بود و عواقب آن تا سال‌ها ادامه داشت. ۳۰ نفر جان خود را مستقیما در این حادثه از دست دادند و ۷۲۰ میلیارد دلار خسارت ایجاد شد.
فاجعه چرنوبیل در مباحث، برای بررسی خطرات و مزایای منابع انرژی مختلف اشاره می‌شود ولی به عنوان یک مثال از اهمیت فرایندهای مستند شده نیز می‌تواند مورد بحث قرار بگیرد و همچنین برای نشان دادن نتایج احتمالی نادیده گرفتن فرایندها.
بدیهی است که بسیاری از فرایندها اگر نادیده گرفته شوند، چنین خسارتی به بار نمی‌آورند. نکته اصلی اینجاست که حتی دقیق‌ترین فرایندها باید به دقت بررسی و کنترل شوند. علاوه بر این، تک تک افراد دخیل در هر فرایند باید از اهمیت آن فرایند مطلع باشند و وظایف خود را برای اجرای صحیح فرایند، انجام دهند.

۷. تجربه ۴/۴۶ میلیارد ساعت داون‌تایم جمعی مایکروسافت آژور بعد از اینکه فرایند استاندارد گسترش، به درستی دنبال نشد

مستندسازی مدیریت فرایند
این مثال هم نشان می‌دهد که چطور کارهای خودسرانه می‌توانند آسیب‌های زیادی به یک کسب و کار یا محصول بزنند و چطور مدیریت صحیح فرایند می‌تواند از آن پیشگیری کند.
هر کدام از ۴۲۵ میلیون مشتری آژور، در حدود ۱۰/۵ ساعت داون‌تایم را تجربه کردند فقط به این دلیل که یکی از مهندسان به طور خودسرانه، کاری را خارج از روال فرایند انجام داده بود. در واقع رفع اشکالی که روی بخش کوچکی از پروژه با موفقیت انجام شده بود، مهندس مربوطه بدون برنامه‌ریزی، این رویکرد را برای بخش‌های دیگر از طریق راه‌های میان‌بر اجرا کرده بود. این مشکل و داون‌تایمی که در مجموع به ۴/۴۶ میلیارد ساعت رسید، چیزی نیست که شرکت‌های مشابه آرزوی آن را داشته باشند.
این مشکل نشان می‌دهد که مدیریت فرایندها چقدر حیاتی و مهم است و باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر در فرایندها، از تک تک مراحل آن اطلاع دارند.
علاوه بر این، عادت انتخاب کردن راه‌های میان‌بر و صرف نظر کردن از تک تک اجزای فرایند می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرایند، به حداقل برسد.

۸. برند تاکو بل (Taco Bell) با مهندسی مجدد فرایندهای اصلی، از ورشکستگی به ارزش ۱/۹۸ میلیارد دلار رسید

مستندسازی مدیریت فرایند
تاکو بل در زمان‌های گشذته به این اندازه مشهور نبود و برند مهمی در دنیای فست فود به حساب نمی آمد. در واقع در سال ۱۹۸۳، این رستوران‌های زنجیره‌ای منطقه‌ای مکزیکی، نرخ بازگشت سرمایه منفی داشتند.
برای ایجاد بهره‌وری و سودآوری در برند تاکو بل، باید یک تغییر اساسی در روند کار این مجموعه ایجاد می‌شد. این تغییر بزرگ، مهندسی مجدد فرایندهای تولید غذا و توزیع آن بود.
مهندسی مجدد فرایندها یک بخش حیاتی در مدیریت فرایند است و در واقع می‌توان آن را معادل بهبود فرایند دانست. در این رویکرد، به جای تغییر فرایندهای فعلی و به کمال رساندن آنها، همه فرایندها از نو بازسازی می‌شوند و در واقع از صفر ساخته می‌شوند. این روش، بهترین روش برای کشف ریشه مشکلات است گرچه به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد.
در مورد برند تاکو بل، این برند، روش تهیه غذا را تغییر داد تا باعث سریع‌تر شدن و ارزان‌تر شدن غذا شود. به جای آماده کردن همه‌چیز از صفر در محل رستوران، بسیاری از مواد و اجزا، در یک مکان متمرکز و اصلی تهیه می‌شوند و بعدا به شعبه‌های مختلف تحویل داده می‌شوند.
وقتی یک مشتری محصولی را سفارش می‌دهد، فقط ترکیب مواد در رستوران انجام می‌شود. در نتیجه سرعت تحویل غذا افزایش پیدا می‌کند و غذا ارزان‌تر می‌شود.
در نتیجه، سی سال بعد، این برند نه تنها سرعت نزول خود را کاهش داد بلکه به قدری رشد کرد که به رستوران زنجیره‌ای بین‌المللی با ارزش ۱/۹۸ میلیارد دلار تبدیل شد.

