اتوماسیون اداری عامل تبدیل ثروت به زباله
اتوماسیون اداری
امروزه داده ها و اطلاعات کالاهای استراتژیک سازمان ها و حکومت ها هستند و استخراج اطلاعات و دانش از داده ها مانند کشف و استخراج طلا و نفت و چه بسا با ارزش تر از آن می باشد. کافی است به لیست شرکتهای برتر دنیا نگاه بیندازید. شرکت هایی مثل فیس بوک، IBM، گوگل و مواردی از این دست با مواد اولیه داده و تبدیل آن به اطلاعات و دانش جزء برترین های دنیا شده اند. در حال حاضر داده ها و بهره بردای از آنها با کمک داده کاوی و اصول این چنین بسیار بسیار مهم تر از فعالیتهایی مثل برداشت نفت است !!
اهمیت داده به حدی است که دنیا به سراغ تکنولوژیهایی مثل پردازش تصویر (Image processing) رفته است. هدف از پردازش تصویر تبدیل تصویر به داده و اطلاعات است.
پس داده ها یکی از با ارزش ترین دارائی های سازمان هستند و این درحالی است که در کشور ما کاملاً متفاوت و بر عکس با داده ها رفتار میشود.
بدیهی است به منظور تبدیل داده ها به اطلاعات و دانش باید آنها را استخراج کرد ولی معمولاً داده ها در کجا انباشت می شوند که باید نسبت به استخراج آنها اقدام کرد؟ داده های خام معمولاً در پایگاه های داده سیستم ها و نرم افزارهای سازمان قرار می گیرند.
از سوی دیگر به دلیل اینکه اطلاعات در سیستم های اتوماسیون اداری در قالب نامه و بصورت عکس یا پی دی اف در دیتابیس این سیستم ها ذخیره می شوند، ما در حال تبدیل داده های خود به تصاویر هستیم! بر عکس آنچه باید انجام شود.
اجازه دهید کمی بیشتر توضیح دهم. وقتی شما به منظور ثبت و به گردش درآوردن اطلاعات خود از اتوماسیون اداری استفاده میکنید، محتوای نامه هایی که ایجاد خواهید کرد نه بصورت فیلدهای قابل پردازش بلکه بصورت تصویر در پایگاه داده اتوماسیون اداری ذخیره خواهد شد. به عبارت دیگر کسی نمیتواند از محتوای نامه هایی که در اتوماسیون اداری تولید شده، گزارشات هوشمند (اطلاعات و دانش) استخراج کند.
پس در سیستم های اتوماسیون اداری بجز یک سری گزارشات کلی که عناوین آنها را در ادامه مشاهده خواهید کرد، امکان دریافت گزارشات از محتوای نامه ها قطعاً وجود ندارد.
برخی از مهم ترین انواع گزارشات قابل استخراج از اتوماسیون اداری عبارتند از:
- نامه های فرستاده شده به تفکیک واحد و سمت، نامه های اقدام نشده، نامه های مهلت پاسخ گذشته و …
- گزارش‌گیری از حجم نامه های ارسال شده در واحدها
- دریافت گزارش از نامه های وارده به دبیرخانه بر اساس تاریخ و تعداد
- دریافت گزارش از نامه های اقدام شده و اقدام نشده در یک اداره توسط کاربر
- دریافت گزارش از نامه های ارجاع شده به گیرندگان
- دریافت گزارش از نامه های دریافتی از طریق نمابر، ایمیل، ECE
- دریافت گزارش بر اساس میزان ارسال نامه ها برای یک بخش، سازمان یا یک کاربر در یک بازه زمانی
طبیعتاً نرم افزارهای اتوماسیون اداری خوراکی به سیستم های هوش تجاری جهت استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی نخواهند داد بلکه اطلاعات و گزارشات قابل استخراج از سیستم های اتوماسیون اداری در خصوص تعداد نامه ها و موارد مشابه است.