مدیریت فرآیند کسب و کار در سال 2023
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از مهم ترین اجزای هر استراتژی تجاری است. به گفته گارتنر، BPM می‌تواند موفقیت پروژه را تا 70 درصد بهبود بخشد. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا با اتخاذ تصمیمات درست در زمان مناسب، کاهش هزینه ها و افزایش درآمد به مزیت رقابتی دست یابید.
علاوه بر این، BPM یک رویکرد استراتژیک است که تمام جنبه های فرآیندهای سازمان، از برنامه ریزی و طراحی گرفته تا اجرا و پیاده سازی را در بر میگیرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع حیاتی به خواندن ادامه دهید.
تعریف BPM
BPM یک استراتژی است که به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای تجاری خود را بهبود بخشند. BPM برای بهبود کارایی و اثربخشی، کاهش هزینه، مدیریت ریسک و به حداقل رساندن ضایعات با ارتقاء سیستماتیک فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود.
این استراتژی شامل تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سراسر سازمان است. BPM را میتوان مهندسی فرآیند کسب و کار (BPE) نیز نامید.
هدف BPE این است که از طریق نقش های به خوبی تعریف شده در یک سیستم مجهز به IT ، افراد را با اهداف سازمانی شما هماهنگ نموده و از فعالیت های بهبود مستمر مانند توسعه محصول جدید یا ارائه خدمات به مشتری پشتیبانی می‌کند.
انواع مختلف BPM
BPM یک اصطلاح گسترده برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار است. محبوبیت BPM با ظهور هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، در حال افزایش است زیرا به شرکت ها اجازه می‌دهد تا از داده های موجود خود بهتر استفاده کرده، مشکلات احتمالی را قبل از وقوع شناسایی نموده و تصمیمات آگاهانه تری بگیرند.
BPM دارای سه دسته اصلی است:
- یکپارچه سازی
- انسانی
- فرآیندهای مستندسازی
مدیریت یکپارچه فرآیند کسب و کار، به ترکیب ساختار یافته فرآیندهای یک شرکت میپردازد، در حالی که BPM انسانی و اسنادی به جنبه های عملی فرآیندهای کسب وکار مربوط می‌شود.
یکپارچه سازی BPM همچنین با استفاده از یک هاب پردازشی که بین برنامه های متعدد واسطه می‌شود، داده ها را از یک سیستم به سیستم دیگر مبدل می‌کند.
در مقابل، BPM انسانی از نرم‌افزار گردش کار برای کمک به کارمندان برای انجام کارآمدتر کارها استفاده کرده و BPM اسنادی به کاربران کمک می‌کند تا قبل از تصمیم‌گیری برای سرمایه‌گذاری، نیازمندیهای خریداران را درک نمایند.
BPM در مقایسه با BPA
BPM و BPA یکسان نیستند. BPM یک نوع روش مدیریت فرآیند است، در حالی که BPA نوعی ابزار اتوماسیون است که می‌تواند برای مدیریت فرآیندهای تجاری مورد استفاده قرار گیرد.
تفاوت اصلی آنها در این است که BPM بر بهبود فرآیندهای موجود تمرکز دارد، در حالی که BPA فرآیندهای دستی موجود را خودکار کرده و آنها را کارآمدتر می‌کند.
ابزارهای BPM شامل مواردی مانند سیستم‌های مدیریت گردش کار یا نرم‌افزار مدیریت وظایف هستند که به شما کمک می‌کنند گردش کار شرکت خود را سازماندهی کرده و آن را کارآمدتر و ساده‌تر نمایید. به عنوان مثال: اگر چندین نفر در یک پروژه به طور همزمان کار می‌کنند (مثلاً دو طراح با هم)، استفاده از ابزاری مانند Trello به هر دو طراح این امکان را می‌دهد که بدون داشتن هیچ مشکل ارتباطی، ببینند که تاکنون روی چه چیزی کار کرده اند. این امر از تاخیرهای غیرضروری در زمان تکمیل پروژه جلوگیری می‌کند؛ زیرا همه دقیقاً میدانند که در مرحله بعدی چه کاری باید انجام شود.
BPM در مقایسه با مدیریت پروژه
مدیریت فرآیند کسب و کار یک رویکرد استراتژیک برای مدیریت فرآیندهایی است که هدف آنها ارزش بلندمدت است. از سوی دیگر، مدیریت پروژه بیشتر ماهیت تاکتیکی و کوتاه مدت دارد.