۹. Triaster محاسبه کرد که یکی از مشتریانش می‌تواند با بهبود فقط یک فرایند سالانه بیش از ۳۰۰ هزار یورو به دست آورد

مستندسازی مدیریت فرایند

وقتی شروع به مستندسازی فرایندها می‌کنید، همیشه نیاز نیست که آنها را به طور کامل مهندسی مجدد کنید تا به روز رسانی شوند. بیشتر اوقات، فقط کافی است تا فرایندها را به طور مرتب بازبینی کنید و بهبود و پیشرفت‌های کوچک ایجاد کنید.
حتی بهبودهای اندک و کوچک، می‌تواند باعث صرفه‌جویی زیادی در زمان شود. به خصوص در مورد فرایندهایی که غالبا تکرار می‌شوند.
شرکت Triaster در زمان کار کردن با یکی از مشتریان خود برای تحلیل نحوه عملکرد BPM بر صرفه‌جویی مالی کشف کرد که فقط با بهبود یک فرایند که معمولا اجرا می‌شد، یک مشتری خاص می‌توانست سالانه ۳۰۰ هزار یورو صرفه‌جویی کند.
فرایندی که از آن نام بردیم برای هر بار اجرا ۳۹۶ یورو هزینه داشت. با ایجاد برخی بهبودها، این هزینه به مقدار ۱۷۳ یورو رسید. این فرایند ۲۴۷ بار در سال در یک واحد کسب و کار، تکرار می‌شد. این فرایند در مجموع ۱۸۱۲ بار در سال تکرار می‌شد و در مجموع ۳۱۳ هزار ۴۷۶ یورو با این بهبود، صرفه‌جویی شد.

البته بهبود در فرایندهای مختلف، ممکن است نتایج متفاوتی داشته باشد. مثلا در بخش پشتیبانی، نتیجه سریع‌تری دارد.

۱۰. برنامه‌های پذیرش سازمانی ساختار یافته باعث می‌شود که کارمندان جدید ۵۸ درصد بیشتر برای مدت بیش از سه سال با یک شرکت بمانند

آمار و ارقام مدیریت فرایند
تغییر کارمند، هزینه‌های بالایی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها دارد. بنابراین اگر شرکتی قصد دارد که به موفقیت برسد، باید وفاداری و مدت همکاری کارمندان خود را تا جایی که ممکن است افزایش دهد. این آمار که توسط The Wynhurst Group ارائه شده است، اهمیت BPM در حفظ کارمند را نشان می‌دهد.
بیشتر ترک شغل و تغییر کارمندها معمولا در سه سال اول همکاری اتفاق می‌افتد. با وجود برنامه‌های پذیرش سازمانی که ساختار مشخص دارند، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که ۵۸ درصد بیشتر از قبل، احتمال دارد که کارمندان شما بیش از سه سال با شرکت همکاری کنند.
این آمار نشان می‌دهد که زمان و هزینه کمتری صرف تامین نیرو، آموزش، مراحل استخدام و… می‌کنید. کارمندانی که سریعا مجموعه را ترک می‌کنند، باعث می‌شوند یک فرایند تکراری را بارها انجام دهید.
پس با مستندسازی فرایندها، برنامه‌های پذیرش سازمانی کارمندان را در ساختار مناسبی قرار دهید. یک چارچوب برای آن در نظر بگیرید تا دنبال کنید و اطمینان حاصل کنید که هر فردی که جدیدا استخدام می‌شود آموزش‌های لازم را دریافت می‌کند. باید کارمند جدید احساس کند که بخشی از تیم است.

