BPMS چیست و چگونه به سازمان کمک کند؟

نقش BPMS در کمک به سازمان

کلمه BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software و به معنای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است. این عبارت گاهی اوقات به جای Business Process Management Suite نیز به کار می‎رود.
نقش BPMS در کمک به سازمان این است که تا با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید.

مراحل عمده در BPMS عبارتند از:

• تجزیه و تحلیل
• طراحی
• پیاده سازی
• اندازه گیری
• بهبود مستمر فرآیند

BPMS فرمت جدید و پیشرفته ای را به ارمغان آورده است که iBPMS نامیده می‎شود (i به جای کلمه intelligent یا “هوشمند” است). این فرمت از مفاهیم زمان واقعی (real time) و هوش عملیاتی استفاده می‎کند تا یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشد.

چرا بهتر است یک BPMS  برای سازمان خود انتخاب کنید؟

در دنیای فوق العاده رقابتی امروز، هر کسب و کاری، بدون در نظر گرفتن اندازه، باید برای داشتن سهمی مساوی با رقبای خود تلاش نماید تا بتواند در بازار باقی مانده و رشد کند.
تمرین و تکرار فرآیندهای دستی و سنتی باعث می‎شود صاحبان کسب و کار زمان با ارزشی را تلف کرده و پول زیادی را برای عناصر بی فایده کسب و کار، به هدر دهند. اینجا زمانی است که صحبت از BPMS به میان می‎آید.

مزایای پیاده سازی BPMS

افزایش هوش عملیاتی

BPMS به بهبود بهره وری فرآیندهای کسب و کار شما کمک می‎کند. این امر از طریق کاهش کارهای تکراری و خسته کننده که معمولا به طور ناخواسته اتفاق می‎افتند، انجام می‎شود. همچنین BPMS بینش و درک واضحی در رابطه با گلوگاه‏‌های هر فرآیند فراهم می‎کند. یه این ترتیب به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه ای برای از بین بردن آنها بگیرید و بنابراین عملیات را هوشمندانه هدایت کنید.

چابکی سازمانی

انعطاف پذیر نبودن فرآیندهای کسب و کار باعث می‎شوند سازمان شما در اقیانوس رقابت با دیگر شرکتها غرق شود. چابکی سازمانی، یک عامل اصلی است که به بقای هر کسب و کاری کمک می‎کند.
اگر سازمان شما نتواند همزمان با تغییرات تقاضا به سرعت تغییر کند، حتی مشتریان بزرگ شما نیز به سوی رقبای شما خواهند رفت. استفاده از BPMS به شما کمک می‎کند تا به سرعت تغییر کرده و بدون هیچ مشکلی بتوانید مشتریان بهتری را جذب کنید.

تمام BPMS ها باید حداقل از ویژگی‌های زیر را دارا باشند.

1. نقشه برداری فرآیند (process mapping): وجود یک رابط یا زبان نشانه برای تشریح فرآیند.
2. موتور فرآیند: یک پلت فرم است که جریان اطلاعات را از کاری به کار دیگر کنترل و فرماندهی می‎کند.
3. گردش کار مبتنی بر قانون: توانایی اضافه کردن قوانین کسب و کار برای تغییر جریان اطلاعات را بسته به شرایط خاص داشته باشد.
4. طراحی فرم: مکانی برای طراحی مکانیزم ورودی تا بتوان داده ‎ها را ذخیره‎ سازی نموده و نمایش داد.
5. قابلیت ادغام با سایر سیستم ها: تقریبا تمام فرآیندها باید بتوانند اطلاعات را با سایر سیستمهای مهم به اشتراک بگذارند.
6. تجزیه و تحلیل: گزارشهایی برای شناسایی فرآیند، مشکلات، عقب افتادگی، و بهینه سازی فرآیند.
7. ارتباطات: سیستم ها و افراد باید بتوانند اطلاعاتی را که در حاشیه به روند اضافه شده است، ارسال کنند.