BPM شامل یک دید کلی از گردش کار سرتاسری یک سازمان – و اغلب در چندین بخش – است، در حالی که مدیریت پروژه بر وظایف فردی بر یک حوزه خاص از یک گردش کاری گسترده تر در یک سازمان متمرکز است.
به عنوان مثال: اگر در حال کار بر روی بهبود خدمات مشتری در شرکت خود هستید، استراتژی BPM تمام جنبه های تعامل مشتریان با شرکت را در نظر میگیرد – از تماس اولیه تا تحویل یا خدمات مراقبتی پس از آن – در حالی که مدیریت پروژه شما به طور خاص بر روی بهبود عملکرد نمایندگان مرکز تماس در طول تعامل با مشتری متمرکز می‌شود.
روش BPMN
نمادگذاری مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار (BPMN) استانداردی برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. این روش، زبانی را برای ایجاد مدل‌های فرآیندی تعریف می‌کند که نشان‌دهنده چگونگی انجام کار یک سازمان است.
BPMN از گره ها و خطوط اتصال برای نمایش فعالیت ها، تصمیمات و فرآیندهای فرعی استفاده می‌کند. گره ها همچنین می‌توانند برای توصیف گروه هایی از وظایف یا رویدادهای مرتبط استفاده شوند.
هر گره نشان دهنده یک فعالیت یا رویداد است که توسط شخصی در سازمان شما تکمیل شده است – به عنوان مثال: “تأیید گزارش هزینه”، “تماس با مشتری” یا “ایجاد یک فاکتور”.
خطوط اتصال فعالیت های مختلف را به صورت دنباله ای از مراحل بهم متصل می‌کند که باید برای تکمیل موفقیت آمیز فرآیند اجرا شوند – برای مثال: “تأیید اطلاعات فرم” مستقیماً با “بررسی فرم اپلیکیشن ” ارتباط دارد زیرا همیشه باید یک مرحله تأیید قبل از بررسی یک چیز وجود داشته باشد.
چرا BPM
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای ساختاردهی به فعالیت های تجاری شماست تا بتوانید به اهداف خود دست یافته، عملکرد را بهبود بخشیده و ارزش سازمان خود را افزایش دهید.
BPM با کاهش کارهای دستی، خودکارسازی کارهای تکراری و کاهش خطاها به کاهش هزینه ها کمک می‌کند. همچنین با ارائه چارچوبی برای آزمایش فرآیندهای جدید قبل از اجرا به حداقل رساندن ریسک را ممکن میسازد.
BPM می‌تواند از طریق تسهیل تراکنش مشتریان یا لذت بردن از تجربه شان در هنگام معامله با شما، به افزایش رضایت مشتریان کمک نماید.
توجه به این نکته مهم است که BPM فقط مربوط به کامپیوترها نیست، بلکه به افراد نیز مربوط می‌شود. BPM مستلزم درک آن چیزی است که ذینفعان مختلف از تعاملات خود با یک سازمان می‌خواهند، به گونه‌ای که آن ذینفعان بتوانند آنچه را که نیاز دارند، بدون وجود هیچ مانعی بین خود و دستیابی به موفقیت (یا شکست) در هر وظیفه، به دست آورند.
چگونه BPM به تحول دیجیتال کمک می‌کند؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال است. BPM به شما کمک می‌کند:
- فرآیندهای قابل تکرار و استانداردی را ایجاد کنید که می‌توانند در چندین برنامه و پلتفرم اعمال شوند. به عنوان مثال، فرض کنید فرآیندی با عنوان خدمات مشتری دارید که در یک برنامه یا پلتفرم به خوبی کار می‌کند.
در نتیجه، روی سایر برنامه‌ها و پلتفرم‌ها نیز به خوبی کار می‌کند – از جمله برنامه‌هایی که جدید بوده یا هنوز در حال توسعه هستند.
این بدان معناست که وقتی تیم‌های IT می‌خواهند خدمات یا محصولات جدیدی ایجاد کنند، نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست! آنها می‌توانند از فرآیندهای موجود به عنوان مبنایی برای ایجاد فرآیندهای جدید استفاده نمایند. - اطمینان حاصل کنید که همه افرادی که در ارائه خدمات دخیل هستند، هر بار که با مشتریان یا شرکا در تعاملند، مراحل یکسانی را دنبال می‌کنند (و این امر به ویژه برای داشتن انطباق مهم است).