۱۱. شرکت Wodify با تغییر نرم‌افزار مدیریت فرایند، پذیرش سازمانی کارمندان را نصف کرد


گاهی فرایندهایی که استفاده می‌کنید، لزوما مشکل اصلی شما نیستند. یک صنعت‌گر تا جایی می‌تواند ماهر باشد که ابزارهایش به او کمک کنند. بدون داشتن یک نرم افزار موثر BPM، شما فقط می‌توانید ساختارسازی کنید، بهبود ایجاد کنید و زیرساخت‌های کسب و کار را مدیریت کنید.
نرم‌افزاری نیاز دارید که به شما اجازه و امکان دهد تا مستندسازی، مدیریت، بهبود، پیگیری و استفاده از فرایندها را به انجام برسانید. داشتن یک بررسی اجمالی و پیش‌نمایش کلی از فرایندهایی که اعضای تیم‌تان روی آن کار می‌کنند بسیار ارزشمند است. به مدیران این فرصت را می‌دهد تا به راحتی اتفاقات در حال اجرا را ارزیابی کنند و هر جایی که نیاز به تغییر دارد، شناسایی کنند.
شرکت نرم افزار مدیریت باشگاه Wodify در شرایط مشابهی قرار داشت و با تغییر نرم افزار مدیریت فرایند، زمان پذیرش سازمانی کارکنان را از یک ماه به دو هفته کاهش داد.
این مورد تنها یکی از چندین مثالی است که نشان می‌دهد نرم‌افزار چطور می‌تواند بر توانایی شما برای مدریتی فرایندها تاثیر بگذارد.

۱۲. پیاده‌سازی مدیریت فرایند، نرخ موفقیت پروژه ها را تا ۷۰ درصد بالا می‌برد

آمار و ارقام مدیریت فرایند
شرکت Gartner یک شرکت تحقیقاتی است که منابع ارزشمندی از آمار مرتبط با مدیریت فرایند را در اختیار علاقه‌مندان این مبحث قرار می‌دهد. نتایج یکی از تحقیقات این مجموعه در سال ۲۰۰۴ یکی از مهم ترین مزایای ایجاد ساختار در فرایندها و مدیریت تاثیرگذار تلاش‌ها را ثابت کرد.
با بررسی نتایج ۱۵۰ پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند، این شرکت به این نتیجه رسید که ۹۵ درصد از پروژه‌های صورت گرفته، موفقیت‌آمیز بودند. این آمار بسیار بهتر از ۲۵ درصد نرخ موفقیت در پروژه‌های عمومی IT و پروژه‌های برنامه‌ریزی منابع است.
این آمار برای پروژه‌هایی که بدون BPM اجرا می‌شوند، بسیار پایین است. ولی باید در نظر بگیرید که برای اجرای یک پروژه چه تعداد عنصر مختلف باید در کنار هم قرار بگیرند. باید برنامه‌ریزی‌های دقیق و فراوانی صورت بگیرد تا هر فردی به درستی بداند که باید چه کار کند، به چه کسی گزارش دهد و چرا وظایفش دارای اهمیت است و باید به دقت اجرا شود.
به طور خلاصه، تلاش برای اجرای یک پروژه یا وظیفه، بدون داشتن فرایندها و چارچوب‌های برنامه‌ریزی شده، موفقیت کمتری به دنبال دارد. برای موفقیت در پروژه‌ها، بهتر است که ریسک نکنید و به آمار و ارقام تصادفی اطمینان نکنید.

۱۳. ۲۱/۶ درصد از مدیریت‌های میانی و ارشد فکر می‌کنند که فرایندهای آنها بهتر از مدیران تابعه‌شان، اجرا می‌شود

این مورد در ابتدا عجیب به نظر می‌رسد ولی در اصل نشان می‌دهد که ۲۱/۶ درصد از مدیران عالی‌رتبه‌تر فکر می‌کنند که فرایندهای آنها یا در مجموع BPM، بهتر و تاثیرگذارتر از مدیران پایین‌رتبه‌تر و کارمندان عادی است.
این آمار نیز نتیجه تحقیقی است که در بین شرکت‌های لهستانی صورت گرفته است که در مورد سوم نیز به آن اشاره کردیم.
مدیریت فرایند مثل یک خیابان دو طرفه است. هر فردی باید اهمیت فرایند را درک کند و در عین حال باید از جایگاه دقیق هر فرایند مطلع باشد.