به غیر از این ویژگی ها، گزینه‎ های زیادی برای BPMS وجود دارد. در اینجا فقط به برخی از پارامترها اشاره شده است که بهتر است برای انتخاب گزینه ‎های مختلف از آنها آگاه باشید.

آخرین نسخه نرم افزار camunda را به بهترین شکل ممکن توسعه داده ایم.

نحوه اجرای موفق BPMS با استفاده از یک چک لیست 10 موردی

موفقیت در بهره‎ گیری از BPM تنها با انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما پایان نمی یابد. اینجا در واقع یک نقطه شروع است. عامل اصلی که بر میزان موفقیت یک نوآوری در مدیریت فرآیند تاثیر می‎گذارد، پیاده سازی آن است.

در اینجا 10 نکته آمده است که قبل از اجرای BPMS باید چک کنید:

• انتخاب پلت فرم
• انتخاب فرآیند
• شناسایی مالک فرآیند
• تنظیم معیارها
• دیاگرام گردش کار
• شامل بودن همه ذینفعان
• هدایت جریان کار BPM
• ادغام آسان
• آموزش کاربران
• اندازه‎گیری و بهینه سازی

اصطلاحات پرکاربرد نرم افزار های BPMS

برخی اصطلاحات در رابطه با بهترین نرم افزارهای BPMS وجود دارد که در ادامه توضیحاتی درباره آنها ارائه شده است.

نرم افزارهای cloud در مقایسه با On-premise

نرم افزار cloud یا فضای ابری، بر روی سرورهایی قرار می‎گیرد که از طریق مرورگر وب از هر مکان قابل دسترسی هستند. به غیر از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر، مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده قرار می‎دهد. این ویژگی ها باعث می‎شود مشتریان هزینه های کمتری را متحمل شوند.
نرم افزارهای On-premise بر روی یک سیستم خاص نصب می‎شوند. مزیت اصلی نرم افزارهای On-premise این است که تمام داده‎ های شرکت به طور داخلی ذخیره شده و به شرکت توانایی بیشتری برای حفاظت و دسترسی به آن داده ها می‎دهد.

نرم افزار Open-source در مقابل Licesed

نرم افزارهای BPM با منبع باز یا اپن سورس به این معنی است که فروشنده دسترسی به کد منبع خود را برای عموم آزاد گذاشته است. این به این معنی است که یک شرکت می تواند کد منبع را دانلود کرده و هر تغییری را که می خواهد روی آن انجام داده و نرم افزار را سفارشی کند. نرم افزار مجوزی، در مورد اینکه تا چه میزان سفارشی سازی می‎توان روی آن انجام داد محدودیت خواهد داشت.
در دنیای فرآیندهای کسب و کار، نرم ‎افزارهای منبع باز، پیچیده تر هستند و برای ایجاد هر گونه تغییری در آنها نیاز به کمک یک برنامه نویس هست. نرم‎ افزارهای مجوزی بیشتر تمایل به انسان – محور بودن دارند.
از سوی دیگر این نوع از ابزارها با توجه به اینکه در اختیار خودمان هستند پس امنیت خوبی دارند. حال باید دید کدام یک از این ابزارهای از استاندارهای مطرح مدلسازی مثل BPMN 2.0 پشتیبانی می کنند.

حال گام بعدی چیست؟

اگر هنوز برای سازمان خود یک BPMS انتخاب نکرده اید، وقت آن است که این کار را انجام دهید. انتخاب درست یک نرم افزار مدیریت فرآیند، تصمیم گیری مهمی برای هر شرکتی است که می‎خواهد فرآیندهای خود را چه از لحاظ وظایف افراد و چه از لحاظ کارهای سیستمی ساده‎ سازی نماید. اطمینان حاصل کنید که پلت فرمی را انتخاب می‎کنید که با نیازهای شما منطبق باشد و شرکت شما آمادگی پذیرش آن را داشته باشد.

منبع