اولین گام در هر تحول دیجیتال، درک وضعیت فعلی کسب و کار و شناسایی فرآیندهایی است که حیاتی هستند و اینکه چگونه میتوان آنها را بهبود بخشید.
شما می‌توانید این کار را با نگاه کردن به سیستم‌های موجود مانند ERP یا CRM انجام دهید، اما در ضمن آن حتما باید وارد میدان شده و مستقیماً با مشتریان و کارمندانی که هر روز با آن سیستم‌ها تعامل دارند صحبت کنید.
یکی دیگر از مزایای BPM این است که یک رویکرد مقیاس پذیر برای تحول دیجیتال ارائه می‌دهد. می‌توانید با یک پروژه کوچک شروع کنید و اگر به خوبی کار می‌کند، آن را ارتقاء دهید.
این بدان معنی است که برای سازگاری فرآیندهای کسب و کار خود با یکدیگر، نیازی به ایجاد زیرساختهای تکنولوژیکی جدید یا یکپارچه سازی سیستمی ندارید – می‌توانید از یک فرآیند در چندین برنامه و پلتفرم استفاده کنید.
چرخه عمر BPM
چرخه عمر BPM دارای پنج فاز است:
- شروع
- تحلیل و بررسی
- طراحی
- ایجاد
- استقرار
سه فاز اول بر درک آنچه در سازمان شما برای رسیدگی به مشکلات یا فرصت های تجاری لازم است تمرکز دارد. در این مراحل، شما فرصت‌های بالقوه بهبود فرآیند را شناسایی کرده و سپس آنها را بر اساس امکان‌سنجی انجام شده قبل از رفتن به مرحله بعدی تجزیه و تحلیل خواهید کرد.
مرحله چهارم شامل ایجاد یک برنامه دقیق برای اجرای راه حل(های) انتخابی شما میباشد. این فاز شامل نوشتن مشخصات برای هر فرآیندی است که مجدداً طراحی می‌شود تا توسعه‌دهندگان بدانند که هنگام ساخت اپلیکیشنهای جدید یا سیستم‌هایی که این فرآیندها را در مراحل بعدی (یعنی در حین استقرار) پشتیبانی می‌کنند، دقیقاً چه کاری باید انجام دهند.
سرانجام فاز استقرار فرا میرسد – اینجا همانجایی است که با نصب فناوری های جدید خود در محیط های تولید، تمام برنامه های خود را عملی میکنید.
استراتژی BPM
قبل از شروع کار با BPM، ضروری است که گلوگاههایی را که دارید به درستی تعریف کنید. هنگام تعیین اهداف خود، مطمئن شوید که در مورد آنچه میتوان در 1 تا 3 ماه به دست آورد، بلندپرواز اما واقع بین باشید (یا اگر بیشتر از سه ماه است، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید).
اگر روش‌های ملموسی برای سنجش موفقیت وجود داشته باشد، کمک می‌کند تا همه افراد درگیر بدانند چه زمانی به هدف خود رسیده‌اند یا هنوز باید به آن دست یابند.
برخی از کسب‌وکارها علاوه بر تعیین اهداف متناسب مانند دو مثال بالا، از نرم‌افزار BPM نیز استفاده می‌کنند، زیرا می‌خواهند کارکنان در تمام سطوح یک سازمان با یکدیگر در جهت اهداف مشترکی مانند رضایت مشتری یا اهداف فروش همکاری نمایند.
مزایای BPM
BPM می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف زیر کمک کند:
- افزایش درآمد و افزایش رضایت مشتری. BPM می‌تواند به شما کمک کند تا ناکارآمدی‌ها را در فرآیند کسب‌وکار خود شناسایی کرده و از بین ببرید، که منجر به گردش کار ساده‌تر و مشتریان راضی‌تر می‌شود.
علاوه بر این، اگر به دنبال استفاده از فناوری‌های دیجیتال مانند هوش مصنوعی و اتوماسیون هستید، BPM می‌تواند به شما در پیاده‌سازی این ابزارها و ادغام آنها در فرآیندهای موجود کمک کند. - کاهش هزینه ها با بهبود بهره وری سازمانی از طریق تصمیم گیری هوشمندانه تر بر اساس تجزیه و تحلیل فوری داده ها (یا “هوش فوری”). فرآیندهایی که از طریق BPM خودکار شده‌اند، سریعتر از فرآیندهای دستی هستند، زیرا کمتر به ورودی‌های انسانی متکی میباشند و این پس‌اندازها مستقیماً به‌صورت قیمت‌های پایین‌تر یا خدمات با ارزش افزوده بیشتر (مانند توصیه‌های مخصوص هر شخص) به مشتریان منتقل می‌شوند.
