نمادگذاری در زبان مدلسازی فرایند، استاندار BPMN
نقشه ها و مدلهای فرآیند بدون وجود یک روال واحد و یکپارچه برای مستند سازی فرآیندها، می توانند بسیار گیج کننده باشند. درک آنها ممکن است برای هر کسی که مستقیماً درگیر نقشه نویسی و مدلسازی نیست، دشوار باشد. مدل سازی و نمادگذاری فرآیندهای کسب و کار (زبان مدلسازی فرایند، استاندار BPMN ) یکی از پرکاربردترین تکنیک های مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است و از طریق نمادهای استاندارد به درک نقشه های فرآیند برای همه اشخاص درگیر در آن (کارمندان، مدیریت، مشاوران) کمک می نماید.
این روش یک روش واقعی برای نقشه برداری از فرآیندها و روشی استاندارد و شناخته شده در سطح جهانی است. به عبارت دیگر دانشی است که هر کسب و کاری که به دنبال ترسیم نقشه های قابل اعتماد برای فرآیندهای خود است، باید آن را بداند.
هنگامی که فرآیندهای خود را با روشی استاندارد مانند زبان مدلسازی فرایند، استاندار BPMN نقشه برداری می کنید، قادر خواهید بود:
- دید دقیقی در مورد نحوه عملکرد هر چیزی که در کسب و کارتان وجود دارد، بدست آورید.
- با از بین بردن کارهای غیر ضروری، در وقت خود صرفه جویی نمایید.
- نرخ فراموش شدن کار، چشم پوشی از برخی موارد و یا اجرای اشتباه کار توسط کارمندان خود را کاهش دهید.
عناصر و نمادگذاری های زبان مدلسازی فرایند، استاندار BPMN
مدل های BPMN توسط نمودارهای ساده‌ای که از مجموعه محدودی از عناصر گرافیکی ساخته شده اند، بیان می شوند. این عناصر گرافیکی هم برای کاربران کسب و کار و هم برای توسعه دهندگان، درک جریان و روند فعالیت های کسب و کار را ساده تر می نمایند. چهار عنصر اساسی زبان مدل سازی فرایند، استاندار BPMN عبارتند از:
- Flow objects (اشیاء در جریان): Events یا رویدادها، activitiesیا فعالیت ها، gateways یا دروازه ها
- Connecting objects (اشیاء متصل شونده): Sequence flow یا جریان دنباله ، message flow یا جریان پیام، association یا ارتباط
- Swim lanes (خطوط شنا): Pool یا استخر، lane یا خطوط
- Artifacts (مصنوعات): Data object یا شی داده، گروه، annotation یا حاشیه نویسی
این عناصر چهارگانه ایجاد نمودارهای ساده فرآیندهای کسب و کار(BPD) را امکان پذیر می سازند. BPD ها همچنین امکان ساخت انواع جدیدی از Flow object ها یا Artifacts ها را فراهم می کنند تا نمودار را قابل درک تر نمایند. در ادامه به توضیح هر یک از این عناصر چهارگانه خواهیم پرداخت.
درک Pool و lane
Pool ها نمایانگر سازمان های مختلف یا فرآیندهای کاملاً جدا از هم هستند. lane ها نشان دهنده تیم ها یا افراد مختلف در یک سازمان هستند.
Pool ها
Pool ها بزرگترین واحد روی یک نقشه می باشند: آنها مناطقی هستند که شامل lane ها، event ها، task ها و غیره هستند. Pool ها در واقع نشان دهنده کسانی هستند که مسئول انجام وظایف مختلف خواهد بود.
به عنوان مثال اگر قرار باشد فرآیند پشتیبانی از مشتریان خود را نقشه برداری کنیم، یک Pool برای جاده خیابان و یک Pool برای مشتری وجود خواهد داشت. در این حالت کار می تواند در بین Pool ها جریان داشته و نشانگر چیزی مانند ارسال پیام به مشتری باشد.
استفاده دقیق از Pool ها و lane ها در زبان مدل سازی فرایند، استاندار BPMN یک موضوع سلیقه ای است. در رابطه با این که شما از Pool های جداگانه ای برای نمایندگی بخش های مختلف در شرکت خود استفاده می کنید و یا اینکه فقط از lane ها کمک می گیرید، چند قانون محکم و سریع وجود دارد:
- هر Pool می تواند حداکثر یک فرآیند داشته باشد.
- Pool ها نماینده شرکت کنندگان مختلف هستند: شرکت ها، مشتری ها یا بخش ها.
lane ها
غالباً فرآیندها برای تعامل با یکدیگر به دو یا چند بخش یا دپارتمان نیاز دارند. به عنوان مثال، یک فرآیند تحقق سفارش ساده ممکن است به شرح زیر باشد:
- مشتری ها با استفاده از کارت اعتباری و از طریق تلفن سفارش می دهند. این مرحله در شکل زیر با نام Customer places order نشان داده شده است.
- منشی بخش سفارش، کارت اعتباری را شارژ می کند.
- منشی، SKU و جزئیات مشتری را یادداشت می نماید.
- منشی، SKU و جزئیات آن را به انبار ایمیل می کند. در شکل با عنوان Clerk emails SKU… مشخص شده است.
- آیتم مورد نظر، بسته بندی شده و لیبل می خورد. این فعالیت ها در یک Pool با عنوان warehouse نشان داده شده است.
- قسمت Shipping آن را برای مشتری ارسال می نماید. این فعالیت ها در یک Pool با عنوان Shipping نشان داده شده است.
بنابراین صفحه اصلی (یا Pool) در یک نقشه فرآیند را می توان به سطرها (یا lane ها) تقسیم کرد. هر lane بیانگر یکی از فرآیندهای موازی است و وظایف و مسئولیت های دقیق هر بخش را به همراه تعامل بین آنها نشان می دهد. البته lane ها همیشه به معنی بخش ها یا افراد نیستند. طبق مرجع کاموندا، آنها می توانند هر یک از موارد زیر باشند:
- مواضع و موقعیت های موجود در سازمان اصلی، مثلاً منشی حسابداری.
- نقش های موجود در سازمان ثانویه به عنوان مثال، مأمور حفاظت از داده ها.
- نقش های کلی، به عنوان مثال مشتری.
- دپارتمان ها، به عنوان مثال، بخش فروش.
- اپلیکیشن های IT ، به عنوان مثال سیستم CRM.
- ایجاد تمایز میان مراحل دستی و خودکار.
در مثال بالا برخی از اشکال جدید در زبان مدلسازی فرایند، استاندار BPMN را نیز مشاهده خواهید کرد. شکل پیام یا message ، اطلاعات منتقل شده بین دو فعالیت را نشان می دهد ، و دایره سایه دار نشان دهنده پایان فرآیند است.
