خودکار سازی فرایندها با BPMS

خودکار سازی فرایندها با BPMS

در دهه‌های اخیر که استفاده از تکنولوژی از ارکان اصلی پیشرفت کسب‌وکارها شده است، سازمان‌ها برای انتخاب سیستم‌های نرم‌افزاری مناسب دچار چالش‌های زیادی می‌شوند؛ زیرا با انتخاب سیستم‌های نامناسب نه تنها باعث بهبود شرایط نمی‌شوند، بلکه بارها مشاهده شده که منابع مالی عظیمی را در این راه هدر می‌دهند.
در همین راستا و برای جلوگیری از هدررفت منابع مالی شرکت یا سازمانتان قصد داریم جدیدترین سیستم مدیریتی حال حاضر دنیا که سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS است را خدمتتان معرفی کنیم که با بهبود فرآیندهای سازمانی، موجب رضایت مشتریان می‌گردد. در ابتدا به معرفی مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM می‌پردازیم.

پیدایش مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM)

ایده BPM که در آن کارها را می توان مدل سازی نمود و اصل مهم در آن بهبود فرآیند است که منجر به بهبود کار می باشد، در اواخر قرن اخیر شکل گرفت. ایده کلی آن را می توان مربوط به دوره فردریک تیلور دانست.
پس از شکل گیری این ایده، ترکیب آن با کنترل فرآیند آماری یا SPC  منجر به نگارشی از مدیریت فرآیندها شد که در آن اندازه گیری، بهبود مستمر و محدودیت ها در نوسانات فرآیندها مقطعی بوده و کارکنان اجازه داشتند تا فرآیند های خود را بهبود بخشند.
در واقع از آنجایی که شناسایی فرآیندهای کسب و کار ساده اما تشخیص بخش های مختلف کسب و کار و پیدا نمودن صاحبان آن دشوار بود، درصدد رفع و ساده سازی این مشکل و یکپارچه سازی بی درنگ فرآیندها، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به وجود آمد.

از نظر موسسه BPM، اجرای مدیریت فرایند سه نتیجه مهم برای یک شرکت مشتری محور مبتنی بر عملکرد دارد:

1. وضوح جهت استراتژیک
2. ترازبندی منابع شرکت
3. افزایش نظم و انضباط در کارهای روزمره

تعریف BPM به بیانی ساده

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا Business Process Management یا BPM عملی در مدیریت عملیات است که در آن افراد از روش‌های مختلفی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری ، بهبود، بهینه سازی و اتوماسیون فرآیندهای تجاری استفاده می کنند.
هر ترکیبی از روش‌های مورد استفاده برای مدیریت فرایندهای کسب و کار، اقدامی در راستای اجرای BPM است. فرایندها می‌توانند ساختار یافته و قابل تکرار یا غیر ساختاری و متغیر باشند. این فرایند ها در برگیرنده افراد، سازمان، سیستم و دیگر منابع اطلاعاتی هستند.

در واقع می توان گفت BPM روشی است برای اجرای اثربخش و کارآمد فرایندها و سپس مشاهده و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان وجود دارد و این امر منجر به یک سازمان بهتر و با هزینه‌های کمتر خواهد شد.

تضمین اجرای موفقیت آمیز BPM با سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار

یکی از مزایای اصلی مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM، به همراه داشتن یک تضمین اجرایی به کمک تکنولوژی است. این همان نقطه قوتی است که سیستم‌های مدیریتی دیگر مانند ایزو (ISO) از نداشتن آن رنج می‌برند.
موتور فرایندی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS کمک می کند تا فرآیندهای یک کسب و کار با مکانیزه کردن و اتوماسیون سازی و یکپارچه سازی و سپس تحلیل بر روی گزارشاتی که از داده‌های واقعی استخراج می‌کند، به معنای واقعی باعث بهبود کسب و کار شویم.

اصول سیستم BPMS

• در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندها جزو دارایی های سیستم به شمار می آیند که برای مشتری ایجاد ارزش می نمایند.
• فرآیند های کسب و کار باید به صورت مستمر بهبود یابد.
• فناوری اطلاعات یک توانمندی مهم در اجرای BPM است.
• با اندازه گیری و پایش و همچنین کنترل و تحلیل این فرآیندها در کسب و کار، مجموعه و سازمان می تواند ارزشی پایدار را به مشتری ارائه کند که مبنایی برای بهبود فرآیندها است.