بهترین روش های BPM
BPM Best Practices مجموعه ای از دستورالعمل ها و توصیه ها برای اجرای BPM است. این دستورالعمل ها نحوه اجرای BPM را به طور مداوم و موثر و از طریق مجموعه ای از استانداردها تعریف می‌کنند.
بهترین روش های BPM در موارد زیر راهنمای ما هستند:
- مدل‌سازی فرآیند، از جمله استفاده از نمادهای استاندارد و استانداردهایی مانند نمادگذاری مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار (BPMN)، زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML)، زبان جریان خدمات وب (WSFL) و غیره.
- اجرای فرآیند، از جمله فناوری‌های اتوماسیون فرآیند مانند موتورهای گردش کار یا موتورهای قوانین.
- گزارش هوش تجاری در مورد معیارهای عملکرد فرآیند مانند سایکل تایم یا هزینه هر واحد تولید شده.
موارد استفاده BPM (Use Case)
شما می‌توانید از موارد استفاده BPM برای بهبود عملکرد فرآیندهای کسب و کار خود و افزایش کارایی سازمان خود استفاده نمایید. موارد استفاده BPM یک جزء حیاتی در هر استراتژی BPM است.
یوزکیس ها با بهبود حاشیه، کاهش هزینه ها و بهبود رضایت مشتری به شما کمک می‌کنند به مزیت رقابتی دست یابید. چند نمونه از یوزکیس های BPM عبارتند از:
- خودکارسازی کارهای دستی که در حال حاضر توسط کارمندان (یا پیمانکاران) انجام می‌شود و به آموزش در مورد نحوه انجام عملکردهای خاص و همچنین دانش محدود در مورد آنچه که باید انجام شود یا چرا باید انجام شود، نیاز دارند.
- تجزیه و تحلیل فرآیندهای فعلی، به طوری که میدانید کجا جایی برای بهبود وجود دارد.
به عنوان مثالی دیگر، BPM ابزاری قدرتمند برای کمک به تیم های منابع انسانی است تا فرآیندهای انتقال کارکنان، معارفه و خروج آنها را مدیریت نمایند.
به کمک BPM، برای مدیران منابع انسانی در هر مرحله از فرآیند استخدام، از ابتدا تا انتها، همه چیز قابل مشاهده است. به این ترتیب می‌توانند ببینند که در کجا بهبود‌ها می‌توانند اهداف را برآورده کرده و کارمندان را راضی نگه دارند.
علاوه بر این، BPM یک رشته گسترده است که می‌توانید از آن برای بهبود همه جوانب کسب وکار استفاده کنید، و امور مالی نیز از این قاعده مستثنی نیست.
BPM به سازمان‌های مالی اجازه می‌دهد تا زمان لازم برای اجرای وظایف روزمره مانند تطبیق حساب‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهند و در عین حال دقت گزارش‌های مالی را به حداکثر برسانند.
همچنین BPM می‌تواند با ارائه راهی برای سازماندهی و ساده سازی سفر مشتری به بخش فروش کمک کند. این بدان معناست که تیم فروش می‌تواند نسبت به قبل تمرکز بیشتری بر خدمات مشتری، بهبود قیف فروش و کسب درآمد با منابع کمتر داشته باشد.
با BPM به مزیت رقابتی دست یابید
BPM یک جزء حیاتی در هر استراتژی کسب وکار است. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا به مزیت رقابتی دست یابید و شما را قادر میسازد سریعتر و کارآمدتر از رقبای خود که ممکن است هنوز در فناوری های BPM سرمایه گذاری نکرده اند، پاسخ دهید. با این وجود، BPM فقط در مورد خودکار کردن فرآیندها نیست. BPM مربوط به بهبود نتایج کسب و کار است.
ابزارهای BPM برای کمک به سازمان‌ها در مدیریت تغییر و فرآیند تغییر طراحی شده‌اند و به آنها اجازه می‌دهند کارایی را بهبود بخشند، هزینه‌ها را کاهش دهند و ریسکهای مرتبط با فناوری‌های جدید یا تغییرات نظارتی که بر عملیات آنها تأثیر می‌گذارد را کاهش دهند.
