مصاحبه برای احصا فرایند
برای احصا فرایندها نیاز است مصاحبه‌ای با افراد خبره صورت گیرد. افراد و سازمان‌ها هر کدام نیاز به روش خاص خود برای مصاحبه دارند و با هر کدام به یک شکلی باید تعامل برقرار گردد و سوالاتی و شیوه پرسش را نیز متناسب با آن فرد طراحی نمود.
این مطلب را نیز بخوانید: مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟
ما در اینجا برخی اصول مصاحبه و نمونه سوالاتی که بهتر است پرسیده شود را بیان می‌کنیم. ابتدا جلسه به صورت غیر رسمی و محاوره‌ای با طرح سوالات کلی (درباره محیط کسب و کار، شرایط فعلی سازمان و اوضاع و احوال آن، شرایط کاری خود فرد مصاحبه شونده و … ) آغاز کنید و کم کم به سمت سوالات تخصصی بروید.
قسمت اول مصاحبه و پرسش‌های کلی حداکثر 15 دقیقه می‌تواند طول بکشد و در قسمت دوم بهتر است طی مدت 45 دقیقه به پاسخ پرسش‌های مورد نظر دست یابید تا قبل از اینکه فرد خسته شده باشد به یک نتیجه قابل قبول برسید. در حین اجرای این جلسه اصول زیر را رعایت کنید:
- گشاده رود باشید.
- کمتر از مصاحبه شونده صحبت کنید و اجازه دهید او زمان بیشتری صحبت کند. تقریباً 25% درصد مصاحبه شونده صحبت کنید.
- توجه کنید هر آنچه او می‌گویید الزاماً صحیح نییست و او نسبت به گفته‌های خود تعصب دارد.
- از آن‌ها بخواهید پیشنهادات و ایده‌هایشان را بگویید.
- قدردانی و تشکر از مصاحبه شونده به خاطر وقتی که به ما اختصاص داده فراموش نشود.
- خودنمایی نکنید و متواضع باشید.
- حوصله داشته باشید و کم کم به سمت جزئیات حرکت کنید.
- در ابتدا مصاحبه خود را معرفی کنید.
- هدف از مصاحبه را بیان کنید.
- بخواهید سوالات و ابهامات خود را بیان کند. (احتمالا درباره سازمان شما و کاری که می‌خواهید در آن سازمان انجام دهید می‌پرسد)
برای مصاحبه می‌توانید از سه پرسش اساسی زیر کمک بگیرید؟
سازمان شما چه کاری انجام می‌دهد و شما چه نقشی در آن دارید؟
سوالات تکمیلی می‌تواند درباره ساختارسازمانی، تعهدات وظایف واحد شما، فعالیت‌های روزانه شما، ارتباطات بین و احدی، زمان انجام کار و حجم آن، دینفعان و مشتریان واحد شما، دستورالعمل‌ها و رویه‌ها و فرم‌های مورداستفاده در انجام فعالیتها، … باشد.
اخیرً با چه مسائل مشکلاتی مواجه بوده‌اید؟
سوالات تکمیلی می‌تواند درباره نقاط ضعف و شکست، تغییر شرایط های اخیر، پیشنهاد شما برای اولین تغییر، … باشد.
عوامل تاثرگذار بر کار شما چه هستند؟
سوالات تکمیلی می‌تواند درباره تغییرات محیطی داخلی و خاریج اثرگذار بر کار شما، موفقیت یا شکست‌های اخیر سازمان و یا واحد شما، سیستم‌های انگیزشی و تنبهی اثرگذار بر سرعت انجام کار و…. باشد.