شفافیت، یکی از عناصر کلیدی است. بدون این المان‌ها نمی‌توانید مشکلاتی را که ایجاد می‌شوند، شناسایی کنید.

۱۴. ۴۶ درصد از شرکت‌ها، فرایندهای کسب و کار را مهم‌ترین روش برای کاهش هزینه‌ها می‌دانند

آمار و ارقام مدیریت فرایند 2
آمار نهایی حاصل از تحقیق صورت گرفته روی شرکت‌های لهستانی که قبلا ذکر کردیم، نشان می‌دهد که تقریبا نیمی از کسب و کارها، مدیریت فرایند را عامل کاهش هزینه ها می‌دانند. کاهش هزینه‌ها، یکی از مهم‌ترین مزایای مدیریت فرایند است ولی مهم‌ترین ارمغانی نیست که مدیریت فریند برایتان به دنبال دارد.
یک برنامه قابل اطمینان BPM نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود بلکه شرایط را برای بهبودهای ادامه‌دار در اعضای تیم و کل شرکت فراهم می‌کند. البته صرفه‌جویی در هزینه‌ها به مرور زمان خود را نشان می‌دهد ولی می‌توانید با کمک مدیریت فرایند، وظایف را آسان‌تر و سریع‌تر انجام دهید. در نتیجه باعث می‌شود که اعضای تیم، در مورد کاری که انجام می‌دهند، بانگیزه‌تر و مولدتر باشد.
در واقع نتیجه اصلی مدیریت فرایند، ایجاد بهبود و پیشرفت ادامه‌دار است که در نهایت به صرفه‌جویی در هزینه‌ها منجر می‌شود.

۱۵. فرایندهای مستندسازی شده به شما امکان می‌دهند تاا بیش از ۷۵۰ اپلیکیشن دیگر، ادغام شوید و کارهایی که دوست ندارید، با اتوماسیون پیش ببرید

مستندسازی مدیریت فرایند 2
به خصوص زمانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنید، تعداد زیادی از فرایندهایی که مستندسازی می‌کنید هر بار که آنها را اجرا می‌کنید، شبیه هم به نظر می‌رسند. به عنوان مثال، وقتی اطلاعات یک مشتری را از از یک فرم به CRM منتقل می‌کنید، فرایند اجرای کار، یکسان است و فقط اطلاعات است که تغییر می‌کند.
اتوماسیون فرایندها ابزاری است که می‌تواند برای همه وظایفی که ورودی و خروجی دارند، مورد استفاده قرار بگیرد. یعنی تقریبا برای هر وظیفه‌ای می‌توانید از اتوماسیون استفاده کنید.

۱۶. ۵۲ درصد از کارکنان، حداقل یک بر در هفته به طور ریموت یا از راه دور کار می‌کنند

دورکاری چالش‌های خاصی نسبت به محیط‌های کاری سنتی دارد. در این مدل از کار کردن، احتمال عدم تمرکز توسط المان‌هایی که در محیط خانه وجود دارد، بسیار زیاد است. همچنین، تعاملات متقابل انسانی که برای ایجاد روابط پایدار با سایر اعضای تیم لازم است، در دورکاری ممکن نیست. برای دورکاری، به نظم زیادی نیاز است تا فرد بتواند بدون نظارت، وظایف خود را به درستی انجام دهد.
با وجود این، شرکت OwlLabs دریافته است که ۵۲ درصد از کارمندان حداقل یک بار در هقته دورکاری می‌کنند. این فقط بخش کوچکی از رشد روزافزون دورکاری را نشان می‌دهد که در سال‌های اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است. در نتیجه شما به عنوان مدیر باید آماده باشید تا زمانی با این درخواست از طرف کارکنان مواجه شوید.
لازم به ذکر است که گسترش دادن دامنه استخدام برای به کار گیری نیروهای دورکار به شما فرصت می‌دهد تا بتوانید افراد مختلفی با توانایی‌ها، تجربیات، مهارت‌ها و ملیت‌های مختلف را به خدمت بگیرید. با این کار، کاندیداهای احتمالی مشاغل مورد نظرتان را گسترش می‌دهید و از سطح محلی به سطح بین‌المللی می‌رسانید. در نتیجه می‌توانید بهترین فرد را برای جایگاه شغلی مورد نیازتان پیدا کنید.
برای اینکه بتوانید کارمندان دورکار داشته باشید و از مزایای آن بهره‌مند شوید، هم شما و هم کارمندان باید فرایندهای مستندسازی شده و مدیریت شده داشته باشید. این کار، پشتیبانی و ساختار لازم برای دورکاری را فراهم می‌کند و کمبودهای این سبک از کار را جبران می‌کند. به جای وقت گذاشتن و انرژی صرف کردن برای تصمیم‌گیری در مورد وظایف بعدی، کارمندان فقط کافی است که از فرایندهای اختصاصی خود اطلاع پیدا کنند.
فرایندها همچنین برای کارمندان دورکار، دستورالعمل اجرایی دارند تا هر کارمند بتواند وظایف خود را بشناسد و انجام دهد. این مورد زمانی اهمیت پیدا می‌کند که کارمندانی از مناطق زمانی مختلف در تیم شما فعالیت می‌کنند.