دلایل اهمیت و مزایای BPMS برای سازمان ها

در ادامه معرفی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS در مورد اهمیت این سیستم باید یکبار دیگر تعریف آن را بررسی کنیم که می گوید BPMS سیستمی است که کاملا منطبق بر چرخه بهبود کیفیت دمینگ است. پس می تواند به طور مستمر به بهبود فرآیندها با توجه به معیار های ارزیابی تعریف شده بپردازد.

از جمله مزایای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS برای سازمان ها می توان به موارد زیر اشاره نمود که عبارتند از:

• سازمان دارای یک سیستم BPMS می تواند به سهولت و سرعت وظایف خود را انجام دهد.
• مدیران سازمان ها می توانند نظارت دقیق تری بر روند های مختلف در فرآیند های گوناگون سازمان داشته باشند.
• تحلیل گران با استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می توانند بدون نیاز به دانش پیشرفته، فرآیند های اجرایی سازمان ها را ارزیابی و در هر زمان، تغییری را در آن ایجاد نمایند.
• سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باعث می شود تا مدیران و مسئولین اجرایی بتوانند به اطلاعات کامل مربوط به فرآیندهای تحت مسئولیت خود را دسترسی داشته و بر روی روند اجرای آنها نظارت داشته باشند.

به طور خلاصه این سیستم افزایش انعطاف پذیری، کاهش هزینه ها، افزایش رضایت مشتری، بهبود انطابق و ادغام سیستم ها را به همراه دارد.

بهترین سیستم مدیریت فرایند (بهترین نرم افزار BPMS)

در واقع بهتر است از واژه «مناسب‌ترین BPMS» به جای بهترین BPMS استفاده کنیم. زیرا بسته به نیاز و منابع انسانی و مالی هر شرکتی انتخاب BPMS می تواند متفاوت باشد.
اما به طور کلی ما پیش از این در مقاله ای با عنوان “ ۱۲ نرم افزار BPMS برتر در سال ۲۰۲۰” بهترین BPMS هایی که میتوانیم در ایران استفاده کنیم را بررسی کردیم و پیشنهاد می‌دهیم حتما مطالعه نمایید. همچنین شما می‌توانید از مشاوره رایگان تیم توسعه راهکار جهان مدیر نیز برای انتخاب یک BPMS مناسب استفاده نمایید.

تفاوت های ERP و BPMS

اگر بخواهیم مقایسه‌ای بین ERP و BPMS داشته باشیم باید گفت: هر دو این سیستم‌ها  یعنی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و مدیریت منابع سازمان (ERP) در دو دهه اخیر بر بهبود فرایندهای سازمانی تمرکز داشته اند اما راه متفاوتی را در پیش گرفته‌اند.
BPMS این امکان را می‌دهد تا کسب و کار را بر پایه‌ی گردش کار و سطح شخصی سازی خاصی مدلسازی و به مرحله اجرا برسانیم.
در یک نرم افزار BPMS  ابتدا مدلی از گردش کار ساخته می شود تا فرآیند کسب و کار را نشان دهد و سپس با تعریف دیتا مدل، تعریف فرم‌ها و تعیین قوانین کسب و کار، فرایند را برای مکانیزه سازی و خودکاری سازی آماده می‌کنیم.
حین اجرا، نمونه های گردش کار به سیستم های قدیمی سازمان، بانک های اطلاعاتی و کاربردهای سازمان دسترسی دارند و می توانند با کاربران ارتباط برقرار کنند.
از سوی دیگر سیستم مدیریت منابع سازمان (ERP) از پیش ساخته شده‌اند و قابلیت طراحی و فرآیند سازی آن هیچ یا صفر است و برای انطباق بهتر بین این سیستم و نیازهای سازمان، پارامترهای زیادی می‌بایست در ERP تنظیم گردد.
بنابراین هر چه یک سیستم ERP پارامترهای بیشتری برای تنظیم داشته باشد انعطاف بیشتری در انطباق با فرآیندهای سازمان خواهد داشت.
در عین حال در سیستم های ERP امروزی مدل گردش کار به طور مشخص قابل مشاهده نیست چرا که کاربردها و جداول پارمتری سازی شده است.
ERP را می توان یک نرم افزار پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی که توسط نرم افزار BPMS است، دانست. در کل باید گفت BPMS بسیار متمرکز بر روند پردازش بوده اما ERP محدود به عملکرد سازمانی است. این دو نرم افزار می توانند مکمل هم باشند.