۱۷. بعد از عدم تمرکز، ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا بر یک وظیفه تمرکز کنیم

آخرین آمار مربوط به مدیریت فرایند در واقع یادآور نتیجه مشکل‌آفرین نداشتن یک رویکرد ساختارمند برای اجرای وظایف است. فرایندهای دارای ساختار، روند شما را در طی حرکت از وظیفه‌ای به وظیفه دیگر، حفظ می‌کند. لازم نیست که فکر کنید مرحله بعدی یا وظیفه بعدی چیست. فقط از یک مرحله به مرحله بعد می‌روید.
این روند باعث می‌شود که هر گونه اخلال در کار حذف شود که در نهایت به کاهش عدم تمرکز منجر می‌شود.
علاوه بر این، در بیشر اوقات، این کار کردن نیست که شما را بی‌انگیزه می‌کند بلکه تحلیل و تمرکز و تصمیم‌گیری در روند کار است که معمولا افراد در جریان کنار آمدن با آن، خسته و بی‌انگیزه می‌شوند.
اگر از فرایندها استفاده نکنید، عدم تمرکز و اخلال، یکی از اولین مشکلاتی است که با آن مواجه می‌شوید. حواس‌پرتی‌ها می‌توانند ساعت‌ها از وقت شما را تلف کنند و در مجموع، با زمانی که صرف تمرکز دوباره بر وظیفه می‌کنید، زمان زیادی را در محیط کار به خاطر این اخلال‌‌ها از دست می‌دهید. بعد از عدم تمرکز، ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا دوباره بر موضوع مسلط شوید و تمرکز پیدا کنید.
به عبارت دیگر، هر بار که شما یا کارکنان‌تان مشغول کاری هستید و دچار عدم تمرکز می‌شوید، نیم ساعت طول می‌کشد تا دوباره به جریان کار برگردید. حتی اگر فرد به طور فیزیکی سر کار خود برگشته باشد.
آمار مربوط به مدیریت فرایند، همه‌چیز نیست ولی کمک زیادی به کسب‌وکارها می‌کند.
هدف از این آمار این است که بدانید مستند سازی، مدیریت و پیاده‌سازی فرایندها چقدر اهمیت دارد.
نوشتن فرایندها روی کاغذ بسیار مفید است ولی اگر آنها را به طور مرتب بررسی و بازبینی نکنید، به سرعت کارایی خود را از دست می‌دهند و منسوخ می‌شوند. همچنین باید بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که آیا اعضای تیم فرایندهایی که مستند کرده‌اید را دنبال می کنند یا خیر.
اگر فکر می‌کنید که زمان کافی برای مستند سازی فرایندها ندارید، می‌توانید از نمونه‌های آماده استفاده کنید. می‌توانید از این نمونه‌های رایگان و آماده به عنوان پایه و اساس کار بهره‌مند شوید و آن را مطابق با نیازهای خود شخصی‌سازی کنید.
اگر برای استفاده از مدیریت فرایند هنوز مصمم نیستید یا اینکه قصد دارید تا دیگران را برای استفاده از آن متقاعد کنید از این مقاله و آمار و ارقام ارائه شده در آن استفاده کنید.

منبع